6 formas importantes en que un sistema telefónico empresarial VoIP permite el trabajo remoto

Ya sea que su organización tenga una política establecida de trabajo inteligente, flexible e independiente de la ubicación como si no, al igual que millones de personas en todo el mundo, están adoptando este enfoque por primera vez, conseguir que sus comunicaciones sean correctas es un elemento esencial no negociable.

Un sistema telefónico empresarial basado en la nube que utiliza telefonía VoIP (Voice over IP) es una pieza crucial en tu conectividad y resiliencia empresarial en cualquier momento, y si estás cambiando al trabajo remoto en este momento, entonces es hora de comenzar a disfrutar de los muchos beneficios de las comunicaciones VoIP.

En este artículo destacamos cuáles son las 6 formas importantes en que un sistema telefónico comercial VoIP admite el trabajo remoto y cómo revolucionaron la forma en que las empresas ven sus sistemas telefónicos comerciales.

1. Los sistemas telefónicos VoIP son escalables y rápidos

Los sistemas de telefonía VoIP son 'Software como servicio'. Sin visitas a la tienda de teléfonos, ni esperando la entrega de teléfonos físicos, para que los empleados los carguen y los instalen en sus oficinas en casa. Todo el sistema funciona digitalmente, ya sea como una aplicación en un dispositivo móvil o dentro del navegador. No se necesita ningún ingeniero para instalar nuevas líneas físicas y ningún departamento de IT tiene que aprovisionar y asignar los números.

Esto significa que los administradores pueden implementar la red de manera extremadamente rápida y receptiva, a través de un dashboard fácil de usar. ¿Necesitas cerrar una sucursal y enviar a todos a casa durante la noche? Configura todos los nuevos números y extensiones con solo clicar un botón para que tus trabajadores se lleven a casa su conectividad.

Es fácil configurar un sistema de telefonía IP en un tiempo récord, con la ayuda de las herramientas intuitivas de Ringover, para configurar todo, desde su saludo personalizado multilingüe hasta una ruta de enrutamiento de llamadas completamente flexible . Y si eres completamente nuevo en VoIP, nuestros consultores expertos te guiarán por la ruta más rápida para comenzar con facilidad.

2. Traiga su propio dispositivo, pero no sus datos ni su número personal

Los empleados acostumbrados a un PBX local podrían desviar su número de trabajo a su propio móvil en caso de emergencia, pero esto está lejos de ser una solución ideal.La continuidad y la capacidad de recuperación del negocio dependen de que se mantenga una apariencia profesional en todo momento, y mantener las llamadas comerciales y personales separadas es una parte importante de esto. Si bien los usuarios finales de Ringover disfrutan de la flexibilidad de poder instalar la aplicación del teléfono en su propio teléfono móvil, tableta o computadora portátil (o en los tres), funciona completamente por separado de su propio número de teléfono móvil y aplicaciones de mensajería personal, e interopera con la red comercial de líneas virtuales y extensiones y mensajes cuando las llamadas no puedan ser atendidas directamente.

También es independiente de los planes de llamadas de los empleados, de modo que pueden hacer y recibir llamadas a través de sus planes de Internet sin medidor, en lugar de depender de las llamadas de gasto retroactivo realizadas en sus teléfonos personales.

Esto alivia el estrés de todas las partes, incluido el administrador que necesita un control centralizado de los costos y la planificación de recursos.Y tampoco hay estrés para su equipo de seguridad de la información, ya que se preocupa por las fugas de datos cuando los empleados se quedan con sus propias soluciones y aplicaciones de TI en la sombra o usan sus propios teléfonos para hacer sus llamadas y mantenerse al día con su trabajo. Proporcionar un sistema centralizado es una parte crucial de su estrategia de gestión de riesgos, especialmente si su equipo repentinamente remoto está trabajando con información de identificación personal (como su CRM).

3. Independientemente de la ubicación: su equipo y sus números de teléfono

Un legado del sistema de telefonía fija del siglo XX, un número de teléfono todavía implica bastante sobre la ubicación física de su usuario. En los días en que Londres se dividió inicialmente de los códigos 01 en el 071 central y el 081 exterior, las empresas lucharon por que se le asignará el código central, que se consideraba más prestigioso alineado con la capital.Hoy en día, puede comprar un número de VoIP para cualquier parte del mundo y, a diferencia de los cables de cobre que llevaban esas llamadas 01 para Londres en el día, esos números se pueden usar desde cualquier lugar, incluso en movimiento.

Sin embargo, sigue siendo importante cuando las personas reciben una llamada entrante de un número desconocido. Un número local tiene muchas más posibilidades de ser contestado y transmite tranquilidad y cierto grado de cercanía. (También es, con mucho, la forma más rentable de hacer llamadas a números móviles, con cualquiera de los planes de llamadas de Ringover). Una presencia local de teléfono donde quieras que desarrolle tu negocio es fácil de establecer.

