Ciclo de Venta: Qué Es y Claves para Acelerar Tus Procesos Comerciales

Para las empresas que trabajan en ventas B2B, comprender y optimizar el ciclo de venta es clave para el éxito. En términos generales, un ciclo de ventas B2B es mucho más largo que un ciclo de ventas B2C. Comprenderlo y optimizarlo puede aumentar el rendimiento: los estudios indican que hasta un 18% más. Esto se debe a que tener un ciclo de ventas formaliza las mejores prácticas y define claramente los objetivos de los vendedores, tanto si están tratando con un nuevo cliente potencial como si están en la fase de cierre de ventas.

Qué es el ciclo de venta

Un ciclo de venta es el proceso formal que siguen los vendedores para convertir prospectos en clientes. También conocido como circuito de ventas, un ciclo de venta define los pasos que siguen los vendedores, especialmente lo que se debe realizar en cada etapa. Sólo cuando se han completado todas las tareas asociadas a un paso concreto de un ciclo de ventas, o cuando se ha producido un determinado desencadenante, el vendedor puede avanzar en el ciclo de ventas.

El ciclo de ventas es común a todos los vendedores de una empresa, aunque puede haber ciertas especificidades para determinados sectores o buyer personas. Si se tienen bien definidas las etapas, será fácil identificar qué funciona y qué no, cuándo un vendedor se desvía del ciclo de venta y cuáles son sus efectos.

Etapas del ciclo de venta

Ya hemos mencionado las diferentes etapas de un ciclo de ventas y lo importantes que son. Las etapas estructuran el proceso global y permiten asignar tareas o criterios en cada fase. Por eso, conocer a fondo cada etapa es clave para implementar un ciclo de ventas optimizado que aproveche al máximo todas sus ventajas.

1. Prospección comercial. El primer paso del ciclo de ventas es la prospección. Durante la prospección, encontrarás las empresas o personas que potencialmente podrían convertirse en clientes. Este es el principio del y, a menudo, los clientes potenciales que encuentras ni siquiera conocen tu empresa ni sus productos y servicios. En este paso, las tareas más importantes giran en torno a la precalificación de clientes potenciales. Los vendedores tendrán que recopilar información para determinar si los clientes potenciales parecen un posible candidato, basándose en factores como el sector y el puesto de trabajo. Esos posibles candidatos pueden clasificarse como clientes potenciales cualificados para la venta (SQL) si cumplen los criterios establecidos.
2. Establecer contacto. Una vez que el equipo de ventas ha identificado los SQL, ha llegado el momento de establecer un primer contacto. Elige un canal de comunicación preferido y ponte en contacto con ellos para presentarles tu empresa. Este primer contacto debe consistir en un breve resumen de cómo tu empresa puede ayudar al cliente potencial, incluidos los problemas que resuelve tu producto/servicio. Hay muchas formas de establecer un primer contacto, pero los métodos más comunes incluyen una llamada de introducción, un correo electrónico o una demostración gratuita o un periodo de prueba. Sobre todo, recuerda que debes ser sencillo y breve.
3. Calificar al cliente potencial. Esta fase del ciclo de venta también se conoce como investigación, y es clave para convertir finalmente al prospecto. Durante esta fase, tendrás que descubrir todo lo posible sobre el cliente potencial, en particular sus retos, necesidades actuales y objetivos. Lo ideal sería poder hablar con el cliente potencial por teléfono. Si llamas a clientes potenciales en frío, puedes iniciar la llamada con un guión de ventas que te ayude a orientar la conversación.

   
   

   Es de especial interés conocer el presupuesto del cliente potencial, sus retos y si tiene o no un marco temporal que deba tenerse en cuenta. El objetivo de esta fase es determinar si el cliente potencial encajaría bien en tu empresa como cliente. Si eliges los mejores prospectos con probabilidades de conversión en función de las directrices establecidas, tus vendedores podrán minimizar el tiempo perdido persiguiendo a personas con pocas probabilidades de conversión.
4. Nutrir al cliente potencial. Esta fase requiere mucha energía, ya que hay que establecer una relación de confianza con el cliente potencial y convencerle de que el producto o servicio puede suponer una diferencia positiva en su vida diaria. Deberás utilizar la información recopilada en el paso anterior para decidir cómo te pones en contacto con el cliente potencial y qué le dices. Cuando te pongas en contacto con el cliente potencial, asegúrate de que no te limitas a presentarte y solicitar una venta.

