Las 12 mejores herramientas CRM del 2025

Herramienta esencial para las relaciones con los clientes, las herramientas CRM permiten a las empresas gestionar a diario todas las interacciones con los clientes potenciales y los clientes.

Algunos CRM van incluso más allá al ofrecer también herramientas para gestionar las interacciones con los socios.

Lista de los 12 mejores CRM 2025

¿Qué es una herramienta CRM?

Las siglas CRM significan Custom Relationship Management (Gestión de la Relación con el Cliente). Su equivalente en español viene a ser GRC (Gestión de la Relación Cliente). Para una empresa, estas tres letras representan la creación, el desarrollo y el mantenimiento de una relación privilegiada con sus contactos. Justamente, una herramienta CRM es un software que permite conseguirlo. La empresa podrá centralizar los datos recogidos sobre todos sus contactos y utilizarlos para:

• Optimizar su estrategia de captación de clientes potenciales
• Fidelizar al cliente
• Orientar las acciones de marketing, asistencia o ventas
• Mejorar su estrategia de ventas

El software CRM es, por tanto, una gran herramienta para gestionar y optimizar los intercambios con los contactos externos a la empresa.

Sin embargo, estas soluciones también pueden permitir mejorar varias cosas a nivel interno:

• Agilizar los procesos
• Automatizar las tareas
• Colaborar entre todos los departamentos de la empresa

En conjunto, todas estas mejoras pueden tener un impacto positivo en la rentabilidad de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de las herramientas CRM?

Un CRM es algo más que un software al que se acude de vez en cuando para obtener o actualizar información. Ofrece una serie de ventajas:

Centralizar la información

El software CRM es una gran herramienta de colaboración si todos los departamentos de la empresa participan en su actualización. ¡Así es! La situación de un contacto puede cambiar en cualquier momento y es aconsejable actualizar los datos después de cada interacción para disponer de información fiable que pueda ser utilizada por otro departamento de la empresa.

Imaginemos que uno de tus clientes te dice durante una conversación sobre una operación de mantenimiento que dentro de 4 meses su empresa se traslada a unas nuevas instalaciones. Rellenar esta información en tu expediente puede permitir al equipo comercial proponer en el momento oportuno nuevos servicios o productos que respondan mejor a sus nuevas expectativas, limitaciones y objetivos.

Así, al centralizar los datos de contacto, el software CRM facilita el acceso a información fiable y ahorra tiempo.

Mejorar el control del proceso de ventas

La fuerza de ventas de tu empresa puede confiar en CRM para ayudarles a gestionar mejor las ventas y oportunidades que surgen a lo largo del recorrido del cliente potencial.

El ejemplo anterior también ilustra esta ventaja. Con una buena herramienta CRM, puedes mejorar el proceso de ventas a lo largo de todo el pipeline e identificar dónde estás perdiendo clientes potenciales en todo el equipo de ventas.

¿Pierdes clientes potenciales con más frecuencia en el momento del cierre de ventas o en fases más tempranas del proceso? Con un buen CRM obtendrás estos datos y podrás pensar en soluciones para corregir estos escollos. Una herramienta de este tipo también te permite evaluar tu rendimiento de ventas y guiarte para alcanzar tus objetivos.

Mejorar el control de las relaciones con los clientes

Una herramienta CRM te permite tener una visión global de tu base de clientes. Por ejemplo, tus equipos de marketing pueden detectar fácilmente a los clientes inactivos y establecer procesos automáticos de recordatorio dirigidos a ellos.

Además, el software CRM te permite tener un mejor conocimiento de tus clientes. Los recordatorios automáticos pueden personalizarse en función de los datos recogidos sobre los clientes según sus canales preferidos, el tipo de interacción realizada (una llamada telefónica o una visita al sitio web, por ejemplo) o su ciclo de vida.

Mejorar la fidelidad de los clientes

Las herramientas CRM también contribuyen a la fidelización de los clientes, ya que permite conocerlos mejor. Puedes anticiparte a sus necesidades y expectativas observando su comportamiento con la ayuda de CRM: ¿Con qué frecuencia se ponen en contacto contigo? ¿Por qué motivos? ¿Cuál es la frecuencia de sus compras? ¿Cuáles son sus productos o servicios favoritos?

Con la ayuda de estos datos, también podrás personalizar tus intercambios y dar a cada cliente la impresión de tener una relación especial con tu empresa.

Aumentar la productividad

Una de las mayores ventajas del software CRM es sin duda la automatización de las tareas manuales. Las mejores plataformas CRM del mercado son capaces de ayudarte a ahorrar tiempo en tareas como:

• Convertir un presupuesto en una factura a través de un módulo de facturación
• Firma electrónica de documentos
• Creación de documentos administrativos
• Automatización del marketing
• Seguimiento de tareas
• Recepción de solicitudes de asistencia y asignación de tickets a los agentes (atención al cliente)

Mejor alineación entre los equipos

Como sabes, los equipos de marketing y ventas no siempre están en la misma página. A menudo existe una brecha entre estas dos áreas estratégicas de una empresa.