Tu directorio telefónico comercial

Este concepto de "distancia virtual", la forma en que las personas están más inclinadas a recibir a una persona que llama desconocida en su área, también se refleja en la forma en que las organizaciones usan los bancos de números adyacentes para sus colegas, que funcionan como extensiones virtuales dentro de una red. Para una llamada entrante, puede ver un directorio que sugiere que las personas están en el mismo espacio físicamente, incluso si no lo están, ahora o nunca.

Ringover te permite proporcionar números consecutivos para todos sus teléfonos fijos locales, en más de 65 países, y planificar el crecimiento futuro al reservar lotes adicionales en la secuencia antes de la necesidad. Ya no hay ninguna necesidad de que una organización remota primero parezca menos "real" que una basada en un solo edificio.Y, por supuesto, al proporcionar un número de entrada para tus clientes que están en tu área local, también les ahorra costos: una llamada local para ellos probablemente esté incluida en su plan, o no cueste más que unos pocos céntimos. Si están comparando organizaciones con las que hacer negocios en un mercado competitivo, la que ha sido lo suficientemente considerada como para proporcionar un número de contacto local o gratuito tiene una ventaja incorporada.

4. Continuidad de la comunicación: minimizando el estrés para todos.

La comunicación es el elemento vital de los negocios y mantenerla fluida en todo momento es esencial, y aún más en momentos de mayor ansiedad y menor confianza en todo el mundo.Si alguien se pone en contacto con su empresa y la llamada no recibe atención, es más fácil que nunca sacar conclusiones negativas en estos días, cuando empresas de todos los tamaños se enfrentan a niveles de amenaza sin precedentes. Quizás concluyan erróneamente que eres víctima de las circunstancias o que cierran temporalmente. Y si necesitan hacerse con un producto o servicio que usted brinda, lo más probable es que no dejen un mensaje, sino que simplemente llamen a sus competidores.

Pero si su organización está utilizando un sistema telefónico VoIP de Ringover, no solo tienen una mayor probabilidad de comunicarse directamente con el miembro correcto del equipo de trabajo remoto, esa no es su única opción. En lugar de tener que enviar un mensaje de correo de voz al abismo y preguntarse si alguien lo devolverá, pueden ser redirigidos rápida y eficazmente a un colega, que podría estar en otra ciudad o incluso en otro país, pero que puede atender esa llamada en segundos. 

El enrutamiento de grupo , que implica llamadas en cascada o por turnos , es parte de su aplicación configurable por el usuario. Por lo tanto, puede asegurarse de que todas las llamadas sean respondidas de manera oportuna y adecuada.Esto significa que su nuevo equipo de trabajadores a domicilio puede relajarse y lidiar con los desafíos de la vida y el trabajo de manera flexible, si también atienden las necesidades de la familia u otros compromisos de cuidado, mientras se esfuerzan por continuar como de costumbre.

Al proporcionarles un sistema telefónico VoIP diseñado para el trabajo remoto, puede reducir su ansiedad y fricción si tienen que trabajar desde diferentes partes de su casa durante el día o lidiar con problemas de salud dentro de su hogar. Si necesitas transferir tu llamada desde tu ordenador portátil a su dispositivo móvil, eso tampoco es un problema, con transferencias sin interrupción con solo tocar un botón, sin que la otra parte se dé cuenta de nada, con alertas en dispositivos móviles y de escritorio, de exactamente quién está tratando de comunicarse con ellos y cuándo.

Apoyar a tu equipo

Mientras millones de personas luchan por trabajar desde casa por primera vez, es importante respetar el hecho de que muchas casas no se adaptan físicamente a una o más personas que de repente necesitan instalar una oficina dentro de ellas. Los equipos engorrosos son lo último que alguien necesita, y poder mantener las llamadas comerciales en su propio teléfono o computadora crea liberación y flexibilidad.No olvidemos las relaciones de conexión que crean las llamadas de voz, en cualquier momento, pero especialmente cuando las personas se sienten más ansiosas y aisladas de lo habitual.

Llamadas internas dentro del sistema Ringover VoIP son gratuitos, por lo que los colegas que normalmente escucharán las voces de los demás y disfrutarán de una charla en la oficina compartida pueden acceder sin sentirse culpables a una conversación rápida y tranquilizadora con sus amigos de la oficina: compartir noticias locales, su estado de ánimo, sus estrategias de afrontamiento y cualquier otra cosa habitual en la oficinaEstos pequeños puntos de interacción humana espontánea marcan la diferencia, tanto para el trabajo remoto cotidiano como en momentos de gran extrañeza e incertidumbre.

