10 Herramientas Colaborativas para Teletrabajar a Distancia

Teletrabajo, movilidad, trabajo en equipo, trabajo flexible... El mundo del trabajo está cambiando. El número de personas que trabaja desde casa ha crecido un 29% en los últimos años, al margen de la crisis actual del coronavirus, y al menos un 7% del total de trabajadores declara hacerlo de manera ocasional.

Estos cambios en los métodos de trabajo hacen necesario adaptar las prácticas y los procesos, incluidas las herramientas colaborativas. Éstas son necesarias, no sólo para poder crear un flujo de trabajo más fluido entre oficinas de distintos países sino para casos más específicos en los que, por ejemplo, un agente cambia de país por cuestiones personales pero sigue trabajando para tu empresa.

Afortunadamente, cada vez existen más herramientas para teletrabajar que permiten trabajar en las mejores condiciones, ya sea a distancia unos días a la semana o a tiempo completo en una oficina.

Para hacerte la tarea más sencilla, aquí te dejamos una selección de las que consideramos las 10 herramientas de trabajo a distancia esenciales para poder trabajar desde donde quieras.

Lista de las 10 mejores herramientas colaborativas

1. Ringover

Con la aplicación web y móvil de Ringover, el teléfono de tu empresa te sigue donde trabajes: en la oficina, en casa, en un espacio de coworking, en la carretera, en el extranjero… Esta solución de comunicación omnicanal también facilita el teletrabajo gracias a sus funcionalidades de colaboración: videollamada, invitación a unirse a una llamada, contactos compartidos, mensajería instantánea... ¡y muchas otras! Además, Ringover tiene más de 50 integraciones con diferentes herramientas empresariales. Con API disponibles también, será pan comido añadirlo a tu selección de software empresarial.

2. My Meeting Time

My Meeting Time es un sencillo sitio web con una extensión de Chrome que te ayuda a organizar fácilmente tus reuniones internacionales.Solo hay que introducir tu ciudad y las ciudades de los distintos participantes de la reunión, y My Meeting Time te encontrará automáticamente las posibles franjas horarias durante las horas normales de trabajo. ¡Es tan simple como eso!

3. Slack

Slack es una plataforma de chat interna que reúne todos los flujos de comunicación de la empresa. Proporciona a todos un espacio de trabajo compartido donde las conversaciones están organizadas y son accesibles. Los equipos pueden así intercambiar, compartir documentos, colaborar... y todo ello desde cualquier lugar.

Slack es particularmente útil para los equipos que trabajan a distancia o desde casa: los mensajes facilitan la organización de debates por equipo o proyecto. ¡Y la función de compartir pantalla facilita mucho la colaboración entre varios sitios! Como confirma uno de sus clientes, Zapier, el intercambio de pantalla interactivo, que permite a los participantes en una llamada de Slack hacer clic, desplazarse, escribir e incluso editar lo que se comparte en la pantalla de presentación, es un verdadero ancla para sus operaciones.

4. Azendoo

Azendoo es una herramienta de colaboración y productividad para los equipos que están repartidos entre varios departamentos o deslocalizados. Gracias a un espacio de trabajo colaborativo único, los trabajadores pueden comunicarse y acceder a la misma información desde cualquier lugar. La gestión de documentos se facilita gracias a las numerosas integraciones presentes en la herramienta: Evernote, Google Drive, Slack, Box, etc. Así, Azendoo reduce considerablemente el número de correos electrónicos enviados y mejora el trabajo en equipo.

5. Proofhub

Proofhub es un software de colaboración, organización y planificación todo en uno que permite a los equipos trabajar sin problemas, sin importar dónde se encuentren.Numerosas características permiten a los colaboradores trabajar más rápida y eficientemente: acceso al chat en línea, distribución de tareas, ajuste de los plazos (con Gantt project), intercambio de documentos, toma de notas, apertura de entradas y solicitudes, registros de actividad, etc.