Sin embargo, estos dos departamentos son interdependientes y necesitan estar alineados para ser más eficientes, por ejemplo a través del sales enablement y la recopilación de información sobre el terreno.

Con un CRM, todos tus equipos disponen de la misma información al mismo tiempo en cuanto se actualizan los datos en el software. La herramienta te ayudará a definir objetivos comunes para tus equipos, a gestionar mejor los clientes potenciales (adquisición y cualificación) y a estandarizar muchos procesos.

¿Qué se puede hacer con una herramienta CRM?

Las herramientas CRM han evolucionado enormemente en los últimos años. Durante un tiempo, estas herramientas solo se utilizaban para centralizar y recopilar datos sobre prospectos y clientes.

Con la llegada de la nube y de nuevas tecnologías como la inteligencia artificial, los CRM se han dotado de nuevas funcionalidades que les permiten recopilar información y, sobre todo, actuar en cada etapa clave del customer journey. A continuación, descubre todo lo que se puede hacer con un software CRM.

Cabe destacar que el mejor software CRM se integra perfectamente con otras herramientas más específicas de gestión documental, contabilidad, telefonía IP de empresa, mailing, gestión de redes sociales o gestión de proyectos.

¿Cómo elegir una buena herramienta CRM?

Encontrar el CRM adecuado para tu empresa no es tarea fácil, ya que la oferta es muy variada. Además, la mayoría de los actores ofrecen diversos planes, por lo que puede resultar extremadamente difícil encontrar la solución ideal.

Es esencial redactar un conjunto de especificaciones. Las especificaciones te ayudarán a identificar los criterios más importantes para tu empresa. He aquí una lista de criterios que puedes tener en cuenta:

¿Cuáles son tus objetivos empresariales?

Asegúrate de que el CRM que elijas te permita alcanzar los objetivos que te has marcado. Si lo que buscas es aumentar las ventas de tu equipo comercial, busca una solución que incluya funciones para gestionar tu pipeline de ventas y detectar oportunidades.

Escalabilidad de la solución CRM

¿Qué prevees para tu empresa en los próximos 3-5 años? ¿Estás planeando un hipercrecimiento? En cualquier caso, lo mejor es optar por una solución CRM que se ajuste a tus necesidades actuales y futuras. Tendrás que ir cambiando sobre la marcha.

Es una opción perfectamente factible, sin embargo, al cambiar de solución sobre la marcha, tendrás que adaptarte, formarte a las herramientas, transferir datos, realizar gestiones administrativas adicionales, etc.

Por lo tanto, se recomienda elegir una solución con características escalables que te permita, por ejemplo, pasar de un plan básico a otro más completo en un plazo de 1 a 2 años. Hay que tener en cuenta que algunos editores de soluciones CRM ofrecen planes personalizables.

Integraciones compatibles

¿Utilizas o piensas utilizar una herramienta específica para la contabilidad, la firma electrónica o la comunicación? Asegúrate de que tus diferentes herramientas son compatibles.

Tu CRM puede ser una buena solución para centralizar todo en una sola interfaz. Cuando escojas tu software de relación con el cliente, echa un vistazo a su mercado de integraciones.

Seguridad de los datos

Los datos recogidos por tu software pueden ser sensibles. Pueden ser datos personales o información relacionada con el desarrollo o la estrategia de su empresa.

Por lo tanto, no deben caer en las manos equivocadas. Asegúrate de contar con funciones avanzadas para la gestión de cuentas de usuario y el acceso a las mismas. Tanto los datos como sus copias de seguridad deben estar protegidos mediante cifrado.

Además, es esencial que tu solución cumpla con la legislación de protección de datos de tu país y la de tus prospectos/clientes.

Asistencia técnica

Esta es una de las partes más complicadas, ya que no es fácil comprobar de antemano las capacidades de tu proveedor de soluciones. Por lo tanto, asegúrate de que el proveedor proporciona suficiente documentación en línea y actualizaciones periódicas.

También puede ser útil sondear tu red y pedir información a tus socios o a algunos de tus contactos sobre la calidad del servicio de un proveedor concreto.

El coste

Es importante evaluar el coste total de la solución que elijas para ver si se ajusta a tu presupuesto. Piensa en los posibles costes de personalización, el coste de las integraciones y el coste de la formación.

¿Cómo implementar una herramienta CRM?

