Los 10 mejores software de comunicación interna para empresas

Un buen software de comunicación interna no solo facilita la transmisión de información y la colaboración en tiempo real, sino que también favorece la optimización de procesos de tus equipos, aumentando considerablemente su productividad.

En este artículo, te presentamos los 10 mejores software de comunicación interna para empresas, destacando sus características principales, beneficios y cómo cada uno de ellos puede contribuir a mejorar el flujo de trabajo y la cohesión de tus equipos.

Ya sea que busques una solución para gestionar proyectos, realizar videollamadas o compartir anuncios importantes, encontrarás una opción de telefonía VoIP adaptada a las necesidades de tu organización.

Tabla: Los 10 mejores software de comunicación interna para empresas

Lista: Los 10 mejores software de comunicación interna para empresas

1. El mejor software de comunicación interna: Ringover

Ringover es una solución de comunicación empresarial en la nube que ofrece una centralita virtual avanzada para gestionar llamadas, mensajería y videollamadas. Con funcionalidades de grabación de llamadas, mensajes de voz, power dialer y enrutamiento inteligente, Ringover facilita una comunicación fluida tanto entre equipos internos como con clientes externos. También se integra con múltiples herramientas CRM, lo que lo hace ideal para empresas que buscan centralizar la información del cliente y agilizar el flujo de trabajo interno de sus equipos.

Ventajas de Ringover ✅

• Fácil configuración y personalización.
• Integración con más de 60 herramientas CRM.
• Funcionalidades avanzadas de solución call center y enrutamiento de llamadas.
• Estadísticas en tiempo real para optimizar el rendimiento de los equipos.

2. Slack

Slack es una plataforma de mensajería que permite la comunicación en tiempo real entre equipos de trabajo mediante canales organizados por proyecto o departamento. Su interfaz amigable facilita el envío de mensajes, la organización de tareas y la integración con diversas aplicaciones, mejorando así la colaboración y eficiencia en equipos distribuidos.

Ventajas de Slack ✅

• Interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Amplia capacidad de integración con herramientas de productividad.
• Facilita la organización de mensajes en canales específicos.

Desventajas de Slack ❌

• Puede resultar costoso para equipos grandes.
• La gran cantidad de notificaciones puede llegar a ser abrumadora.
• Limitaciones en la búsqueda de mensajes en la versión gratuita.

3. Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en el sistema Kanban que permite a los equipos organizar tareas y proyectos en tableros visuales. Ideal para la comunicación interna y la colaboración, Trello es intuitivo y fácil de personalizar con tarjetas, etiquetas y fechas límite, permitiendo una vista clara de las tareas y el progreso.

Ventajas de Trello ✅

• Interfaz visual que facilita la organización de tareas.
• Altamente personalizable y con integración con otras herramientas.
• Ideal para equipos que siguen metodologías ágiles.

Desventajas de Trello ❌

• Limitada en funcionalidades avanzadas para proyectos complejos.
• Dependencia de integraciones para tareas más complejas.
• La versión gratuita tiene restricciones en el número de integraciones.

4. Netelip

Netelip es una plataforma de comunicación en la nube que combina servicios de telefonía VoIP con una centralita virtual. Diseñado para mejorar la comunicación empresarial, Netelip permite hacer y recibir llamadas, gestionar colas de llamadas y personalizar el enrutamiento para una mejor experiencia de cliente.

Ventajas de Netelip ✅

• Servicios de telefonía a precios accesibles.
• Integración con herramientas de gestión de clientes.
• Funcionalidades de centralita virtual avanzadas.

Desventajas de Netelip ❌

• Interfaz menos intuitiva que otros competidores.
• Soporte limitado en idiomas.
• Puede no ofrecer todas las funcionalidades de otras soluciones más avanzadas.

5. RingCentral

RingCentral es una plataforma de comunicaciones unificadas que ofrece llamadas, videoconferencias, mensajería instantánea y más en una única aplicación. Está diseñada para empresas de cualquier tamaño y permite gestionar la comunicación de forma integrada, con herramientas de análisis y personalización avanzada.