Proofhub se integra con las herramientas más populares como FreshBooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive o Outlook, facilitando así la colaboración en equipo.

6. Quip

¡Quip es la herramienta perfecta para trabajar en un equipo deslocalizado! Es una aplicación web y móvil que facilita el trabajo conjunto y la colaboración. Cada persona del equipo tiene acceso al mismo documento en línea, puede identificar los últimos cambios realizados e intercambiar con sus colegas a través de un chat interno dentro del documento. Quip también permite integrar encuestas, editar imágenes o seguir el progreso del proyecto gracias a un calendario integrado e indicadores de seguimiento dinámico.

7. Miro

Miro es una pizarra online, que permite a los equipos de teletrabajo escribir, dibujar, modificar o añadir contenido en tiempo real. Disponible para ordenador, tablet y smartphone, Miro facilita la comunicación visual y la colaboración entre los miembros del equipo. Desde realizar un brainstorming a diseñar una interfaz hasta la toma de notas en las reuniones, Miro te ayuda en tu trabajo diario.

8. Namely

Namely es una plataforma de RRHH todo en uno que combina RRHH, nóminas, prestaciones, gestión del tiempo y mucho más. Namely ofrece un feed social de la empresa, con el que los empleados pueden estar al tanto de las novedades de la dirección, celebrar cumpleaños y hacer comentarios positivos a los compañeros. Cuando los empleados no están en la empresa, es especialmente importante controlar el tiempo trabajado para cumplir con la normativa. Con Namely, las horas trabajadas se registran digitalmente y son fácilmente controladas por RRHH.

9. TeamMood

TeamMood es una pequeña herramienta extremadamente fácil de usar para medir el bienestar en el trabajo. Con la ayuda de una simple encuesta diaria enviada por correo electrónico o por Slack, cada miembro de su equipo puede indicar de forma anónima su estado de ánimo del día y compartir un comentario.

Por ello, TeamMood es particularmente útil para medir el bienestar de los empleados remotos. ¿Cómo sabes si todo va bien sin vernos cara a cara o sin tener una charla informal en la cafetería? TeamMood ofrece un espacio libre para expresarse con total confidencialidad, y para asegurarse de que todo el equipo se sienta bien.

10. Take a break

Take a break, please es una aplicación web que funciona en los Mac, y que obliga a sus usuarios a tomar descansos regulares y levantar la vista del ordenador.Una de las trampas del teletrabajo es pasar horas detrás del ordenador: sin compañeros no hay descanso para el café. Con "Take a break, please", puede establecer el tiempo de trabajo entre cada descanso y la duración de los mismos. A la hora prevista, la pantalla de tu ordenador se congela, obligándote a tomar ese famoso descanso.

Hong Wee Teo, su creador, comenzó a desarrollar productos digitales hace unos años como hobby y ahora el resultado es impresionante, ha creado multitud de apps: http://supporturl.tumblr.com/. Según asegura, Take a break, es una de las que se siente más satisfecho, porque está comprobado que mirar fijamente a la pantalla del ordenador durante demasiado tiempo es malo para la salud.

¿Qué son las herramientas de trabajo a distancia?

Las herramientas de trabajo a distancia o colaborativas ayudan a equipos y grupos a trabajar juntos por un objetivo común. Se trata de una definición general, porque las herramientas de colaboración en línea tienen muchas funcionalidades diferentes. Pueden ayudar en la gestión de proyectos, proporcionar canales de comunicación seguros u ofrecer una pizarra digital interactiva. Por lo general, las herramientas de colaboración fomentan o permiten la interacción entre personas o simplifican el seguimiento de tareas.

¿Cómo elegir las mejores herramientas colaborativas para una empresa?

Dado lo común que es el trabajo a distancia en la actualidad, tenemos mucho donde elegir en lo que se refiere a herramientas de colaboración en línea. La amplia selección de herramientas de colaboración significa que todo el mundo puede encontrar la opción adecuada para sus necesidades, pero elegir una herramienta de colaboración puede resultar más difícil. Para ayudarte a evitar confusiones o que te sientas abrumado, hemos identificado las consideraciones clave a la hora de elegir la mejor herramienta de colaboración en línea para tus necesidades.

