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El automarcador es un software diseñado para marcar números de teléfono automáticamente, liberando a los agentes de esta tarea manual. Esto no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también mejora la eficiencia de los operadores.
Esta herramienta inteligente también es capaz de filtrar llamadas no contestadas, ocupadas o dirigidas a un contestador automático, asegurando que solo se establezcan conexiones con interlocutores reales.
Hay varios tipos de automarcador telefónico, incluidos los predictivos, progresivos y de marcación previa, cada uno con sus propias características, ventajas y desventajas, adecuados para distintas campañas y objetivos.
Sigue leyendo para descubrir más sobre estos sistemas y cómo pueden beneficiar a tu solución de call center.
¿Qué es un automarcador de llamadas y cómo funciona?
Un automarcador telefónico es un software diseñado para marcar números de teléfono automáticamente, liberando a los agentes de esta tarea manual. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores y mejora la eficiencia de los operadores. Este sistema es capaz de filtrar las llamadas no contestadas, ocupadas o recibidas por contestadores automáticos, asegurando que solo se establezcan conexiones con las personas adecuadas.
Tipos de automatización
Los automarcadores se clasifican según cómo realizan y transfieren las llamadas. Entre los tipos más comunes encontramos el automarcador predictivo, el progresivo y el de marcación previa.
El automarcador predictivo, considerado el más sofisticado y eficaz, emplea algoritmos para determinar el mejor momento para llamar, basándose en la disponibilidad de los agentes y la probabilidad de que los contactos respondan. Esto reduce los tiempos de espera de los operadores y aumenta la efectividad de las llamadas.
Por otro lado, el automarcador progresivo, más simple y seguro, realiza llamadas secuenciales y las asigna a los agentes disponibles, evitando así la pérdida de llamadas o la generación de llamadas fantasma. Sin embargo, puede generar pausas innecesarias si los contactos no responden o están ocupados.
El automarcador de marcación previa, el más flexible y personalizable, permite a los agentes decidir si desean o no realizar una llamada después de revisar la información del contacto. Esto permite adaptar la estrategia de llamada al perfil del cliente, aunque puede disminuir la productividad si los agentes rechazan muchas llamadas.
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Integración con CRM
La integración con una herramienta CRM es fundamental para el éxito de un automarcador. Esto permite acceder a la información de los contactos, registrar llamadas, programar recordatorios, enviar correos electrónicos, generar informes y analizar resultados.
Un CRM integrado mejora la calidad de las llamadas, personaliza el trato con los clientes, aumenta su satisfacción y fidelidad, y optimiza las campañas de telemarketing. Además, facilita la colaboración en equipo, la supervisión de agentes y la toma de decisiones basada en datos. El automarcador telefónico de Ringover te permite integrar tu sistema de comunicación empresarial con algunos de los CRM más potentes del mercado, como por ejemplo Salesforce, Hubspot, Pipedrive o incluso Zendesk.
Ventajas del automarcador en un call center
Implementar un automarcador en tu sistema de telefonía IP de empresa trae consigo una serie de ventajas significativas tanto para tu negocio como para los agentes y clientes. A continuación, exploramos los principales beneficios de esta herramienta el ámbito del telemarketing.
Mejora de la productividad de los agentes ✅
Uno de los beneficios más claros del uso de un automarcador es la notable mejora en la productividad de los agentes. Este sistema les ahorra el tiempo y el esfuerzo que supondría la marcación manual de números telefónicos, permitiéndoles dedicarse plenamente a la comunicación con los clientes y prospectos y a ofrecerles el mejor servicio posible.
El automarcador también filtra llamadas no productivas, como aquellas que no son respondidas, las que se encuentran ocupadas o son atendidas por contestadores automáticos, asegurando que los agentes solo se conecten con personas reales. Esto disminuye significativamente las llamadas en espera y aumenta la cantidad de contactos efectivos realizados por hora.
