Pipeline de Ventas: Qué es y cómo crear un funnel definido para vendedores

Para optimizar el rendimiento de ventas de tu empresa, necesitarás organizar el ciclo de ventas. Una de las técnicas más populares para agilizar y organizar las actividades de ventas es el pipeline de ventas. El pipeline de ventas ayuda a los equipos de ventas a visualizar el flujo de clientes potenciales, realizar un seguimiento de sus cadencias de ventas y hace hincapié en la idea de mantener el pipeline lleno y fluido.

Para comprender mejor qué es un sales pipeline, cómo ponerlo en marcha y sus ventajas, sigue leyendo.

¿Qué es un pipeline de ventas?

Un pipeline de ventas es una forma visual de realizar un seguimiento de los compradores potenciales a través del funnel de ventas (también conocido como embudo de ventas). Al igual que un embudo de ventas, la canalización de oportunidades ayuda a los representantes comerciales a organizar su actividad y a saber en qué punto del túnel de ventas se encuentra cada cliente potencial. La diferencia entre un embudo de ventas y un "pipeline" de ventas es una cuestión de escala. El pipeline de ventas define los pasos específicos que seguirán los vendedores para guiar a un cliente potencial desde el primer contacto con un vendedor hasta la conversión final. Es un proceso "más corto" o más limitado en comparación con el embudo de ventas, que sigue al cliente potencial desde el momento en que conoce la empresa, conocimiento que puede incluir o no un primer contacto.

Un pipeline de ventas puede incluir acciones como que un cliente potencial responda a un cold email o acepte una demostración de ventas. A menudo, las acciones de un sales pipeline pueden incluir una cadencia de ventas o un contacto automatizado a través de una herramienta de prospección comercial.

Los canales de ventas ayudan a los equipos de ventas a dividir las responsabilidades de prospección en tareas fácilmente digeribles y rastreables. Gracias al pipeline de ventas, los comerciales sabrán si el cliente potencial está cualificado, qué acciones ha realizado ya y minimizarán el riesgo de que un cliente potencial se pierda.

¿Cuáles son las etapas de un pipeline de ventas?

Un sales pipeline puede variar enormemente de una empresa a otra, incluso en el número de etapas que incluye. Una pequeña empresa puede tener sólo unas pocas etapas, mientras que una empresa con un proceso de ventas complejo puede tener hasta ocho o nueve etapas en su proceso de ventas. Las necesidades específicas de la empresa determinarán qué etapas componen el proceso de ventas. Por ejemplo, si vendes un SaaS, lo más probable es que una demostración en directo sea una etapa clave en el proceso de ventas. Del mismo modo, un agente inmobiliario necesitará mostrar una propiedad a sus clientes potenciales, ya sea en persona o a distancia.

Sin embargo, hay ciertos momentos en el pipeline de ventas que se incluyen comúnmente, independientemente del tamaño de la empresa o de la industria, que hemos enumerado a continuación. Estos pasos comunes proporcionan una estructura básica para las empresas que acaban de poner en marcha un proceso de ventas y necesitan un punto de partida. Con el tiempo, a medida que el pipeline vaya madurando y se experimente con él para mejorar el rendimiento, se irá ajustando esta fórmula básica para crear un pipeline de ventas que responda a las necesidades específicas de la empresa.

Prospección

La prospección es el proceso de encontrar compradores potenciales que tengan necesidad de su servicio o producto. La fase de prospección del proceso de ventas varía enormemente en función de los productos y servicios, su infraestructura operativa actual y la base de clientes a la que se dirige. Por ejemplo, si sabes que tu lista de clientes suele estar en un canal de redes sociales específico, realizar campañas de marketing digital en ese canal podría ser un canal de prospección útil.

Cualificación de clientes potenciales

La cualificación de clientes potenciales se produce cuando se comprueba que un cliente potencial reúne determinadas condiciones que confirman que podría y estaría dispuesto a comprar tu producto o servicio. La cualificación es un paso clave en el proceso de ventas porque garantiza un nivel básico de eficacia para el proceso de ventas. Después de todo, no tendría sentido que los representantes de ventas dedicaran tiempo a un contacto que no tiene poder de decisión o que ha indicado que no dispone del presupuesto necesario para contratar un servicio.