Interfaz de usuario y facilidad de uso

Una herramienta colaborativa puede ser un gran activo para tu equipo, pero sólo si el equipo realmente la utiliza. Uno de los mayores obstáculos a la hora de incorporarse a una herramienta de colaboración es su facilidad de uso. Si la experiencia del usuario es deficiente, si las funciones necesarias son de difícil acceso, confusas de utilizar o simplemente lentas de cargar, esto desanima al equipo a aceptar la herramienta e incorporarla a su flujo de trabajo diario. Al final, no sacarás todo el partido a la herramienta porque tu equipo no está aprovechando todo su potencial.

Antes de comprometerte con una herramienta de colaboración en línea, ver una demostración o incluso aprovechar una prueba gratuita te permitirá confirmar si la herramienta de colaboración tiene una buena experiencia de usuario. Tener una interfaz intuitiva crea una experiencia de usuario fluida, por lo que los usuarios de una herramienta de colaboración realmente quieren utilizar la herramienta tanto como sea posible.

Integraciones

Las integraciones disponibles son una de las consideraciones más importantes a la hora de elegir una herramienta de colaboración en línea. Si tu equipo ya utiliza software empresarial, corres el riesgo de que pierdan el tiempo si el software no está integrado. Puede que tengan que introducir los mismos datos dos veces o que se confundan si la información no es coherente en los distintos programas. Por lo tanto, antes de comprar una herramienta de colaboración en línea, comprueba su biblioteca de integración para ver si tu software empresarial actual está en la lista o, al menos, si tiene API disponibles.

Precio

Se trata de una consideración obvia, pero puede ser decisiva. Por suerte, muchas herramientas de colaboración en línea ofrecen varios planes adaptados específicamente a las necesidades y precios de empresas de distintos tamaños. Por ejemplo, Ringover tiene tres planes disponibles, por lo que puedes elegir el plan ideal para la escala actual de tu empresa.

Funcionalidades

Las funciones varían enormemente entre las herramientas para el teletrabajo. Esto se debe en gran parte al hecho de que las herramientas de colaboración pueden tener fines muy diferentes. Por ejemplo, Ringover es un cloud contact center, mientras que Asana es una herramienta de gestión de proyectos. Así que antes de empezar a buscar una herramienta de colaboración en línea, haz una lista de los retos a los que os enfrentáis tú y tu equipo. Una vez que hayas definido los problemas, será fácil identificar qué tipo de herramienta de colaboración y, más concretamente, qué características proporcionarían las soluciones que necesitas.

Trabajo en equipo a distancia: Cómo colaborar con éxito

Hoy en día, el trabajo a tiempo completo en la oficina ya no se considera obligatorio para muchos puestos. El trabajo a distancia es una ventaja para muchos empleados, y también para los empresarios. De hecho, los estudios han demostrado que la productividad puede aumentar hasta un 13% entre los empleados que trabajan desde casa. Pero para aprovechar al máximo las ventajas del trabajo a distancia, tendrás que abordar los retos habituales que conlleva. Si estás buscando formas de mejorar el entorno de trabajo a distancia en tu lugar de trabajo, echa un vistazo a la siguiente lista.

Una comunicación excelente

Tanto si se trabaja a distancia como en persona, la comunicación es clave para garantizar que todos comparten la misma visión y los mismos objetivos. En lugar de reunirse en persona, las empresas que trabajan a distancia suelen optar por las videollamadas para crear una conexión más estrecha entre los empleados. Si echas de menos las charlas informales, asegúrate de que los miembros del equipo disponen de las herramientas de chat internas para poder mantener grupos de discusión o intercambiar mensajes sobre la marcha.