   
   

   Para establecer realmente una relación de confianza, tendrás que aportar valor en cada interacción. Responde a las dudas sin rodeos para que el cliente potencial se sienta escuchado y tranquilo. Una vez que el cliente potencial te considere una fuente útil de conocimientos especializados, puedes intentar pasar al siguiente paso: hacer una oferta. Y si el momento no es el adecuado, por la razón que sea, no pierdas el contacto. Si mantienes la relación a través de un contacto regular, te tendrán muy en cuenta cuando estén listos para la conversión.
   
5. Hacer una oferta. Es un momento emocionante que no debe apresurarse. Aunque pueda parecer sencillo, sobre todo si tu empresa ha fijado precios y servicios, la oferta debe reflejar el trabajo que has realizado durante el resto del ciclo de ventas. En este punto, debes aprovechar la información que has recopilado previamente y personalizar la oferta. Tu razonamiento para presentar ese paquete específico debe explicarse de forma clara y sucinta, y debe reflejar el presupuesto, los problemas a resolver y los objetivos del cliente potencial.
6. Tratar las objeciones. Son los últimos obstáculos antes de cerrar una venta, pero no lo veas como algo malo. Es normal tener preguntas o dudas antes de realizar una compra, por lo que las objeciones son una señal del interés genuino por parte del interesado. Es posible que un cliente potencial te plantee objeciones sobre el precio, los plazos, los recursos para la incorporación o la asistencia posterior a la compra. La mejor manera de manejar las objeciones es reconocerlas y afrontarlas. Si no las abordas adecuadamente, pondrás en peligro la confianza que tanto te costó establecer al principio del ciclo de venta. Responde a todas las preguntas lo mejor que puedas y recuerdale las ventajas de tu producto o servicio.
7. Cierre de venta. Cerrar la venta es complicado, y a veces puede solaparse con la gestión de objeciones si el cliente potencial tiene dudas que deben resolverse antes de que firme. Pero si trabajas con el cliente potencial para afinar la oferta, tendrás más probabilidades de conseguir que firme en la línea de puntos. Si el prospecto no puede cerrar la venta, vuelve al paso cuatro y sigue cuidándolo por si su situación cambia.

Ejemplo de ciclo de ventas

Optimizar el ciclo de ventas tiene importantes ventajas. La gestión de un ciclo de venta garantiza que te mantengas actualizado con respecto a las necesidades del cliente y que seas realista con los objetivos definidos para el equipo de ventas. He aquí algunos ejemplos de buenas prácticas que te ayudarán a gestionar tu ciclo de ventas correctamente.

Tener presente al prospecto

Una estrategia de ventas centrada en el cliente mantiene las necesidades, problemas y objetivos de los clientes actuales y futuros en el punto de mira del equipo de ventas. Una fuerte conexión con el cliente y los posibles clientes, a la que contribuye en gran medida el paso cuatro del ciclo de ventas descrito anteriormente, te permitirá crear y comunicar una propuesta de valor sólida.

Sincroniza el recorrido del cliente potencial con tus acciones

Las etapas del ciclo de ventas esbozadas anteriormente ofrecen un marco útil pero general para un ciclo de ventas. Cuando se trata de los detalles de cuándo, cómo y qué comunicar, hay muchas opciones, tantas que puede ser difícil tomar decisiones. Para crear un ciclo de venta altamente eficaz, el mejor lugar para empezar es con cualquier recorrido existente del cliente. Una vez que tengas una idea del status quo, puedes crear un ciclo de ventas que sea complementario, añadiendo, eliminando o refinando las acciones de divulgación según sea necesario.

Sólo hay que tener cuidado de no crear una complejidad innecesaria para el equipo de ventas o el cliente, y tener en cuenta los recursos de que dispone el equipo de ventas. Al fin y al cabo, las exigencias del ciclo de ventas deben seguir siendo realistas.