Recopilar los criterios de un contacto cualificado ayuda mucho a organizar esta fase del proceso de ventas. Puedes hacer las preguntas más comunes, que hemos enumerado a continuación, pero definitivamente vale la pena mantener un ojo en este paso del proceso de ventas. Por ejemplo, si descubres que los clientes que se convierten tienen una característica común, puede que quieras empezar a comprobarla durante el proceso de calificación. Si el cliente potencial tiene esa característica, sabrás que merece la pena priorizarlo.

• ¿Hay presupuesto disponible para invertir en tu producto/servicio?
• ¿Es mi contacto una persona con capacidad de decisión?
• ¿Resolverá tu producto un obstáculo o producto al que se enfrentan?

Propuesta de reunión

El título de este paso del proceso de ventas se explica por sí mismo. Pero aunque sea sencillo, no lo es tanto. Puedes utilizar la difusión multicanal para programar una reunión y maximizar las posibilidades de llegar al cliente potencial a través del canal adecuado y en el momento oportuno. ¡Y sé persistente! Aunque una llamada en frío puede conducir al éxito, la persistencia suele ser lo que marca la diferencia entre un acuerdo ganado o perdido.

Negociación

Durante el periodo de negociación, construye una relación con el cliente potencial para conocer mejor sus necesidades y saber cómo gestionar la negociación. Céntrate en establecer un intercambio fluido con el cliente potencial: el uso de una estrategia de comunicación omnicanal es muy útil durante este paso. Si aprovechas un enfoque omnicanal, puedes llegar al cliente potencial a través de sus canales de comunicación preferidos en un momento optimizado para captar su atención.

Esto ayuda a que el cliente potencial conozca los productos y servicios de su empresa para que pueda visualizar cómo pueden transformar su vida cotidiana. Además, las conversaciones que mantengas durante este paso te revelarán las prioridades del cliente potencial, los obstáculos a los que se enfrenta y otras consideraciones prácticas como los presupuestos, la incorporación y el momento adecuado para implantar un nuevo producto o solución.

Acuerdo ganado o perdido

Esta última etapa del proceso de ventas está relacionada con el cierre de ventas. Una vez finalizadas las negociaciones en la etapa anterior y acordados los términos de la operación, es el momento de preparar el contrato y finalizar la venta. En un mundo ideal, la transición de la fase de negociación al cierre de la venta sería fluida. Sin embargo, la realidad no siempre es tan sencilla: la parte interesada puede exigir concesiones de última hora o incluso desaparecer por completo.

Si el cliente exige concesiones, corresponde al representante de ventas trabajar con él y con otras partes interesadas para llegar a un acuerdo que beneficie a todos. Pero si el cliente desaparece, no hay que perder toda esperanza. Puedes ponerte en contacto con él varias veces para reanudar la conversación y hacerle saber que siempre puede ponerse en contacto contigo cuando le convenga para cerrar la venta.

Cómo crear un pipeline de ventas

Construir un proceso de ventas puede parecer una tarea desalentadora que requiere mucho tiempo. Por eso es mejor dividir el proceso en pasos. Esto organiza el proceso de creación de una canalización de ventas y te ayuda a comprender cuánto tiempo y cuántos recursos serán necesarios para poner en marcha una canalización.

1. Crea una lista de clientes potenciales

Este es un buen punto de partida para crear una cartera de ventas. Al hacer una lista de tus clientes potenciales actuales, podrás colocarlos en la fase correcta del proceso de ventas agrupándolos en función de sus puntos en común. Si ya has empezado a organizar tu canal de ventas, esta es la oportunidad perfecta para evaluar si sigue siendo el más adecuado para tu empresa. Comprender el proceso de ventas y adaptarlo a tu negocio es una parte importante de la creación de un embudo de ventas saludable, algo que veremos en la siguiente sección, así que vamos a ello.

2. Definir el funnel de ventas actual

El recorrido del cliente es lo suficientemente complejo como para que resulte casi imposible esbozarlo por completo hasta el último detalle. Al fin y al cabo, no se pueden tener en cuenta todas las influencias que llevarán a un cliente potencial a comprar un producto o servicio. Dicho esto, existen medidas operativas (como el canal de ventas o el embudo de ventas) que ayudan a comprender hasta qué punto un cliente potencial está dispuesto a comprar y si se debe invertir tiempo y recursos en el desarrollo de la venta.

El embudo de ventas realiza un seguimiento de las interacciones de un cliente con su empresa desde el conocimiento hasta la conversión y más allá, especialmente si la retención de clientes es un objetivo de su empresa. Un embudo de ventas, al igual que un canal de ventas, se optimiza al máximo cuando está personalizado para sus clientes potenciales. Cuanto más específico sea, mejor. Para ayudarte a definir y/o crear tu embudo de ventas, hemos elaborado el siguiente marco general.

