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El 30% de los españoles no consigue desconectar del trabajo durante sus vacaciones y siguen respondiendo a sus correos electrónicos y llamadas de trabajo durante ellas. Aunque para algunos es una necesidad real asegurar una vuelta sin problemas a la oficina, para otros, el no poder desconectar por completo se convierte en una molestia.Tanto si has decidido desconectar del trabajo al 100% durante las vacaciones como si quieres seguir gestionando tu negocio a distancia ¡tenemos unos cuantos consejos para ti! En este artículo, te mostraremos las mejores prácticas para asegurar una gestión óptima de tus llamadas de empresa, tanto si decides detener tu actividad durante las vacaciones como si no.
¿Cierras tu negocio completamente?
1 - Actualiza tu centralita
Es importante que aquellos clientes o prospectos que intenten contactar con tu empresa sepan que está cerrada. Es por eso que debes crear un anuncio de voz que indique el cierre de tu empresa por vacaciones. Explica a tus clientes cómo proceder para obtener la información que está buscando, asesoramiento o cómo devolver un producto o servicio y podrás configurar también un contestador automático para hacer saber a tus clientes que tomas nota de sus peticiones y te pondrás en contacto con ellos tan pronto como vuelvas. Y por último, no olvides comunicar la fecha de reapertura ¡y desearles unas felices vacaciones a ellos también!
2 - Haz uso de un servicio telefónico de guardia
En caso de que la gestión de las llamadas entrantes sea esencial para tu empresa, una buena idea puede ser contratar a una empresa para establecer un servicio de guardia telefónica. Esto te permitirá ofrecer a tus interlocutores un mejor servicio de atención al cliente y poder darles respuestas las 24 horas del día, 7 días a la semana.
De esta manera encontrarán respuesta a solicitudes más complejas que aquellas que pueden ser respondidas directamente a través de una centralita de voz personalizada (como por ejemplo, el registro de pedidos por teléfono o la reserva de citas). Esto resulta muy útil, sobre todo teniendo en cuenta que la mayoría de los consumidores consideran que responder a su petición de inmediato aumenta su lealtad.
Tu negocio sigue abierto y quieres que sigan llegando pedidos
1 - Anticipa las vacaciones de tus equipos
Antes de pensar en todo lo que hay que poner en marcha para asegurar la continuidad de tu empresa durante las vacaciones, ¡no olvides anticiparte a las vacaciones de tus empleados!
Habla con cada miembro de tu equipo para estar al corriente de cuanto tiempo de vacaciones quieren tomar y cuando. Aprovecha para pedirles que se organicen para que de esta manera haya siempre alguien disponible y recuérdales que deben informar a sus contactos sobre su ausencia por correo electrónico o directamente con un mensaje en su contestador automático. ¡Importante! No dudes en organizar una reunión con tus empleados antes de sus vacaciones para anticipar cualquier posible problema en la ausencia de alguno de ellos; ya sabes, ¡siempre es mejor prevenir que curar!
2 - Actualiza tu centralita y la recepción de llamadas
Cuando ciertos de tus empleados se vayan de vacaciones, puedes configurar la distribución de las llamadas entrantes de tu empresa para redirigirlas según los equipos que sigan presentes en la oficina.Y es que la utilización de una solución de telefonía simple y ergonómica te permitirá configurar el enrutamiento de tus llamadas en solo unos clics y poder distribuir las llamadas en función de la disponibilidad de tus empleados. De esta manera, no tendrás porqué perder horas repensando todo el menú de voz.
Quieres seguir siendo localizable en caso de emergencia
¿Quieres tener una visibilidad completa de la actividad de tu empresa durante tus vacaciones? Gracias a Ringover, tendrás acceso a infinidad de funcionalidades que te permitirán hacer un seguimiento de tu actividad comercial mientras disfrutas de tus vacaciones. Configura un horario para la recepción de tus llamadas o el desvío de llamadas para que nadie te moleste mientras estés en la playa. De esta manera seguirás recibiendo llamadas, pero según horarios predefinidos. Configura también tu cuenta para recibir una notificación por correo electrónico cuando no contestes una llamada o alguien deje un mensaje de voz en tu contestador. Si quieres estar disponible solo para ciertos contactos específicos (por ejemplo, para hacer un seguimiento de un asunto importante), puedes configurar tu cuenta para que se te notifique sólo cuando estos contactos prioritarios intenten ponerse en contacto contigo.Como puedes ver, el servicio telefónico ya no se limita únicamente al primer contacto de un cliente con tu empresa. Necesitas asegurarte de que tus clientes estén satisfechos durante toda su experiencia de compra, y en todo momento. Gracias a las funcionalidades avanzadas de llamada que ofrece Ringover, ¡la gestión de tu telefonía durante tus vacaciones es mucho más fácil! Gestiona los horarios de tu centralita personalizable, configura el enrutamiento de sus llamadas y personaliza en unos clics el mensaje de bienvenida de tu centralita para garantizar un servicio al cliente sin igual ¡incluso durante tus vacaciones!Para saber más, no dudes en pedir a uno de nuestros comerciales que te haga una demostración de nuestra solución. O si lo prefieres, ¡puedes probar Ringover gratis durante 7 días! ¡No dejes pasar esta oportunidad!