Maximización de las tasas de contacto ✅
El automarcador también juega un papel crucial en maximizar las tasas de contacto, es decir, el porcentaje de llamadas que logran establecer una comunicación efectiva con el cliente potencial. Gracias a algoritmos avanzados, el sistema determina el mejor momento para realizar llamadas, basándose en la disponibilidad de los agentes y la probabilidad de que los contactos contesten, evitando así llamar en momentos inoportunos o saturar a los clientes con intentos repetidos.
Además, permite personalizar el mensaje de voz o el texto de los SMS para empresa enviados a los contactos, adaptándolos al perfil del cliente, el tipo de campaña o el propósito de la llamada, lo que resulta en un incremento en el interés y la atención de los clientes hacia la llamada.
Reducción de costos operativos ✅
Por último, el automarcador contribuye a la reducción de los costos operativos en el call center. Al automatizar la marcación telefónica, disminuye la necesidad de contratar más personal o de extender las horas de trabajo, lo que se traduce en un ahorro significativo en salarios y costos de capacitación.
Al funcionar en la nube, el automarcador elimina la necesidad de infraestructura física y mantenimiento constante, reduciendo así los gastos en instalación y actualización. La integración con CRM facilita el análisis de datos y el seguimiento de resultados, permitiendo una toma de decisiones más informada y mejorando el retorno de inversión.
Mejora la comunicación gracias a Ringover
Ringover proporciona el automarcador telefónico necesario para ayudar a tus agentes a gestionar todas las llamadas con clientes y prospectos.
Consideraciones al elegir un automarcador para tu call center
Seleccionar un automarcador para tu call center requiere más que sólo evaluar sus ventajas. Es crucial considerar sus características y requisitos específicos, ya que no todos los automarcadores se ajustan a todas las necesidades. Por ello, es esencial prestar atención a ciertos aspectos clave antes de tomar una decisión.
A continuación, destacamos dos factores críticos: la compatibilidad y la escalabilidad, además de la facilidad de uso y el soporte técnico.
1. Compatibilidad
La compatibilidad del automarcador con otros sistemas y herramientas que ya utilizas es fundamental. Si operas con un CRM o un software de gestión de clientes, es importante que el automarcador pueda integrarse perfectamente, facilitando el acceso a información de contactos, registro de llamadas, programación de recordatorios, envío de correos electrónicos, generación de informes y análisis de resultados.
2. Escalabilidad
La escalabilidad también es un aspecto crucial. A medida que tu call center crece, el automarcador debe ser capaz de adaptarse al aumento de agentes, llamadas o campañas sin comprometer la calidad o la eficiencia. Por ello, es recomendable optar por un automarcador basado en la nube, que ofrezca acceso desde cualquier dispositivo y lugar, además de planes flexibles y personalizables que se ajusten a tus necesidades.
3. Facilidad de uso
La facilidad de instalación, configuración y uso del automarcador, tanto para administradores como para agentes, es otro factor a considerar. Es esencial que cuente con una interfaz intuitiva y amigable, que permita personalizar opciones y funcionalidades según tus preferencias y objetivos. Un manual de usuario, tutorial o demostración puede ser de gran ayuda para dominar rápidamente su manejo.
4. Soporte técnico
El soporte técnico proporcionado por el proveedor del automarcador es igualmente importante. Debe ser un servicio profesional, ágil y efectivo, disponible 24/7, que ofrezca diversas vías de comunicación, como teléfono, correo electrónico o chat, y que te asista en cualquier consulta o inconveniente. Además, es vital que garantice la seguridad y privacidad de tus datos y cumpla con la normativa vigente.
Conclusión
Un automarcador de llamadas es esencialmente una herramienta diseñada para automatizar el proceso de marcación telefónica, filtrar las llamadas sin respuesta y conectar únicamente con contactos efectivos. Esta capacidad te permite incrementar la productividad de tus agentes, optimizar las tasas de contacto, minimizar los costos operativos y elevar la satisfacción de tus clientes.
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