Número de Fax: Qué es y cómo obtener uno

En la era de la mensajería instantánea y el correo electrónico, los faxes pueden parecer obsoletos, pero siguen siendo tan relevantes como siempre. Mantienen el formato y la tipografía originales del mensaje, que pueden distorsionarse en los correos electrónicos, y son más rápidos que el correo ordinario.

¿Para qué usar un número de fax?

Utilizar un número de fax permite enviar documentos escaneados o, en el caso de un fax virtual, documentos virtuales escritos a otro número de fax. La facilidad de uso, el ahorro económico que supone y el alto nivel de encriptación de los mensajes hacen de los faxes en línea la alternativa ideal y moderna a las anticuadas máquinas de fax.

¿Qué es un número de fax?

El número de fax es el número de teléfono asignado a una máquina de fax específica que se utiliza para enviar documentos en vez de hablar por teléfono. Ese es el número que se proporciona a los usuarios que quieran contactar contigo mediante fax u otro dispositivo de salida, también llamado anteriormente telefax.

Ventajas de un número de fax

Al contrario de lo que se pueda pensar y a pesar de que se trata de un canal de comunicación que poco a poco se ha ido relegando al olvido, el fax presenta diferentes beneficios que hacen que a día de hoy se convierta en una buena opción a tener en cuenta en el momento de planificar tu sistema de comunicaciones empresariales.

Fiabilidad y sencillez de uso

La fiabilidad y facilidad de uso del fax en línea es lo que hace que tenga tanto éxito. El remitente sólo tiene que crear una cuenta para enviar documentos por fax, que se convierten al formato adecuado y se envían al destinatario como archivos adjuntos.

Puede utilizarse desde cualquier lugar

FoIP (Fax sobre IP) facilita el trabajo a distancia. Además de agilizar los intercambios, permite transmitir documentos e información de forma casi instantánea desde un ordenador (o smartphone para las soluciones adaptadas) con conexión Wi-Fi. Se trata de una prestación indispensable, sobre todo si la suya es una empresa con varias sedes o si trabaja regularmente desde casa.

Ahorra tiempo... y el medio ambiente

El fax por Internet se traduce en un gran ahorro de tiempo para los usuarios, que pueden recuperar los documentos con mayor facilidad, al tiempo que respetan el medio ambiente. Además de tener un tiempo de transmisión más rápido que los faxes en papel, los faxes digitales también ofrecen una mayor confidencialidad, ya que no se imprimen automáticamente. Así se salvan más árboles.

Ahorro significativo

Ya no es necesario tener una máquina de fax cerca ni comprar cartuchos de tinta ni cargar papel, ¡y mucho menos soportar el ruido cada vez que llega un fax! Al eliminar el mantenimiento y los materiales, se eliminan los costes adicionales.

Intercambios seguros y confidenciales

Su naturaleza confidencial hace que el fax por Internet sea preferible a su homólogo en papel, que a menudo se imprime desde máquinas de fax compartidas. Los faxes electrónicos llegan directamente a la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario y a ninguna otra parte, lo que disminuye enormemente el riesgo de que se pierdan o de que los vea alguien a quien no conciernen.

Desventajas de un número de fax

Si hablamos de desventajas de fax las únicas que se nos ocurren son las relacionadas con las antiguas máquinas de fax, dejando el fax virtual de lado. Existen dos inconvenientes:

• Coste relacionado con el mantenimiento y la utilización de las máquinas. Éstas máquinas en parte funcionan como una impresora por lo que necesitan material como papel, tinta y toner.
• Las máquinas tradicionales requieren de un número de teléfono fijo, teniendo que estar conectada si o si al aparato telefónico. Este inconveniente desaparece en el momento en el que cambiamos a los faxes virtuales, cuyos números de teléfono asociados son números virtuales que creamos para esa tarea en específico.

¿Cómo puedo obtener un número de fax?

Obtener un número de fax puede ser relativamente sencillo. El problema aparece cuando, además de necesitar un número de fax, necesitas también la máquina. En el caso de tener un proveedor telefónico lo único que debes hacer es pedirle un número fax adicional. La operación debería ser sencilla y rápida.