Conecta

Se trata de la primera interacción con el cliente potencial, por lo que tendrás una prueba de su interés y una vía para empezar a hablar activamente de sus necesidades. Aunque técnicamente el embudo de ventas comienza cuando el cliente potencial conoce tu empresa, el primer contacto se considera un momento clave porque si el cliente interactúa con tu empresa, suele ser una señal de interés.

Concertar una cita

Se concierta una cita con el cliente potencial para conocer los obstáculos a los que se enfrenta y cuáles son sus necesidades.

Cita concertada

En este punto, sabrás si el cliente potencial es un cliente potencial cualificado o no. Ahora que ya puedes determinarlo, puedes decidir si sigues dedicándole tiempo. Si el cliente potencial está cualificado, puedes dedicar este tiempo a analizar sus obstáculos y deseos y a elaborar una solución adaptada a sus necesidades.

Solución propuesta

En este punto, puedes recabar la opinión del cliente potencial sobre la solución que le has ofrecido para perfeccionarla. En esta fase, lo mejor es escuchar. Cuanto más personalizada sea la oferta, mayores serán las posibilidades de conversión.

Envío de la propuesta

Ahora que has explorado sus necesidades y expectativas, puedes enviar la oferta final y completar las negociaciones necesarias.

3. Calcular la tasa de éxito en cada etapa del proceso de ventas

Observar el grado de conversión de cada etapa del proceso de ventas te ayudará a comprender qué pasos funcionan bien y cuáles necesitan mejoras. Comprender esta métrica te ayudará no sólo a entender los puntos débiles de la canalización de ventas, sino también cuánto tiempo pasan los clientes potenciales en cada etapa del proceso de ventas.

Se trata de una información valiosa porque calcular el tiempo medio que tardan los clientes potenciales en completar el proceso de ventas te permitirá calcular tu ciclo medio de ventas. Esa métrica te da una idea de cómo puedes acortar el ciclo de ventas y aumentar el rendimiento de tu equipo de ventas con el tiempo.

4. Definir los obstáculos o bloqueos que afectan al rendimiento

Al examinar el proceso de ventas, es probable que te encuentres con obstáculos o problemas que alargan el proceso de ventas o que hacen que las oportunidades de venta no lleguen a buen puerto. Ahora tienes la oportunidad de elaborar un plan de ataque para minimizar esos obstáculos, de modo que tu canal de ventas tenga un buen flujo.

5. Calcular los objetivos de ingresos

Cuando analices tu canal de ventas y la duración del ciclo de ventas, dispondrás de la información necesaria para calcular o recalcular tus objetivos de ingresos. La idea es tener en cuenta toda la información que has recopilado hasta ahora para crear objetivos lo suficientemente ambiciosos como para motivar al equipo y lo suficientemente razonables como para que no se desanimen.

6. Crea o adapta tu pipeline de ventas

Ahora que ya has recopilado toda esta información y definido las acciones para optimizar tu proceso de ventas, ha llegado el momento de crear tu pipeline de ventas. Como se ha mencionado anteriormente en el artículo, puedes utilizar los cinco pasos de un pipeline de ventas para crear su estructura.

• Prospección
• Cualificación de clientes potenciales
• Reunión Propuesta
• Negociación
• Acuerdo ganado o perdido

7. Supervisar la eficacia del proceso de ventas y mejorarlo según sea necesario.

Ya has creado tu canal de ventas, ¡enhorabuena! Una de las mejores cosas de tener el proceso de ventas en marcha es que ahora puedes hacer un seguimiento de su rendimiento. Podrás evaluar los pasos individualmente y en su conjunto y realizar experimentos para mejorarlo. La mejor práctica consiste en aplicar los cambios lentamente y realizar experimentos de forma individual para poder aislar los efectos de cada acción. Realizando experimentos metódicamente, podrá optimizar su proceso de ventas a corto y largo plazo.

¿Cómo mejorar un sales pipeline?

Como acabamos de ver, una de las formas más importantes de mejorar el proceso de ventas es supervisarlo y realizar experimentos para optimizar los distintos pasos. Deberás elegir los experimentos en función de las necesidades de tu empresa, pero aquí tienes algunas ideas para empezar.