Aunque un CRM puede mejorar muchos procesos dentro de una empresa, su implantación puede ser compleja porque el software altera los hábitos de trabajo de todos. Para adoptar con éxito un software de este tipo en tu empresa, estos son los pasos a seguir:

• Redactar una serie de especificaciones
• Definir el presupuesto y el plazo
• ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes del software?
• Hacer un onboarding
• Seguir la evolución

Elaborar una lista de especificaciones para tu CRM

Lo hemos mencionado brevemente antes en el artículo: la redacción de las especificaciones es muy recomendable. Estas características técnicas te ayudarán a definir tus necesidades actuales y a anticipar tus necesidades futuras en función de tus objetivos y también de tu visión. En esta lista, enumerarás:

• Las funcionalidades previstas para cada equipo (marketing, ventas, soporte, contabilidad, etc.). Por lo tanto, recomendamos que vayas a la pesca de información dentro de cada departamento para entender sus puntos de dolor y necesidades.
• Los usuarios (su número, sus derechos y su incorporación).
• La estrategia de despliegue prevista.

Definir el calendario y el presupuesto.

La adquisición de una solución CRM no es sólo cuestión de comprar una suscripción. Deberás tener en cuenta los costes y el calendario de implantación. Entre los costes más comunes están los de personalización, los de desarrollo (para integrar una herramienta interna con el CRM) o los de formación de los usuarios.

En cuanto a los plazos, hay que tener en cuenta el tiempo que se tarda en completar una licitación, la duración y las fechas de las pruebas y demostraciones para elaborar el calendario.

¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes del programa informático?

Una fase de prueba es esencial para ver las ventajas de un CRM, pero también sus posibles inconvenientes. Enuméralos y pide al editor que estudie las alternativas disponibles. Incluso después de la implantación definitiva de la herramienta en tu empresa, tendrás que medir su impacto tanto en términos de optimización de procesos como de volumen de negocio. Por lo tanto, debería calcular el ROI del CRM.

Presta especial atención a la incorporación

Es crucial apoyar a tus equipos en un cambio así. En cuanto se elabore la lista de requisitos, involúcralos para comprender mejor sus necesidades.

Asegúrate de que la incorporación de los equipos es suficiente, tanto en lo que respecta a las funcionalidades esenciales como a la aplicación de tu estrategia a través del CRM. Es habitual recurrir a proveedores de servicios externos o al editor del CRM para formar a los equipos.

Además, puede ser útil contar con referentes internos para facilitar al máximo la adopción del CRM. Por último, cuando la situación lo requiera, considera la posibilidad de definir objetivos comunes para los equipos con el fin de alinearlos.

Seguimiento y ajuste con el tiempo

La implantación de un CRM no se detiene en su lanzamiento. Hay que asegurarse de que los empleados están satisfechos, por ejemplo mediante cuestionarios. Pero el seguimiento no se limita a las encuestas. Hay que comprobar que el CRM sigue siendo eficaz a lo largo del tiempo y que puede hacer frente a nuevos problemas que no se habían previsto.

Herramientas CRM: lo que debes saber

Durante años, el software CRM se limitaba a la simple centralización y gestión de los contactos de una empresa, pero con el paso del tiempo se ha convertido en una herramienta mucho más versátil.

Las empresas lo encontrarán útil para identificar y aprovechar nuevas oportunidades de venta, anticiparse mejor a las reacciones de sus clientes o simplemente mejorar la colaboración de los equipos internos. La implantación de un CRM no debe tomarse a la ligera, ya que se trata de una herramienta cotidiana que altera hábitos y cambia procesos.

Sea cual sea tu elección, recuerda comprobar que tu solución es compatible con tus otras herramientas empresariales, ya sea tu sistema de comunicación empresarial, tu software de contabilidad o tu plataforma de sales engagement, por ejemplo.

Ringover, nuestra solución de telefonía cloud, y Cadence, nuestra herramienta de prospección comercial, tienen la ventaja de integrarse perfectamente con las mejores plataformas CRM del mercado. Ambas soluciones están disponibles en versión de prueba gratuita. ¡Descúbrelas desde ya mismo!

FAQs sobre herramientas CRM

¿Qué significa CRM?

CRM son las siglas de Customer Relationship Management. El equivalente español de este acrónimo es GRC (Gestión de la Relación con el Cliente). En concreto, se trata de una serie de herramientas para comprender mejor las necesidades de los clientes potenciales y los clientes, satisfacerlos y optimizar su fidelidad. Algunos CRM están más o menos orientados a las ventas o al servicio al cliente, pero en la mayoría de los casos tienen la ventaja de poder combinarse con herramientas de terceros mediante integraciones para responder mejor a las necesidades de las empresas.

¿Cuál es el CRM más utilizado?

