El coaching telefónico es uno de los servicios que están poniendo en marcha muchos psicólogos y terapeutas. La posibilidad de ofrecer consejo y guía a través de una llamada telefónica presenta numerosas ventajas tanto para el cliente como para los gabinetes de psicología o empresas del sector coaching.En Ringover queremos que puedas sacar el máximo partido a la comunicación por vía telefónica. Gracias a las funcionalidades de nuestra solución de telefonía, podrás ofrecer un servicio rápido, profesional y cómodo es clave para que tus clientes/pacientes se sientan valorados y puedas hacer un seguimiento eficaz, al mismo tiempo que potencias al máximo tu productividad.
Impulsa tu coaching por teléfono. Consejos para dar un servicio ágil y profesional.
La gestión de llamadas telefónicas puede ser un proceso complejo. Más todavía hoy a través de Internet, donde puedes llegar a miles de clientes de todas partes del mundo.Si tienes un equipo de coaching orientado al asesoramiento y la terapia individual por teléfono, necesitas organizarte para mejorar tu productividad y reducir los puntos de fricción con tus clientes, especialmente en un área tan delicada como el coaching.No dejes que la técnica se convierta en tu peor enemigo. Tus clientes esperan de tu parte una comunicación eficaz, que les tranquilice y les genere confianza.Hay algunos tips que te pueden ayudar a potenciar tu coaching telefónico para brindar un servicio ágil, productivo y altamente profesional.
1. Centraliza la gestión de llamadas
Lo primero de todo es disponer de una solución para centralizar la gestión de llamadas. Evita esperas, llamadas no atendidas, colas de llamadas interminables y sufrimiento innecesario a tus clientes con una buena organización. No puedes además tener un alto rendimiento de tus agentes sin una solución de gestión de llamadas.Es prácticamente imposible gestionar un equipo de coaching si no puedes dirigir las llamadas hacia el profesional adecuado. Disponer de una centralita con números virtuales y voz IP te permitirá gestionar todo desde un software, con el que podrás gestionar llamadas entrantes y salientes, monitorizar y grabar las llamadas o desviar llamadas a otro empleado cuando un número no esté disponible.
2. Utiliza herramientas para mejorar la productividad de llamadas
Con tu centro de llamadas de Ringover no sólo podrás gestionar llamadas entrantes y salientes, sino disponer de un sistema de organización que te permitirá controlar la comunicación interna. Accede a cualquier compañero del equipo con un power dialer inteligente, que te permitirá ahorrar tiempo para no tener que marcar los números una y otra vez.Utiliza soluciones que te permitan transferir llamadas de forma rápida y sin tener que marcar el número de tu compañero. Permite también que los miembros de tu equipo de coaching tengan acceso fácil a los contactos a los que deben llamar, con una agenda de contactos centralizada.
3. Supervisa las llamadas de tu equipo de coaching
No se puede mejorar lo que no se mide, ni se conoce. Seguro que te ayudaría a aumentar la satisfacción del cliente si pudieras evaluar las llamadas que realizan los empleados y su desarrollo para poder perfeccionar los procesos.Haz un seguimiento en tiempo real de las llamadas, con doble escucha, y evalúa la cronología de la llamada para poder supervisar tiempos y procesos de cara a perfeccionar las técnicas de tus coaches. Esta información sería también altamente valiosa para que tu equipo de Recursos Humanos pueda formar a los asesores y terapeutas telefónicos de cara a ser más ágiles y ofrecer un mejor rendimiento.
4. Analiza las estadísticas de tus terapeutas y coach
No dejes al azar la calidad del servicio de los miembros de tu equipo de coaching telefónico. El asesoramiento profesional puede valorarse en función de los datos. Utiliza una solución como la que te ofrece Ringover para analizar las estadísticas de todos los miembros del equipo.Tiempos de duración de llamadas, número de llamadas diarias atendidas, tiempo de espera por parte del cliente… Todos estos datos son objetivos y pueden medirse, de cara a brindar instrucciones a tu equipo para ser más efectivos y aprovechar el tiempo.
5. Forma a tu equipo de coaching
No se trata sólo de implementar nueva tecnología de telefonía IP y software de call center. Es importante que todo el equipo de coaching esté implicado y disponga de información para poder perfeccionar sus técnicas de comunicación por teléfono en cada interacción con el cliente.En esta línea, la formación de los profesionales de coaching y agentes comerciales telefónicos es clave para potenciar su rendimiento. Analizando la calidad de las llamadas, podrás valorar qué aspectos técnicos y profesionales necesitas mejorar.
6. Define objetivos
Para que tu equipo de coaching pueda tener el rendimiento adecuado, es imprescindible medir objetivos. Define los KPI’s en los que deben enfocarse para poder alcanzar el rendimiento esperado.Tanto en lo que respecta a los aspectos de productividad, como duración de las llamadas y tasa de llamadas telefónicas, como también en lo que se refiere a la calidad y estructura de las llamadas, que podrán ser supervisadas por un encargado sin que el cliente ni el agente lo sepan.
7. Crea un plan de comunicación
Además de las herramientas técnicas, necesitas elaborar materiales y protocolos para que los coaches sepan cómo actuar en cada situación. Esto permitirá que el equipo trabaje de forma coordinada, y puedan llevarse a cabo todo tipo de acciones en el menor tiempo posible y de forma fácil y eficaz.8. Empodera a tu equipo de coachingUna de las primeras reglas del coaching es que los miembros de tu equipo estén motivados. De esta forma podrán orientar, guiar y motivar mejor a tus clientes. En esta línea, empoderar a tu equipo de coaches a través de una comunicación interna eficaz y transparente ayudará a todo tu equipo a mejorar el rendimiento.El liderazgo, la confianza y la iniciativa del coach, al ser más consciente de sus acciones y los resultados que generan, le permitirá superarse e incidir sobre aquellos aspectos que necesita mejorar.En Ringover estamos comprometidos con el éxito de tu negocio en el sector coaching. Con nuestras soluciones de telefonía IP y centro de llamadas podrás planificar, organizar y coordinar a tu equipo de coaches y agentes comerciales para ser altamente productivos y ofrecer el mejor servicio a tus clientes. Prueba ya gratis nuestra solución sin compromiso durante 7 días.