Coaching individualizado

Mejorar el rendimiento de las ventas es una tarea complicada, sobre todo porque llega un momento en que es necesario el coaching individual. Por suerte, la tecnología puede facilitar el proceso de coaching para que pueda experimentar con él a escala. Una herramienta de sales enablement que utiliza el 'sentiment analysis' potenciado por IA para identificar métricas de rendimiento como interrupciones, monólogos y más. Además, detectará los momentos de fuerte reacción emocional del cliente potencial para que puedas perfeccionar tus scripts de ventas.

Maximizar los ingresos

Hay varias formas de maximizar los ingresos. Una de ellas es acortar el ciclo de ventas, como hemos comentado antes, pero también puedes aumentar el tamaño del acuerdo a través de la venta cruzada o el upselling, o automatizar la prospección con una herramienta de prospección de ventas. Cualquiera de estos métodos sería un buen experimento para tu equipo de ventas.

Racionalizar el proceso de ventas

Los representantes de ventas a menudo se enfrentan a grandes cargas de trabajo, por lo que el proceso de ventas debe trabajar con ellos, no en su contra. Teniendo esto en cuenta, es fundamental asegurarse de que el proceso de ventas es eficaz pero no está obstruido con tareas innecesarias. La automatización de la captación de clientes potenciales con herramientas de prospección de ventas como Cadence by Ringover contribuye en gran medida a aligerar la carga de trabajo administrativo a la que se enfrentan los representantes de ventas. Esto se debe en gran parte a la posibilidad de automatizar los mensajes y crear plantillas que todo el equipo de ventas puede utilizar.

Métricas del pipeline de ventas

Hemos hablado de las formas de mejorar y gestionar el proceso de ventas, pero no de la forma correcta de medir el rendimiento. Los comentarios del equipo de ventas proporcionan información importante sobre el éxito de la cartera de ventas, pero a continuación se indican algunas de las métricas que puedes utilizar para evaluar tu cartera de ventas.

• Número de operaciones en curso: Conocer esta cifra te ayudará a saber qué ingresos puedes esperar en el futuro.
• Tasa de éxito en cada etapa del proceso: Entender cómo de eficiente es cada etapa de tu pipeline de ventas te ayudará a decidir si necesitas ajustar una determinada etapa. También es una métrica útil para identificar los puntos de alto rendimiento en el proceso de ventas. Si puedes aislar los factores que conducen a ese éxito, es posible que puedas reproducirlos en otros puntos del proceso de ventas.
• Valor medio de la operación: Esta métrica te ayudará a predecir los ingresos y a decidir qué acuerdos requieren más energía. Si tienes una serie de acuerdos más pequeños que podrían convertirse rápidamente, puede que merezca la pena centrarse en esas victorias a corto plazo en lugar de en un acuerdo grande pero que requiere mucho tiempo.
• Tasa media de éxito: Esta métrica ayuda a determinar cuántos clientes potenciales cualificados que entran en el proceso de ventas se convierten realmente. Esta métrica arroja luz sobre el rendimiento de cada representante de ventas, así como del equipo en su conjunto.

Cómo gestionar un pipeline de ventas

Es importante vigilar de cerca el proceso de ventas. Si no le prestas la atención adecuada, corres el riesgo de que se convierta más en un obstáculo que en una ayuda. Además, la gestión de la cartera de pedidos te ayudará a controlar el proceso de ventas en su conjunto. Éstas son las 8 mejores prácticas para gestionar un pipeline de ventas.