Herramientas offline

Contratar a un trabajador a distancia no significa abandonarlo a cualquier entorno de trabajo, sino todo lo contrario. Es importante proporcionarles un espacio de trabajo y herramientas equivalentes a las que se encuentran en la oficina doméstica. Piensa en comprar un ordenador, una pantalla o incluso compartir el coste del mobiliario de la oficina en casa, como un escritorio o una silla.

Mantén tu horario habitual de oficina

...¡en la medida de lo posible! Uno de los mayores obstáculos es, por supuesto, la presencia de niños en casa. Si consigues establecer una rutina regular durante el horario laboral, puede ayudarte a mantener una productividad constante. Además, si mantienes un horario regular, tus compañeros de trabajo pueden estar seguros de que estarás disponible cuando te necesiten.

Establece límites entre lo personal y lo profesional

Si puedes, crea una oficina en casa que te permita concentrarte, aunque sólo sea recogiendo tu espacio de trabajo antes de empezar el día. Si tienes un ordenador estrictamente de trabajo, utilízalo sólo para trabajar y reserva las actividades personales para tu ordenador personal. Si no recibes llamadas profesionales en el móvil, mantenlo apagado o en modo silencioso -y en otra habitación, preferiblemente- para no tener la tentación de consultarlo durante el día. Y si tienes un ritual típico para desconectar después del trabajo, como prepararte una taza de té o pasar tiempo con la familia, ¡asegúrate de mantener esas rutinas!

Ten un número de teléfono profesional distinto

Una línea de teléfono profesional dedicada a las llamadas de trabajo te evitará tener que atender llamadas personales o tener que llamar a clientes o socios desde tu número personal. La aplicación de Ringover permite tener varios números de teléfono locales y líneas móviles con buzón de voz personalizado en tu smartphone personal, lo que se traduce en un ahorro significativo para tu empresa, ¡sin necesidad de costosos planes de datos o dispositivos! También tienes la opción de elegir qué número mostrar cuando realizas llamadas, según la ubicación de un corresponsal determinado. Por último, puedes establecer un horario comercial en tu línea Ringover para que no recibas llamadas ni mensajes fuera del horario laboral.

Haz pausas cortas no negociables

¡No negocies las pausas! Las pausas breves y frecuentes a lo largo del día son una de las mejores formas de cuidar tu salud mental y física, en casa o en la oficina. Te ayudarán a mantener la concentración y a tener una mejor perspectiva mental.

Elige las herramientas adecuadas

Las herramientas de chat y videoconferencia han facilitado más que nunca el contacto permanente con los compañeros a distancia. Además de mejorar la moral y evitar que los miembros del equipo sientan que trabajan en el vacío, estas herramientas mantienen a todo el mundo al día de los acontecimientos clave de la empresa. Otros equipos importantes que pueden ayudar a hacer más cómoda la experiencia de trabajar desde casa son:

• Auriculares y micrófono profesionales para una comunicación de calidad HD
• Un teclado y un ratón ergonómicos para mejorar la posición de las manos y la comodidad
• Un segundo monitor para mejorar la capacidad visual y aumentar la eficiencia
• Una lámpara de escritorio para mejorar la visibilidad y reducir la fatiga ocular que supone mirar fijamente a la pantalla del ordenador
• Un amplificador de señal Wi-Fi para obtener la señal WiFi más rápida y fiable en su puesto de trabajo
• Una silla ergonómica para apoyar su postura corporal mientras está sentado durante largos períodos de tiempo
• Un reloj despertador para no desviarse de tu horario

Tanto si tu empresa está planeando adoptar el teletrabajo como si ya lo ha puesto en marcha, Ringover puede ayudarte a configurar un sistema de telefonía en la nube repleto de más de 70 funcionalidades para que tus empleados puedan trabajar como si nunca hubieran salido de la oficina. Para ver descubrir por ti mismo todas las ventajas de la telefonía IP de empresa de Ringover, empieza ya tu prueba gratuita y aprovecha todas las funcionalidades capaces de mejorar la gestión de equipos en remoto.

FAQs sobre Herramientas colaborativas

¿Qué son las herramientas colaborativas online?

