¿Cómo gestionar el horario de apertura de su centralita?

A pesar de la aparición de nuevos canales de comunicación, el teléfono sigue siendo el medio de contacto preferido de los españoles. Sin embargo, es bastante común que algunos consumidores llamen a las empresas fuera de las horas de trabajo, o durante las vacaciones, y que vayan directamente al buzón de voz o que su llamada sea colgada automáticamente.Para hacer frente a este tipo de incidentes, es esencial saber cómo gestionar el conjunto de la centralita y actualizarla regularmente.Es importante tener en cuenta la gestión de los horarios de apertura en la configuración de su centralita. De esta manera, podrá permitir el enrutamiento de sus llamadas entrantes según sus horarios de apertura y sus cierres excepcionales (días festivos, eventos puntuales, vacaciones, seminarios, etc.).Aplicando los consejos que se dan en este artículo, tendrá todas las llaves a mano para gestionar mejor los horarios de apertura y cierre de su centralita y explotar todo el potencial de esta característica.

Comunique los horarios de apertura y cierre de su centralita.

Este es el punto de partida para configurar su centralita. Es más importante identificar las fechas y horas de apertura de su centralita para organizarse, que comunicar sobre esta información.La instalación de una centralita de voz interactiva le permite emitir un mensaje de respuesta que indica a las personas que llaman cuándo pueden llamar a su empresa, según la disponibilidad de su personal.

Así, al comunicar claramente sus horas y fechas de apertura y cierre a sus clientes y clientes potenciales, evita muchos intentos fallidos de llamadas. También les permite saber cuándo pueden ponerse en contacto con usted por teléfono y tiene la posibilidad de informarles de posibles alternativas.

Definir los horarios de apertura para cada día de la semana

Para recibir llamadas sólo durante su horario de trabajo, debe definir las franjas horarias en las que su servicio puede ser alcanzado.Es importante que su empresa tenga medidas para atender las llamadas que se produzcan fuera de su horario de trabajo. Las llamadas no contestadas pueden resultar en una pérdida significativa de negocio. Un estudio realizado por Arise en 2019 muestra que ¡el 34% de las personas cuyas llamadas no son atendidas no vuelven a llamar a la compañía! Por lo tanto, piense en informar a las personas que le llaman sobre sus horarios de apertura o establezca una línea telefónica directa (apoyo técnico disponible por la noche, por ejemplo).Un servidor de voz interactivo le permite definir las franjas horarias de su centralita para gestionar eficazmente las llamadas de sus clientes en todo momento. En Ringover, al configurar su centralita, tiene la posibilidad de definir un calendario en el que puede fijar las franjas horarias de su centralita en función de los horarios de apertura y cierre de su empresa.

Integrar sus fechas especiales en el horario de apertura de su centralita

Configurando tus escenarios, puedes llevar las posibilidades de enrutamiento de llamadas aún más lejos. Por ejemplo, puede permitir que las llamadas entrantes se desvíen no sólo según los horarios, sino también según eventos específicos (vacaciones, días festivos, etc.).Este es un artículo que explica cómo configurar las franjas horarias de su centralita de Ringover para sus fechas especiales: Cree un escenario en su centralita para sus fechas especiales (vacaciones, etc...).

Asignar un escenario para cada intervalo de tiempo

Es probable que los horarios de apertura y cierre de su negocio varíen de un día para otro. Por eso es necesario que una vez definidas las franjas horarias de su centralita, le asigne a cada una de ellas un escenario adecuado.Podrá programar escenarios, aplicables a lo largo de la semana o en un día específico, durante los cuales las llamadas entrantes serán dirigidas a un número, un grupo de llamadas, una centralita de voz interactiva, una cola o un contestador automático.Primero, define a dónde se dirigirán las llamadas según las franjas horarias.Imaginemos que su empresa está abierta entre las 9 y las 12 y luego entre las 14 y las 19. Durante las horas de apertura, podrá permitir que sus llamadas sean redirigidas directamente a un menú de voz para que puedan hablar con un asesor. Entre las 12h y las 14h y después de las 19h, se puede reproducir un mensaje de contestador automático, invitando a las personas que llaman a contactarlo más tarde o a través de otros canales de contacto, por ejemplo.

Hágale saber a los que llaman que está comprometido con un buen servicio al cliente.

Numerosos estudios han demostrado que el cliente de hoy en día es cada vez más omnicanal. De hecho, el Instituto de Investigación ICMI ha revelado que el 74% de los clientes utilizan al menos 3 canales diferentes para ponerse en contacto con una empresa.Aunque los canales de contacto tradicionales siguen siendo los favoritos de los españoles, se utilizan cada vez más la mensajería móvil, las redes sociales y los chats. Por eso el objetivo de las empresas es ofrecer a sus clientes una experiencia fluida entre los diferentes puntos de contacto. Tanto que el 88% de los españoles están a favor de los modos de contacto múltiples en franjas horarias extendidas.¡Así que hazle saber a tus clientes que aunque tu compañía esté cerrada, su llamada sigue siendo importante! Informarles sobre las alternativas disponibles para tranquilizarlos y darles confianza. También puedes permitir que dejen un mensaje de voz para un departamento o empleado. ¡En este último caso, no olvides contactarlos de nuevo tan pronto como sea posible!

Procesa las peticiones más simples gracias a un servidor de voz interactivo

Recuerde que debe llevar un registro de las solicitudes recurrentes que recibe por teléfono y correo electrónico para entender por qué las personas que le llaman se ponen en contacto con usted. Así que, entienda cuáles son sus problemas más importantes y establezca un Servidor de Voz Interactivo para responder a las peticiones más simples. Considere la creación de la estructura IVR para que las opciones más comúnmente seleccionadas se coloquen en primer lugar.Imaginemos que un cliente simplemente quiere información sobre un pedido. Gracias a un Servidor de Voz Interactivo, puede simplemente marcar su identificación de cliente para acceder a la información principal de su pedido, por ejemplo.Una vez que se haya tramitado la solicitud, recuerde a su persona de contacto que puede contactarcon usted continuamente y anímela a que se ponga en contacto con usted de nuevo para cualquier otra pregunta o solicitud de información. Por último, puede recoger las opiniones de sus interlocutores a través de su IVR mediante la elaboración de un cuestionario de satisfacción que le ayudará a mejorarlo con el tiempo.

Establezca una línea directa

Para asegurar la mejor satisfacción posible de sus clientes actuales y potenciales, considere la posibilidad de establecer una línea telefónica de atención. De esta manera, podrán tener una respuesta a problemas simples sin tener que esperar a que su empresa abra.Si tiene oficinas ubicadas en diferentes zonas horarias, puede ser útil encauzar sus llamadas según el horario de trabajo. De esta manera, todas las llamadas serán dirigidas a una oficina abierta y más llamadas podrán ser contestadas. Esto no sólo le permite asegurar una mejor satisfacción del cliente, sino que también le ahorra tener que emplear recursos adicionales para la reserva.Hoy en día, la mayoría de las soluciones de telefonía en la nube le permiten gestionar los horarios y las fechas de cierre de su centralita. Este es el caso de Ringover, que permite configurar tantas franjas horarias como se desee en un día o semana determinados y definir reglas de distribución específicas para cada una de ellas.Finalmente, puede descubrir y probar Ringover gratis durante 7 días sin compromiso. Entonces, ¿qué estás esperando?