8 mejores prácticas para la gestión de la cartera de ventas

1. Seguimiento. La persistencia da sus frutos, pero es difícil de conseguir. Proporcionar a tu equipo de ventas la última tecnología, como una herramienta de ventas, les ayudará a gestionar la carga administrativa asociada al seguimiento de muchos clientes potenciales durante largos periodos de tiempo.
2. Automatiza el proceso de ventas. Ya hemos mencionado las herramientas de prospección de ventas: son herramientas muy valiosas para ayudar a los equipos de ventas a ahorrar tiempo y mejorar el rendimiento. Una herramienta de prospección de ventas como Cadence by Ringover te permite enviar mensajes automatizados a los clientes potenciales a través de múltiples canales. Se integra con otro software empresarial, como los CRM, y también simplifica el día a día del equipo de ventas. Cada representante de ventas tendrá una lista de tareas pendientes generada automáticamente, la posibilidad de crear plantillas y acceder a análisis de rendimiento individuales para que ellos (y su jefe) puedan entender cómo lo están haciendo.
3. Invierte en los clientes potenciales más cualificados. Una vez que empiece a hacer un seguimiento de la tasa de conversión en todas las fases del proceso de ventas, empezará a reconocer los clientes potenciales con más probabilidades de conversión. Con ese conocimiento a mano, puedes dar prioridad a estos clientes potenciales para asegurarte de que la venta se realiza con éxito.
4. Descarta clientes potenciales cuando sea necesario. Si un cliente potencial ha manifestado claramente que no está interesado en tu producto o servicio, si ha dejado de responder a los contactos o si no puede pasar a la siguiente fase del proceso de ventas, lo mejor es cortar por lo sano y dejar de invertir tiempo y recursos en ese cliente potencial.
5. No pierdas de vista las métricas del proceso de ventas. Ya hemos explicado por qué esto es importante para mantener el canal de ventas en buen estado, medir su eficacia y cerrar con éxito el ciclo de experimentos. Pero aquí hay otro recordatorio. Tu pipeline de ventas siempre estará en constante cambio, por lo que comprobar las métricas con frecuencia te ayudará a entender cómo fluctúa tu pipeline a largo y corto plazo.
6. Mantén tu pipeline actualizado. Si la información de tu canal de ventas está desactualizada, no sólo no es útil, sino que puede ser engañosa e incluso perjudicial. Para mantener exacta la información de tu pipeline, el equipo de ventas podría dedicar tiempo a esas tareas administrativas. O puedes optar por una herramienta de prospección de ventas que registre automáticamente las actualizaciones.
7. Intenta conseguir ciclos de ventas cortos. Un ciclo de ventas largo es uno de los mayores retos para los representantes de ventas B2B, ya que un ciclo de ventas prolongado puede impedirles alcanzar sus objetivos y, en general, distorsionar las métricas de rendimiento. Además, cuanto más largo sea el ciclo de ventas, mayor será la posibilidad de que la venta fracase. Existen muchas técnicas para acortar el ciclo de ventas, como ponerse en contacto con el cliente potencial con más frecuencia u ofrecer demostraciones de productos en fases más tempranas del proceso de ventas. Lo mejor que puedes hacer es experimentar para encontrar lo que funciona mejor para tu negocio.
8. Normalizar el proceso de ventas. Hay muchas preferencias individuales que pueden enturbiar un proceso de ventas: las preferencias del cliente, los hábitos del vendedor, etcétera. En lugar de quedarte atascado en todas estas especificidades, busca los puntos en común. Los clientes que progresan con rapidez y éxito en su proceso de ventas probablemente comparten rasgos comunes significativos. Y los vendedores con más éxito de tu equipo probablemente también tengan cosas en común. Así que echa un vistazo a lo que tus mejores clientes potenciales y representantes de ventas tienen en común: puedes utilizar esta información para estandarizar tu canal de ventas. Una vez estandarizado, tu equipo escalará más fácilmente y trabajará con mayor eficacia.

FAQs

¿Cuáles son los pasos de un pipeline de ventas?

Los pasos de un proceso de ventas varían en función de las necesidades de la empresa, pero suelen incluir los siguientes.

• Prospección
• Cualificación de clientes potenciales
• Concertar una reunión
• Proponer el producto o servicio
• Negociar el acuerdo
• Cerrar la venta
• Retener al cliente

¿Es lo mismo un pipeline de ventas que un CRM?

Un pipeline de ventas o CRM proporciona una representación visual del ciclo de ventas. El objetivo de un pipeline de ventas es organizar las perspectivas y perfeccionar el proceso de desarrollo de ventas. Un CRM es un software que ayuda a las empresas a desarrollar, seguir y mantener relaciones con clientes potenciales y, en última instancia, con clientes.

¿Cuál es la diferencia entre embudo de ventas y canal de ventas?

Un canal de ventas y un embudo de ventas son similares, pero el primero proporciona más detalles sobre el proceso que lleva al cliente potencial desde el primer contacto hasta el cierre de la venta, incluido el tamaño del valor de la operación y lo cerca que está el cliente potencial de convertirse en cliente. El embudo de ventas también es una representación visual de las interacciones del cliente potencial con una empresa, pero también es relevante para el equipo de marketing. Esto se debe a que abarca todos los contactos entre un cliente potencial y una empresa.

¿Cuáles son las cinco etapas de un canal de ventas?

Las cinco etapas del proceso de ventas son:

1. Prospección
2. Cualificación de clientes potenciales
3. Reunión Propuesta
4. Negociación
5. Acuerdo ganado o perdido