Alinear ventas y marketing

Una de las cosas que más desaniman a un prospecto es descubrir que las afirmaciones hechas en una campaña de marketing no son ciertas y que el producto o servicio no es el indicado. Ésta es sólo una de las razones para mantener una estrecha relación entre ventas y marketing. Si necesitas otra razón, no olvides que tanto ventas como marketing disponen de datos importantes sobre clientes y clientes potenciales. Cuando se comparte, esta información puede dar ventaja a ambos departamentos.

Aprovechar las reseñas de tus clientes fieles

No hay nada más convincente que una reseña positiva de un cliente actual. Los vendedores pueden poner a los clientes potenciales en contacto con clientes dispuestos a hablar de su experiencia, o proporcionar una visión más profunda con otros contenidos, como casos de uso. Ten en cuenta cómo habla la gente de tu empresa en Internet. Los sitios de reseñas en línea son más populares que nunca y pueden tener un impacto real en la conversión o no de un cliente potencial. Por lo tanto, es bueno coordinarse con el equipo de marketing para asegurarse de que la reputación en línea de la empresa es favorable.

Utilizar las herramientas adecuadas

Existen muchos programas o herramientas de apoyo a los equipos de ventas. Uno de los más comunes es el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), pero otros tipos de software se han desarrollado específicamente para facilitar el proceso de prospección de ventas. Por ejemplo, las herramientas de prospección comercial como Cadence by Ringover permiten a los vendedores automatizar la comunicación a través de múltiples canales, proporcionar listas de tareas diarias gracias a secuencias de ventas preestablecidas e integrarse con otro software empresarial como CRM.

Medir y mejorar

Al igual que con cualquier proceso asistido por tecnologías digitales, tendrá acceso a datos que le permitirán comprender el rendimiento del ciclo de ventas. La mejor forma de comprender lo bien que está funcionando el ciclo de venta es realizar un seguimiento de las métricas relevantes antes de realizar cualquier cambio. De este modo, podrá comprender cómo afecta cualquier cambio al rendimiento de las ventas. Algunas buenas métricas para comprobar son el tiempo de respuesta de los clientes potenciales, la duración del ciclo de ventas y la tasa de conversión.

¿Qué es el ciclo medio de tus ventas?

El ciclo medio de ventas es el tiempo promedio que necesita una empresa para completar un ciclo de ventas entero. El tiempo en el que la empresa tarda en realizar esto depende completamente del tipo de negocio, la predisposición a comprar del prospecto o incluso de cómo el representante de ventas gestiona todo el proceso.

¿Qué es la gestión del ciclo de ventas?

La gestión del ciclo de ventas se refiere al seguimiento del ciclo de venta por parte de los interesados, como el equipo de ventas, los gerentes y la dirección de la empresa. Para gestionar con éxito el ciclo de ventas, debes estar atento a los indicadores clave de rendimiento (KPI) para reconocer tendencias y señalar cualquier paso en el que se pueda mejorar el rendimiento. Veamos cuáles son los más relevantes.

KPI del proceso de ventas

Tiempo de respuesta

El tiempo de respuesta de un cliente potencial hace referencia al tiempo que tarda un representante de ventas en responder a un cliente potencial. Puedes aplicar esta métrica en cualquier fase del ciclo de ventas para entender por qué los clientes potenciales no avanzan más rápidamente. Lo ideal es responder a un cliente potencial rápidamente (en menos de una hora) para iniciar la conversación mientras está fresco. Es entonces cuando tendrás más posibilidades de captar su atención. Así que si ves que los tiempos de respuesta de los leads son significativamente largos, puedes formar a tus vendedores en cómo gestionar las consultas más rápidamente o utilizar una herramienta de prospección de ventas que tenga plantillas para aumentar la eficiencia.

Ratio de clientes potenciales

Este ratio es el porcentaje de prospectos que resultan del número total de clientes potenciales. En este contexto, definimos los clientes potenciales como un contacto que se encuentra en las fases uno a tres del ciclo de ventas, y un cliente potencial es un contacto que se encuentra en las fases cuatro a siete. Es importante hacer un seguimiento de esta métrica porque cuantos más clientes potenciales se generen, más oportunidades tendrás de convertirlos en clientes. Si este ratio no está exactamente donde te gustaría, podrás identificar dónde está el problema.