5. La inteligencia empresarial apoya a los gerentes

Incluso en 2020, hay muchos líderes empresariales de alto nivel que no tienen experiencia en la gestión de equipos remotos y en el liderazgo a distancia. Es un conjunto de habilidades que tal vez nunca se haya abordado cuando estaban en la escuela de negocios hace décadas, y hasta hace muy poco todavía era la norma para la mayoría del mundo.En tales circunstancias, es fácil para los gerentes proyectar sus propias ansiedades en su equipo sobre si el trabajo se está haciendo. Cuando ya no puedan ver físicamente a las personas realizando sus actividades comerciales habituales, ya sea que eso signifique golpear un teclado, hablar animadamente por teléfono o simplemente estar presentes en la oficina a la hora prevista, muchos comenzarán a preocuparse por la productividad y la eficiencia.

En un momento en el que las propias empresas luchan por sobrevivir.Si los empleados estuvieran usando sus propios teléfonos y planearan mantener la continuidad del negocio, entonces la organización no tendría visibilidad de esto. Sin embargo, un sistema VoIP basado en la nube de Ringover le ayuda a vigilar la actividad y las llamadas de su equipo.

Descubre las 5 herramientas esenciales para supervisar las llamadas de tu equipo

Potente visualización de datos en su dashboard de Ringover

Completamente integrado con su CRM, análisis de datos detallados en forma de registros de llamadas, registros completos de clientes y estadísticas en tiempo real respaldaron la gestión de sus operaciones, ya sea que sea un equipo pequeño o un gran centro de contacto virtual. El dashboard de RingOver resume las métricas esenciales, incluido el nivel de servicio, la cantidad de llamadas en curso y en cola, agentes disponibles y en posposición, llamadas en espera, etc.

Hay muchos estereotipos sobre el trabajo desde casa que se ponen a prueba en este momento, y la realidad es que la mayoría de las personas son diligentes, responsables, profesionales y motivadas, independientemente de si alguien los está viendo hacer su trabajo. Pero si le preocupa que alguien se relaje con la televisión diurna, o simplemente se distraiga demasiado con las noticias o las responsabilidades del cuidado de los niños, tendrá los números para ver qué está pasando realmente.

Formación y desarrollo a distancia

También tendrá capacidades de supervisión completas, lo que le permitirá intervenir discretamente si el sistema lo alerta mediante una bandera roja configurada por el usuario en cualquier momento, o asistir en una llamada en vivo. El "modo de llamada en voz baja" permite la orientación y el asesoramiento en tiempo real, así como el poder de intervenir, si un miembro del equipo sin experiencia se pone nervioso o confundido durante una llamada desafiante, porque en momentos de mayor estrés, es posible que sus clientes tampoco se estén comunicando con su mayor paciencia y claridad.

Esta combinación de voz + datos cambia las reglas del juego para todos los aspectos de la administración remota de equipos, facilitando todos los aspectos del trabajo desde la incorporación hasta la revisión del desempeño, y significa que incluso aquellos que no están familiarizados con los desafíos únicos de administrar equipos distribuidos pueden mejorar rápidamente y adoptar las nueva situación, con mínima interrupción y estrés.

Además, el verdadero poder del trabajo remoto es permitirle estar en todas partes a la vez, supervisando y brindando asistencia exactamente cuando y donde se necesita con más urgencia. Esto es mucho más poderoso que 'administrar caminando' en un centro de llamadas tradicional.

6. Mantener el mundo en funcionamiento

Por encima de todo, un sistema de telefonía empresarial VoIP proporciona lo que más necesitan todas las empresas del mundo en este momento: resistencia y continuidad. Es posible que estemos lidiando con circunstancias económicas sin precedentes, pero en estos momentos los valores humanos y las cualidades innatas pasan a primer plano: transparencia, conexión, confiabilidad e integridad, combinados con información y datos.

La comunicación efectiva es absolutamente vital para sustentar todo esto, ya que busca asegurar a sus colegas y clientes que es 'como siempre' en SU ​​organización, independientemente de lo que esté sucediendo en el mundo exterior.

Y una vez que haya implementado una solución de comunicaciones sólida para respaldar su trabajo remoto, también tendrá opciones en el futuro, cuando la "normalidad" regrese al mundo. A algunos miembros de su equipo probablemente les encantará el trabajo a distancia, otros tendrán dificultades por razones prácticas o personales, y aún más pueden prosperar con un enfoque flexible y la capacidad de mezclar las cosas, disfrutando de sesiones de trabajo profundas ininterrumpidas en casa, combinadas con cara a cara, reuniones y colaboración impulsada por actividades.

Sea como sea el futuro, su organización con VoIP tendrá la mayor variedad de opciones disponibles para trabajar juntos en el mundo posterior a una crisis.

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