Ventajas de Ringcentral ✅

• Amplia variedad de funcionalidades en una sola plataforma.
• Opciones avanzadas de personalización y análisis.
• Escalable para empresas de todos los tamaños.

Desventajas de Ringcentral ❌

• Precio elevado en comparación con otras plataformas de comunicación.
• Curva de aprendizaje para usuarios sin experiencia.
• Algunas funciones avanzadas pueden requerir una configuración compleja.

6. Zadarma

Zadarma es un sistema de tecnología VoIP que permite a las empresas realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar, combinando telefonía en la nube con integraciones de CRM y herramientas de grabación de llamadas. Al igual que Ringover, es una opción económica para empresas que buscan centralizar sus comunicaciones a través de una única plataforma aunque sin tantas funcionalidades avanzadas.

Ventajas de Zadarma ✅

• Precios competitivos en comparación con otras plataformas.
• Funcionalidades completas de VoIP y centralita en la nube.
• Integración con CRM y otras herramientas de productividad.

Desventajas de Zadarma ❌

• Interfaz menos intuitiva y algo limitada.
• Soporte técnico limitado y lento en algunas regiones.
• Funcionalidades avanzadas solo en planes más caros.

7. Aircall

Aircall es una solución de telefonía cloud pensada para equipos de ventas y soporte. La plataforma permite hacer y recibir llamadas, grabar interacciones y configurar colas de llamadas para mejorar la experiencia del cliente, y cuenta con integración con CRM para centralizar la información.

Ventajas de Aircall ✅

• Fácil de configurar y usar.
• Integración nativa con CRM y herramientas de soporte.
• Funcionalidades de enrutamiento y gestión de llamadas avanzadas.

Desventajas de Aircall ❌

• Precio elevado, especialmente para pequeñas empresas.
• Limitaciones en los informes de análisis.
• Funcionalidades complejas.
• Poco acompañamiento durante el onboarding.

8. CloudTalk

CloudTalk es otra solución de telefonía en la nube orientada a equipos de ventas y de atención al cliente. Ofrece una centralita virtual, grabación de llamadas, estadísticas en tiempo real e integración con más de 50 herramientas. Es especialmente útil para empresas que buscan un sistema de telefonía completo y accesible para que sus trabajadores puedan comunicarse entre sí y colaborar en según qué tareas.

Ventajas de Cloudtalk ✅

• Interfaz fácil de usar y bien organizada.
• Funciones avanzadas de grabación y análisis de llamadas.
• Se integra con una variedad de CRM y aplicaciones de ventas.

Desventajas de Cloudtalk ❌

• Planes de precios elevados para usuarios con necesidades básicas.
• Algunas integraciones están limitadas a los planes premium.
• La calidad de las llamadas puede verse afectada por la conexión a internet.

9. Talkdesk

Talkdesk es una plataforma de contact center en la nube orientada a mejorar el soporte al cliente y la comunicación interna. Ofrece herramientas avanzadas de enrutamiento, grabación de llamadas y análisis de datos para optimizar el rendimiento de los agentes. Es ideal para empresas que desean mejorar la eficiencia y calidad del servicio al cliente.

Ventajas de Talkdesk ✅

• Amplias herramientas de análisis y seguimiento.
• Altamente personalizable y escalable para grandes empresas.
• Integración con CRM y otras aplicaciones de servicio al cliente.

Desventajas de Talkdesk ❌

• Costos elevados para pequeñas y medianas empresas.
• Curva de aprendizaje alta para usuarios novatos.
• Requiere una conexión a internet estable y rápida.

10. 3CX

3CX es un sistema de comunicaciones unificadas que ofrece telefonía IP para empresas, videollamadas y mensajería instantánea. Es ideal para empresas que buscan una solución completa y personalizable que puedan instalar en sus servidores o utilizar en la nube. Es una opción flexible y segura que se adapta a diferentes necesidades, sin embargo, la oferta ed funcionalidades que ofrece puede resultar muy limitada.

