Telefonía IP de empresa

Los últimos años nos han demostrado que disponer de las herramientas adecuadas para comunicarse con sus empleados y clientes es ahora esencial. Aunque el fin de la telefonía tradicional nunca ha estado tan cerca, las soluciones de telefonía empresarial siguen mejorando, gracias sobre todo al auge de la VoIP. Las empresas disponen ahora de soluciones de telefonía IP de bajo coste y alto rendimiento para satisfacer las necesidades de comunicación y colaboración.

Telefonía para empresas: ¿cuáles son los requisitos?

Mientras que la telefonía fija de tu empresa se ha basado durante mucho tiempo en redes físicas, con teléfonos conectados a líneas, cables y un servidor telefónico in situ, el desarrollo de la tecnología VoIP ha acabado con estas limitaciones técnicas. Ahora, los empleados necesitan un número de empresa que les siga a todas partes, en la oficina, en casa o en la carretera, con una simple conexión a Internet, disponible durante las horas de trabajo.

Más allá de la gestión de las llamadas, esta solución de telefonía debe ser una verdadera ventaja en el día a día, tanto para los equipos como para sus responsables. Las integraciones nativas con el software principal de CRM deben completar la oferta de telefonía, para garantizar una gestión impecable de las llamadas de clientes y prospectos, y así mantener una relación excepcional con el cliente.

Por todas estas razones, las empresas ya no pueden prescindir de una solución de telefonía IP. Sin embargo, es importante saber de qué se trata y elegir la oferta adecuada según las necesidades.

ToIP o VoIP: ¿cuáles son las diferencias?

ToIP (Telephony over Internet Protocol) y VoIP (Voice over Internet Protocol) son servicios de comunicación que utilizan el protocolo de Internet (IP). Sin embargo, su funcionamiento es diferente.

La VoIP transforma la voz en archivos digitales, que envía en forma de paquetes por una red de datos a través de líneas IP. Este tránsito puede ser de un teléfono IP a un PC o a un teléfono "normal", o de un ordenador a otro en las redes internas y externas de una empresa.

En cuanto al ToIP, si se basa en la tecnología VoIP, se limita a la red IP local. Incluye todos los intercambios de teléfono IP a teléfono IP, o de ordenador a ordenador, cuando utilizan el mismo software de comunicación.

Así, la VoIP ofrece aplicaciones y funcionalidades mucho más amplias: videoconferencia sobre IP, mensajería vocal unificada, etc. Esta tecnología permite la convergencia entre voz, vídeo y datos. En este artículo detallamos las diferencias entre VoIP y ToIP y sus ventajas para su empresa.

4 ventajas de la telefonía IP para tu empresa

La telefonía IP es una verdadera ventaja para su sistema de comunicación, tanto a nivel interno como externo. Las ofertas para empresas tienen muchas ventajas en comparación con la telefonía tradicional: aplicación para smartphones y web app, interfaz de administración, indicadores y tablas de seguimiento de la actividad telefónica, etc., por no hablar de las innumerables funciones que fomentan el trabajo en equipo y la eficiencia de los empleados.

Veamos con más detalle las numerosas ventajas de la telefonía IP para tu empresa:

Facilidad de uso

Una de las principales ventajas de la telefonía VoIP es su facilidad de instalación y uso. Con una simple conexión a Internet y un dispositivo conectado (ordenador, smartphone o tableta), puedes abrir una o varias líneas telefónicas en unos instantes. No es necesario invertir en pesadas y engorrosas instalaciones, ni en un técnico dedicado al mantenimiento de los sistemas telefónicos. Todo se gestiona en la nube, para satisfacción de los equipos operativos y técnicos. Del mismo modo, añadir o eliminar usuarios, crear números, grabar un saludo o establecer el horario de apertura de su centralita es fácilmente accesible desde su interfaz de administración.

Movilidad y multigeolocalización

Como ya hemos comentado, la telefonía IP permite utilizar el mismo número para contestar o realizar una llamada telefónica estés donde estés. Funciones como el registro de llamadas compartido, la posibilidad de comentar las llamadas o las etiquetas inteligentes facilitan la colaboración de los miembros del equipo a distancia. Una ventaja añadida es que ahora puedes abrir una línea telefónica fija en todos los países en los que operas, aunque no estés físicamente presente allí. La posibilidad de llamar a un número local en caso de preguntas o problemas tranquilizará a tus clientes y creará una mayor sensación de proximidad, lo que beneficiará a tu negocio.

Telefonía empresarial flexible

La telefonía VoIP ofrece a las empresas la posibilidad de abrir o cerrar líneas, añadir o eliminar usuarios y expandirse a nuevos países a medida que crecen. Los servicios están disponibles por suscripción y los precios se basan en las líneas existentes. Esta flexibilidad es especialmente importante para las empresas de rápido crecimiento que necesitan adaptarse rápidamente a su mercado.

Métricas avanzadas

Las soluciones de destino empresarial permiten a las empresas supervisar su actividad telefónica y obtener métricas clave para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, donde identificar posibles problemas y tomar medidas rápidamente si es necesario. Recuento de llamadas en tiempo real, índices de recogida, tiempo medio de gestión... Con los cuadros de mando inteligentes, las empresas pueden analizar su rendimiento y mejorar la satisfacción de los clientes.

Funciones avanzadas del centro de contacto

Algunas soluciones de telefonía IP van más allá y ofrecen funcionalidades de centro de contacto: se denominan CCaaS o "Contact Centre as a Service". Estas plataformas permiten a los equipos de los centros de contacto gestionar todos los intercambios entrantes y salientes con los clientes o prospectos de manera eficiente, ya sea en la oficina o en casa.

¿Cómo puedo optar por una solución de telefonía IP?

Si quieres cambiar a la telefonía VoIP para tu empresa, el primer paso es identificar tus necesidades para elegir la solución más adecuada. Entre las tecnologías de telecomunicación cloud disponibles, es especialmente interesante examinar los siguientes criterios:

• Calidad de las llamadas
• Facilidad de gestión y flexibilidad de la solución
• Funcionalidades: llamada con 1 clic, saludo telefónico personalizado, cola de llamadas, IVR, videoconferencia, grabación de llamadas, doble escucha, etc.
• Integración con las herramientas de la empresa: CRM, helpdesk
• Presencia internacional
• Estadísticas e indicadores clave de seguimiento
• Servicio de atención al cliente

A continuación, comprueba la fiabilidad de tu conexión a Internet y la compatibilidad con tus herramientas internas. Por último, aunque la herramienta que haya elegido sea fácil de usar, recuerda que debes dejar tiempo para que tus equipos se configuren y se acostumbren a ella, posiblemente acompañados por los equipos técnicos de tu nuevo proveedor. El tiempo invertido al principio será un tiempo que te ahorrarás más adelante para aprovechar al máximo las funcionalidades de tu nuevo sistema de comunicación.