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¿Cómo han cambiado las oficinas? ¿Estamos preparados para una oficina sin papel? Las nuevas tecnologías y la innovación están transformando todos los procesos en las empresas. Cada vez más utilizamos herramientas digitales para comunicarnos, compartir información o trabajar en equipo. Si bien hoy día las empresas no conciben la idea de trabajar sin ordenadores, es importante entender que la digitalización va mucho más allá. No se trata únicamente de eliminar el soporte de papel, sino de aplicar herramientas que ayuden a mejorar nuestra productividad y nos permitan ser más rentables, competitivos y eficientes.
¿Qué ventajas tiene la oficina sin papel?
Nos cuesta desprendernos del papel. Pero lo cierto es que la razón secreta de muchos procesos improductivos es llevar una mala gestión documental.La idea de una oficina sin papel, donde los empleados pueden comunicarse entre sí de forma ágil, rápida y productiva, tiene grandes beneficios para las organizaciones.Sin ir más lejos:Reducción de los costes: el papel cuesta dinero, pero también la tinta de impresora o el tóner, así como el mantenimiento de las impresoras y mantener correctamente ordenados los archivos físicos.Eficiencia operativa: cuanta más papelería, más complejos se vuelven los procesos y las relaciones entre empleados. Un documento impreso nos obliga a realizar más tareas manuales. No se puede trabajar en equipo a distancia, lo que nos obliga a desplazarnos. ¿Qué supone esto? Duplicidad de tareas y peor gestión del tiempo.Seguridad: los documentos físicos presentan más problemas. Pueden estropearse, perderse, manipularse o robarse, sin que podamos llevar un control de la trazabilidad documental.Sostenibilidad: las empresas deben utilizar sus recursos de forma inteligente. Es parte de toda política de Responsabilidad Social Corporativa reducir el impacto medioambiental del papel.
¿Cómo evolucionar hacia una oficina sin papel?
Hemos visto algunas de las principales ventajas de evolucionar de la oficina tradicional a una oficina sin papel, o lo que también podríamos llamar una smart office. La digitalización es el camino para lograrlo, y muchas empresas hace años que iniciaron este proceso. Cualquier procedimiento administrativo puede llevarse a cabo de una manera mucho ágil, rápida, segura y productiva si aplicamos este nuevo paradigma estratégico en la gestión documental y la organización de tareas. Operar a través de herramientas digitales hace que podamos obtener mejores resultados. Estos son algunos de los cambios imprescindibles para evolucionar hacia una oficina sin papel.
Comunicación digital: del papel al e-mail
Los empleados pueden comunicarse entre sí a través de múltiples herramientas. Una de las más útiles es el correo electrónico, que aporta una gran inmediatez a la comunicación y nos permiten organizar el trabajo.El e-mail es una herramienta que nos permita conservar por escrito las comunicaciones con clientes, empleados o proveedores, lo que facilita que podamos acceder a cualquier información en cuestión de segundos.
De las reuniones presenciales a la videollamada
Existen soluciones para llevar a cabo videollamadas o reuniones online, donde es posible compartir pantalla, lo que permite que todos los participantes puedan acceder a la misma información, sin que sea necesario imprimir los documentos, máxime cuando se trata de compartir información que está en la red.
De la centralización a la movilidad y el trabajo remoto
Una oficina sin papeles o Smart Office está adaptada a la movilidad. Si hoy día casi la totalidad de empleados y proveedores cuentan con un smartphone en el bolsillo, lo más adecuado es utilizar esta herramienta para facilitar el trabajo remoto.Los empleados que trabajan en movimiento o fuera de la oficina pueden compartir datos desde sus dispositivos móviles, como notas de gastos o partes de trabajo, lo que evita que sea necesario acudir a la oficina.
Del intercambio de documentos al trabajo en línea
Da igual que los empleados estén en la misma oficina, o incluso en el mismo despacho. Si queremos digitalizar nuestros procesos, necesitamos herramientas que faciliten el trabajo en equipo online. Hablamos de utilizar soluciones en línea que permitan la eficaz organización de tareas y flujos de trabajo.Este tipo de herramientas digitales pueden ser soluciones de CRM (Salesforce, Hubspot, Zoho…), que te permiten gestionar las relaciones con tus clientes, así como aplicaciones de productividad y gestión de proyectos, con las que puedes organizar y desarrollar trabajos a nivel interno, estableciendo objetivos y asignando tareas a cada miembro del equipo. Se trata de herramientas populares que además puedes integrar con nuestra solución de centralita virtual, facilitando así el trabajo del Departamento Comercial o de Atención al Cliente.
¿Cómo afecta la digitalización de procesos a la atención al cliente?
Hay 3 elementos fundamentales que caracterizan la comunicación con el cliente hoy día: inmediatez, omnicanalidad y descentralización (teletrabajo).Si las empresas quieren digitalizar sus procesos, deben hacer frente a estos tres desafíos para poder desarrollar una organización y comunicación eficiente.El mismo proceso que nos ha llevado a cambiar las oficinas tradicionales por oficinas sin papel, con herramientas digitales y trabajo en equipo, tiene también un impacto en la gestión de las comunicaciones telefónicas con el cliente.Una Smart Office es también una oficina con telefonía IP y centralita virtual.En las oficinas sin papel, la digitalización debe alcanzar a todos los procesos de comunicación interna y externa. Las centralitas tradicionales también dejan paso a los software de centralita virtual, donde a través de una solución online puedes obtener importantes ventajas:Hacer múltiples llamadas con tecnología IP, reduciendo los costes de la telefonía tradicional.Crear tantos números virtuales como necesites, lo que facilita que puedas escalar tu equipo y descentralizar tu oficina.Digitalizar los procesos de comunicación telefónica, utilizando una herramienta que te permita distribuir las llamadas entre el equipo comercial en apenas un “click” y sin las limitaciones y falta de flexibilidad de las centralitas tradicionales.Aprovechar la eficacia de la mensajería instantánea, lo que sería clave para trabajar en equipo de forma efectiva y adaptarse a la realidad del teletrabajo.Almacenar toda la información derivada de tus relaciones con tus clientes o proveedores (contratos, facturas…) de forma digital, evitando el uso de la impresora innecesariamente.
Digitaliza los procesos de tu oficina
Resumiendo, una oficina sin papel da prioridad a los procesos digitales para:
- Llevar tu gestión documental de forma eficaz y segura
- Evitar la duplicidad de tareas
- Reducir los costes en papel y tinta
- Gestionar de forma inteligente la comunicación interna y externa
- Mejorar la productividad de tu equipo
En definitiva, no estamos hablando de una simple moda, ni de una tendencia, sino de una realidad que debería ser una obsesión en las empresas. Se trata de optimizar al máximo la forma en la que se organiza el trabajo para conseguir ser más productivos y rentables, gracias al papel de las nuevas tecnologías.En Ringover aportamos nuestras herramientas de colaboración para que tu empresa pueda superar sus límites y ganar una mayor eficacia en su organización interna.Si deseas avanzar en el proceso de digitalización de tu oficina, este es el momento de abordar la transformación de tu empresa. Utiliza nuestra prueba gratuita de software de centralita virtual e intégrala con tus herramientas de gestión comercial y planificación de tareas.