Ventajas de 3CX ✅

• Altamente personalizable y adaptable a distintas infraestructuras.
• Herramientas completas de comunicación unificada.
• Opciones de implementación en la nube o en servidores propios.

Desventajas de 3CX ❌

• Requiere conocimientos técnicos para la configuración inicial.
• Soporte técnico limitado en el plan gratuito.
• Puede ser complejo para empresas sin un departamento de IT.

¿Cómo escoger la mejor herramienta de comunicación interna?

Elegir la herramienta de comunicación interna adecuada para tu empresa depende de una evaluación detallada de tus necesidades, el tamaño de tu equipo y los objetivos de comunicación.

Aquí te compartimos algunos factores clave que deberías considerar para hacer una buena elección:

1. Define las necesidades de comunicación de tu equipo

Determina cómo tu equipo se comunica habitualmente y qué tipo de interacciones necesita la herramienta facilitar. Si tu equipo requiere un sistema para organizar tareas y proyectos, una herramienta como Trello podría ser adecuada. Por otro lado, si el enfoque es en la comunicación en tiempo real con videollamadas y mensajería instantánea, plataformas como Slack o Ringover serían más eficaces.

2. Asegúrate de que permite integraciones con tus herramientas

Es clave que la herramienta se pueda integrar con el resto de tus sistemas, como el CRM, software de gestión de proyectos y otras aplicaciones de productividad. Herramientas como Ringover, Aircall, y CloudTalk ofrecen integraciones amplias con sistemas CRM y de ventas, lo cual es crucial si necesitas una comunicación centralizada y eficiente.

3. Considera la escalabilidad y adaptabilidad de la herramienta

Evalúa si la herramienta puede adaptarse a medida que tu empresa crece o si permite añadir más usuarios o módulos fácilmente. Soluciones como Talkdesk y Ringover están diseñadas para crecer con la empresa, lo cual es importante si estás en expansión y no quieres cambiar de plataforma en el corto plazo.

4. Analiza el presupuesto y los costos a largo plazo

Las herramientas de comunicación interna suelen tener diferentes planes de precios. Considera qué funcionalidades son esenciales y cuáles podrían ser prescindibles según tu presupuesto. Opciones como Zadarma y Netelip son accesibles en términos de precio, aunque puede que no tengan tantas funcionalidades avanzadas como otras opciones un poco más completas, por ejemplo, Ringover.

5. Prueba la facilidad de uso y curva de aprendizaje

La usabilidad es esencial para asegurar que todo el equipo adopte rápidamente la herramienta. Busca plataformas con una interfaz intuitiva y que ofrezcan opciones de capacitación o soporte técnico. Por ejemplo, Slack y Trello destacan por su facilidad de uso, mientras que opciones más avanzadas como 3CX pueden requerir conocimientos técnicos adicionales.

6. Verifica las opciones de seguridad y cumplimiento

Asegúrate de que la herramienta cumpla con los requisitos de seguridad necesarios, especialmente si manejas datos sensibles. Soluciones como 3CX y Ringover ofrecen configuraciones avanzadas de seguridad y opciones de cumplimiento que pueden ser críticas para sectores regulados.

Evaluar estos factores te ayudará a tomar una decisión informada sobre qué herramienta de comunicación interna se adapta mejor a tu empresa. Una vez elegida, asegúrate de capacitar a tu equipo en su uso para aprovechar al máximo las funcionalidades y mejorar la comunicación en toda la organización.

Tal y cómo has podido comprobar a lo largo del artículo, aunque siempre debes escoger el software de comunicación interna que mejor se adapte a tus necesidades empresariales, hay una solución que sobresale sobre las demás: Ringover.

Gracias a sus numerosas funcionalidades, integraciones posibles y su garantía de cifrado y calidad de las llamadas, Ringover es la mejor opción para gestionar tus comunicaciones internas. Realiza ya una prueba gratuita y descubre por ti mismo porqué más de 14000 clientes confían en nosotros.

FAQs sobre software de comunicación interna

¿Qué tipos de comunicación interna existen?