Una herramienta colaborativa en línea es un programa informático que facilita que las personas trabajen juntas a distancia gracias a Internet. Algunas herramientas de colaboración virtuales intentan servir para muchos propósitos diferentes, pero las más eficientes y populares se centran en hacer bien una sola cosa. Por ejemplo, Ringover es un servicio de telefonía VoIP que se centra en dar soporte a las llamadas entrantes y salientes. Las funciones de Ringover están orientadas a que ese servicio sea completo y de mayor calidad.

¿Qué herramientas para teletrabajo favorecen la colaboración?

He aquí algunas herramientas que fomentan la colaboración online:

• Ringover
• Monday.com
• Miro
• Asana
• Teamwork

¿Qué herramienta digital es la más utilizada para la colaboración?

Slack es una herramienta de colaboración digital muy utilizada. Esto se debe a que Slack permite que los miembros del equipo se comuniquen entre sí y entre grupos. Además, Slack tiene integraciones con otros programas empresariales y una función de búsqueda de conversaciones.

¿Qué ejemplos hay de herramientas de colaboración?

Aquí tienes una lista de las herramientas de colaboración más utilizadas:

• Ringover
• Azendoo
• Proofhub
• Quip
• Miro
• Scrumie
• Teamwork
• Xtensio
• My Meeting Time
• Slack
• Namely
• Time Doctor
• Take a Break, Please
• Freshdesk

¿Qué son las herramientas colaborativas?

Las herramientas colaborativas ayudan a los equipos a trabajar juntos de forma más eficiente que sin ellas. Para ayudar a los empleados a mejorar su rendimiento, las herramientas de colaboración en el trabajo suelen facilitar la comunicación, el seguimiento de tareas y la gestión de proyectos y, en general, aumentan la productividad. A veces, una herramienta de colaboración también agiliza los flujos de trabajo y fomenta la innovación entre los empleados.

¿Qué es una herramienta colaborativa de gestión de proyectos?

Las herramientas de colaboración para la gestión de proyectos son programas informáticos que ayudan a los gestores y a los equipos a realizar un seguimiento de las tareas, los plazos, los hitos y el progreso de un proyecto. Las herramientas de colaboración para la gestión de proyectos permiten a los equipos simplificar su día a día y mejorar su rendimiento. A menudo, las herramientas de colaboración para proyectos ofrecen funciones como mensajería instantánea, videoconferencia o seguimiento de tareas.

¿Qué es el trabajo en equipo a distancia?

El trabajo en equipo a distancia se produce cuando un grupo trabaja conjuntamente de forma sincrónica y asincrónica para lograr un objetivo común. El grupo trabajará desde distintos lugares, que pueden incluir entornos de trabajo fijos, móviles o remotos. El trabajo en equipo a distancia es relativamente fácil gracias a Internet y a las herramientas de colaboración en línea.

¿Cómo se puede desarrollar un buen trabajo en equipo cuando se trabaja a distancia?

Organiza una charla virtual para que los compañeros de equipo puedan intercambiar ideas. He aquí algunas actividades y estrategias para que tu equipo colabore bien:

• Elige videoconferencias siempre que sea posible para interactuar cara a cara.
• Cree eventos o reuniones para que la gente pueda conocerse en la vida real.
• Compensa los gastos de viaje y hotel para que los empleados puedan visitar la oficina o asistir a eventos de la empresa con regularidad.

¿Qué importancia tiene el trabajo en equipo a distancia?

El trabajo en equipo a distancia es importante porque muchos empleados lo consideran una ventaja positiva, hasta el punto de que incluso aceptan una reducción salarial. Además, los empleados suelen notar un aumento de su rendimiento cuando trabajan en casa. Podrán entrar en la zona más fácilmente y controlar las distracciones a su alrededor porque tendrán más control sobre su entorno de trabajo. Además, tendrán un mayor control sobre su horario para poder aprovechar al máximo los momentos productivos y tomarse los descansos necesarios.