No existen estadísticas fiables al respecto. Sin embargo, Salesforce está reconocido como uno de los paquetes de software CRM más populares del mundo. Es el líder y la referencia del mercado. Sin embargo, otras soluciones son muy populares, especialmente en Francia. Por ejemplo:

• Zoho
• Pipedrive
• HubSpot
• Microsoft Dynamics 365
• Sellsy
• Efficy

¿Qué CRM elegir para una pequeña empresa?

No existe una única solución CRM para las pequeñas empresas. Como para cualquier empresa, es esencial definir primero las necesidades a través de una lista de requisitos y comparar las soluciones más accesibles en términos de presupuesto y de adecuación a las funcionalidades esperadas. Entre los editores de CRM que ofrecen soluciones diseñadas para PYMES, encontramos :

• Clientify
• Axonaut
• Efficy
• ActiveCampaign
• Bigin by Zoho

¿Qué herramientas CRM hay disponibles?

Existe una gran variedad de softwares CRM. Encontrarás docenas de paquetes de software diseñados para la gestión de las relaciones con los clientes. A continuación te ofrecemos una lista con diferentes programas CRM:

• Zoho
• Monday
• Pipedrive
• Salesforce
• HubSpot
• Copper
• Bigin
• Simple CRM
• Sellsy
• noCRM.io
• Agile CRM
• Sugar CRM
• Suite CRM
• Axonaut
• Clientify
• CrèmeCRM
• Bitrix

¿Qué CRM es gratuito?

En el mercado encontrarás un puñado de soluciones CRM "realmente" gratuito. Por supuesto, estas soluciones tienen algunas limitaciones, como el número de contactos que se pueden importar, la falta de integraciones o el número de usuarios. Sin embargo, siguen siendo buenas herramientas para emprendedores autónomos o pequeñas empresas que están empezando. Aquí tienes una selección de software CRM gratuito pero eficaz:

• CRM gratuito de HubSpot
• La oferta gratuita de Zoho CRM
• Plan gratuito de Folk.app
• Streak CRM
• Notion (puede encontrar varias plantillas en línea)
• La versión gratuita de Agile CRM
• Bitrix24 (gratuito)

¿Cuáles son los tres tipos principales de herramientas CRM?

Todos los programas CRM permiten gestionar las relaciones con los clientes. Sin embargo, no todos tienen las mismas funcionalidades y los objetivos para los que se utilizan varían. De hecho, existen tres tipos principales de software CRM:

• Software CRM colaborativo: Se trata de soluciones diseñadas específicamente para la alineación de diferentes equipos.
• Software CRM operativo: estas herramientas ofrecen funcionalidades más centradas en la automatización de tareas y la creación de escenarios para gestionar todo el recorrido del cliente.
• Software CRM analítico: Son soluciones cuyo objetivo principal es el análisis de grandes volúmenes de datos y la formulación de insights.

¿Es posible integrar la telefonía con una herramienta CRM?

Sí, es posible integrar la telefonía de tu empresa con tu plataforma CRM. Sin embargo, esto depende del sistema de telefonía y del CRM. Si deseas vincular tu telefonía a tu solución de gestión de las relaciones con los clientes, primero debes asegurarte de que tus herramientas son compatibles. Para ello, lo más sencillo es acudir a la sección "Marketplace" o "Integraciones" del sitio web de tu solución de CRM y telefonía. La integración ofrece las siguientes ventajas:

• Centralización de las llamadas: con una integración no tienes que salir de tu CRM para introducir el número de teléfono de tus contactos para lanzar o recibir tus llamadas.
• Automatización de ciertas tareas: al integrar tu telefonía con tu CRM, ya no tienes que introducir dos veces la misma información de un software a otro. Cuando realices un cambio en tu CRM, se reflejará en tu softphone y viceversa. Esto es muy útil cuando hay que enriquecer la ficha de un cliente potencial después de una llamada. Del mismo modo, con la integración, cuando recibes una llamada, la ficha de tu contacto aparece automáticamente con el historial de sus interacciones con la empresa. Esto permite personalizar y contextualizar cada intercambio.
• Recogida y análisis de datos: Al integrar tu telefonía con tu software CRM, puedes enriquecer tu cuadro de mandos CRM con interesantes estadísticas sobre el rendimiento de tus equipos y el volumen de llamadas recibidas. Estas estadísticas facilitan enormemente la toma de decisiones.

¿Es posible integrar una herramienta de prospección con un software CRM?

La respuesta es sí. En general, es posible combinar perfectamente tu software de prospección comercial con tu CRM. Esta integración ofrece una mayor eficacia en la prospección y garantiza la actualización de los archivos de clientes. Otras ventajas incluyen:

• Personalización más sencilla de los intercambios con los clientes potenciales
• Identificación más fácil de las oportunidades de venta
• Centralización de los datos: ya no tendrás que pasar de un software a otro para obtener información
• Automatización de determinados procesos