Por ejemplo, si estás transformando una buena proporción de prospectos en posibles clientes, pero tienes menos prospectos de los que te gustaría, sabrás que tienes un problema de generación de leads. Pero si el ratio en sí es bajo, mejor echar un vistazo a las etapas uno a tres del ciclo de ventas.

Duración del ciclo de ventas

La duración del ciclo de ventas es el tiempo que transcurre desde que un cliente potencial entra en el ciclo de ventas hasta que se cierra el trato, tanto si se ha producido una venta como si no. Cuanto más corto sea este periodo, mejor. Una vez que empieces a hacer el seguimiento, podrás determinar el ciclo de ventas medio. Esta información es muy útil como referencia. Podrás detectar clientes potenciales que avanzan por el ciclo de ventas más despacio de lo normal, o representantes de ventas cuyos clientes potenciales se estancan con frecuencia. Lo mismo puede decirse de los clientes potenciales o vendedores que avanzan rápidamente por el ciclo: querrás saber qué ha ido tan bien.

Tasa de pérdida en cada paso del ciclo de ventas

Esta métrica es la proporción de tratos perdidos durante cada etapa del ciclo de ventas. Si deseas optimizar el ciclo de ventas, esta métrica es clave. Te permitirá comprender el rendimiento en cada etapa y, a continuación, determinar qué acciones se deben tomar para mejorar el rendimiento en cada etapa.

Tasa de conversión

Esta es una de las métricas más importantes que hay que seguir porque es un indicador directo de la salud de su departamento de ventas. Se trata de un KPI de mayor nivel que los demás mencionados en este artículo y puede proporcionar información sobre la eficacia de su ciclo de ventas y su equipo comercial. Si observas cambios en este KPI, puedes consultar los otros KPI mencionados para obtener información más específica sobre por qué el rendimiento no es el que te gustaría.

FAQs sobre el ciclo de venta

¿Qué es un ciclo de venta?

Un ciclo de venta es el proceso formal y repetible que siguen los equipos de ventas para convertir clientes potenciales en clientes. También llamado ciclo de venta, este proceso establece los pasos que deben seguir los vendedores. Poner en marcha un ciclo de ventas o ciclo de venta tiene importantes ventajas, sobre todo porque permite hacer un seguimiento exhaustivo de los clientes potenciales y determinar con precisión los momentos de éxito o fracaso en el proceso.

¿Por qué son importantes los ciclos de venta?

Organizar el ciclo de venta aporta información clave sobre el funcionamiento del equipo de ventas. La empresa separará el recorrido del cliente potencial en distintas etapas para comprender lo bien que está funcionando el equipo de ventas en cada una de ellas y determinar qué debe mejorarse.

• Entender dónde se encuentra el cliente potencial dentro del ciclo de ventas, comprender mejor lo que necesita o desea en ese momento y prestarle un mejor servicio.
• Aumentar la eficacia de los procesos y detectar fácilmente los obstáculos y bloqueos.
• Incorporar y formar fácilmente a nuevos miembros del equipo de ventas.
• Identificar los extremos de rendimiento entre los representantes de ventas, tanto si lo están haciendo bien como si lo están haciendo mal.
• Situar a tu comprador en el centro del ciclo de venta y obtener un conocimiento más profundo de tu público objetivo.
• Definir la duración del ciclo de ventas y prever mejor tus ventas y determinar si puede modificarse en beneficio de tu empresa.

¿Cuáles son las 7 etapas del ciclo de ventas?

Las 7 etapas del ciclo de ventas son:

• Prospección de ventas
• Toma de contacto
• Calificación del cliente potencial
• Nutrir al cliente potencial
• Hacer una oferta
• Gestión de objeciones
• Cierre de la venta

¿Cuáles son las 4 fases del ciclo de ventas?

Las 4 fases del ciclo de ventas son:

1. Prospección
2. Cualificación
3. Descubrir las necesidades del cliente
4. Cierre de la venta

¿Cuáles son las 5 fases del ciclo de ventas?

Las 5 etapas del ciclo de ventas son:

• Establecer contacto
• Investigar las necesidades del cliente
• Presentar la solución
• Cerrar la venta
• Seguimiento para obtener referencias