La comunicación interna en una organización se puede clasificar en diferentes tipos, cada uno con un propósito específico para asegurar que la información fluya de manera eficaz y alcance a todos los niveles. A continuación, te detallamos los principales tipos que existen:

• Comunicación descendente: De los niveles jerárquicos superiores a los inferiores; incluye directrices y políticas.
• Comunicación ascendente: De los empleados hacia la dirección; facilita feedback y propuestas.
• Comunicación horizontal: Entre empleados del mismo nivel o departamento; facilita la colaboración.
• Comunicación diagonal: Entre diferentes niveles jerárquicos y áreas; mejora la coordinación en proyectos.
• Comunicación formal: Sigue canales y protocolos oficiales; se utiliza para mensajes importantes y documentados.
• Comunicación informal: Ocurre fuera de los canales oficiales; fomenta la integración y la camaradería.

¿Cómo gestionar la comunicación interna?

La gestión eficaz de la comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de una organización. Aquí tienes algunas buenas prácticas para gestionar la comunicación interna:

1. Utiliza herramientas de comunicación interna: Apóyate en software de mensajería instantánea, plataformas colaborativas y redes sociales empresariales para facilitar la comunicación entre los empleados.
2. Establece canales de comunicación claros: Definir y promover el uso de canales de comunicación formales, como reuniones regulares, boletines informativos o paneles de mensajes, puede ayudar a mantener a todos informados.
3. Fomenta la transparencia: Promueve una cultura corporativa de transparencia, donde se comparta la información relevante con todos los empleados de manera oportuna.
4. Incentiva la retroalimentación: Abre espacios para que los empleados puedan expresar sus inquietudes, hacer preguntas y proporcionar retroalimentación sobre temas importantes.
5. Comunica de manera efectiva los cambios: Ante cambios organizacionales, es crucial comunicar de manera clara y comprensible cómo afectarán a los empleados y qué se espera de ellos.
6. Utiliza múltiples formas de comunicación: No todas las personas responden de la misma manera a los mensajes. Utiliza una combinación de medios (escritos, visuales, orales) para asegurarte de alcanzar a todos.
7. Mantén una comunicación constante: La comunicación interna no debe ser un evento puntual, sino un proceso continuo que fortalezca la cohesión y colaboración entre los empleados.

¿Cómo elaborar una comunicación interna?

Para elaborar una comunicación interna efectiva en una organización, es importante seguir algunos pasos clave:

1. Identificar el propósito y objetivo de la comunicación: Antes de redactar el mensaje, asegúrate de tener claro por qué necesitas comunicarte y cuál es el resultado esperado.
2. Conocer a tu audiencia: Piensa en quiénes son los receptores del mensaje, cuál es su nivel de comprensión y cuál es la mejor forma de llegar a ellos.
3. Seleccionar el canal de comunicación adecuado: Decide si el mensaje se enviará por correo electrónico, mensaje interno, reunión presencial, carteles en la oficina, entre otros.
4. Estructurar el mensaje de manera clara y concisa: Utiliza un lenguaje sencillo, evita jergas o tecnicismos innecesarios y asegúrate de que el mensaje sea fácil de entender.
5. Incluir la información clave: Asegúrate de incluir todos los detalles importantes, fechas, acciones a seguir y cualquier otra información relevante.
6. Ser honesto y transparente: La honestidad es clave en la comunicación interna. Comparte información de manera clara y honesta para generar confianza entre los empleados.
7. Fomentar la interacción: Si es posible, motiva a los empleados a brindar retroalimentación, hacer preguntas o comentarios sobre la comunicación recibida.
8. Revisar y validar el mensaje: Antes de enviar la comunicación, asegúrate de revisarla para corregir posibles errores y validar que cumple con su propósito.
9. Evaluar el impacto: Una vez que se haya enviado la comunicación, evalúa su efectividad basándote en la respuesta de los empleados y los resultados obtenidos.

Al seguir estos pasos, podrás elaborar comunicaciones internas más efectivas y lograr transmitir la información de manera clara y adecuada a los empleados de tu organización.