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Ya se trate de informar, convencer o fidelizar, una estrategia de plan de comunicación eficaz puede ayudar claramente a una empresa a destacar en un entorno competitivo.
Pero, ¿cómo identificar las herramientas de comunicación más adecuadas para tu empresa? ¿Y cómo elegirlas y aplicarlas eficazmente?
Este artículo explora 7 herramientas de comunicación esenciales para las empresas, que abarcan tanto aspectos internos como externos, así como formatos digitales y físicos. Te guiaremos sobre cómo integrar estas herramientas en tu estrategia de comunicación y te daremos consejos sobre cómo sacarles el máximo partido para alcanzar tus objetivos.
Sea cual sea el tamaño de tu empresa, ya dirijas una PYME, una start-up o una gran corporación, descubrirás las herramientas de comunicación adecuadas a tus necesidades.
¿Qué es una herramienta de comunicación empresarial?
Una herramienta de comunicación empresarial está diseñada para facilitar la distribución de mensajes a un público determinado. Estas herramientas pueden ser digitales o físicas y se utilizan para comunicar tanto internamente (empleados) como externamente (clientes, socios).
La elección de las herramientas para un sistema de comunicación empresarial depende de los objetivos específicos que desee alcanzar la empresa.
Hay dos categorías principales de herramientas de comunicación corporativa: internas y externas. Las primeras pretenden mejorar el flujo de información entre los empleados, reforzar su sentimiento de pertenencia, mejorar su bienestar y motivación, y fomentar el trabajo en equipo y la puesta en común de competencias.
Las segundas se utilizan para mejorar la imagen de la empresa, atraer y retener a los clientes, diferenciarse de la competencia, aumentar el conocimiento y la credibilidad de la marca e impulsar las ventas.
Existe una gran variedad de herramientas de comunicación empresarial, que van de lo digital a lo físico, de lo formal a lo informal, de lo directo a lo indirecto, y abarcan formatos escritos, orales, visuales y sonoros.
Entre ellos se encuentran el logotipo, la clásica tarjeta de visita, la página web y su blog, las redes sociales, el correo electrónico, el boletín de noticias, el catálogo, el folleto, el flyer y el póster en la parte impresa.
Y eso no es todo: el comunicado de prensa, medios más interactivos como podcasts, vídeos, seminarios web, chats, mensajería instantánea, foros, wikis, encuestas y juegos son otras herramientas relevantes.
A la hora de seleccionar las herramientas de comunicación, hay que tener en cuenta una serie de aspectos como el público destinatario, el mensaje que se quiere transmitir, el presupuesto, el tiempo disponible, la frecuencia de distribución, el canal, el formato, el tono y el estilo.
También es importante evaluar su eficacia midiendo su impacto en indicadores clave de rendimiento (KPI) como:
- tasa de apertura
- porcentaje de clics
- tasa de conversión
- índice de satisfacción
- índice de retención
- retorno de la inversión (ROI)
Lista de herramientas de comunicación esenciales para las empresas
En esta sección, enumeramos 7 herramientas de comunicación esenciales para interactuar eficazmente con clientes, socios y empleados. Diseñadas para responder a las exigencias de las empresas de hoy, estas herramientas facilitan la comunicación, tanto si sus equipos están in situ como si teletrabajan. Tenga en cuenta que no se trata de una lista exhaustiva.
1. Un sistema telefónico fiable
El teléfono sigue siendo uno de los pilares de la comunicación empresarial, ya que permite contactar rápidamente con cualquier persona, pertenezca o no a la empresa.
Gracias a tecnologías avanzadas como telefonía VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), puedes beneficiarte de una mayor flexibilidad y funcionalidad, como buzón de voz, transferencia de llamadas y conferencias telefónicas.
Estos sistemas permiten hacer y recibir llamadas desde cualquier dispositivo conectado a Internet, como un ordenador, un smartphone o una tablet.
2. CRM: el eje esencial
El CRM (Customer Relationship Management) está en el centro de la gestión de las interacciones con los clientes. Organiza y analiza los datos de sus contactos, clientes potenciales y ventas, facilitando la planificación y el seguimiento de las campañas de marketing y fidelización.
Con un CRM, puedes personalizar tus comunicaciones y automatizar procesos como el envío de correos electrónicos y mensajes de texto, para optimizar la gestión de clientes.
Podrás integrar fácilmente tu sistema telefónico con tu CRM, dependiendo de la compatibilidad de las herramientas. Ringover se integra con los mejores CRM del mercado.
3. Correo electrónico
Indispensable, el correo electrónico es un medio de comunicación eficaz que permite intercambiar información escrita y archivos adjuntos, ya sea con fines formales o informales. Utiliza el correo electrónico para informar, confirmar, recordar o dar las gracias, e incluso para el email marketing, para promocionar tus productos o servicios a una lista específica de contactos.
4. Redes sociales
Crea y anima una comunidad en línea utilizando las redes sociales. Comparte contenidos multimedia (texto, imágenes, vídeos, podcasts) y comunica tus novedades, valores y ofertas.
Interactúa con tu público respondiendo a sus comentarios y haciéndoles partícipes. Las plataformas más populares son Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn y YouTube.
5. El sitio web
Tu sitio web sirve de plataforma para mostrar tu negocio, los productos o servicios que ofreces, así como tus credenciales e información de contacto. Actúa como escaparate digital de tu marca en la red.
Debe ser atractivo, fácil de navegar (ergonómico), responsive y seguro. Para ser visible en motores de búsqueda como Google, debes optimizarlo según criterios de optimización para motores de búsqueda (SEO). Puedes utilizar tu sitio para atraer clientes potenciales cualificados a través de formularios de contacto, presupuestos, libros blancos y seminarios web.
6. Publicidad en línea
La publicidad en Internet le permite mostrar anuncios específicos para captar la atención de su público objetivo y animarle a actuar. La publicidad online puede aumentar su visibilidad, el conocimiento de su marca, el tráfico web y las ventas.
Hay varios formatos a considerar, incluyendo SEA (Search Engine Advertising) para la compra de palabras clave en los motores de búsqueda, SMA (Social Media Advertising) para el espacio publicitario en las redes sociales, y la publicidad gráfica para banners o videos en sitios asociados.
7. Mensajería instantánea (para comunicación interna)
La mensajería instantánea proporciona una plataforma para comunicarse en tiempo real con sus empleados, haciendo que la comunicación interna sea fluida, especialmente para los equipos remotos.
Fomenta los intercambios informales, las peticiones de ayuda, el intercambio de documentos y mucho más. Puedes organizar grupos de discusión por proyecto, departamento o tema.
Esta herramienta es igualmente útil para realizar llamadas de audio o vídeo, organizar reuniones virtuales y hacer participar a su equipo mediante encuestas, concursos y juegos. Aplicaciones como Slack, Teams e incluso WhatsApp figuran entre las más populares.
Lo que hay que recordar
En conclusión, las herramientas de comunicación son los pilares sobre los que se asienta la capacidad de una empresa para transmitir su mensaje de forma clara y eficaz a sus distintos públicos. Ya sea para informar, persuadir o fidelizar, una estrategia de comunicación bien pensada puede marcar la diferencia en un entorno competitivo.
En este artículo, hemos explorado una variada gama de herramientas de comunicación, que abarcan tanto aspectos internos como externos de la empresa, así como formatos digitales y físicos.
Desde la telefonía IP para empresas hasta el CRM, pasando por el correo electrónico, las redes sociales, el sitio web, la publicidad en línea y la mensajería instantánea, cada herramienta ofrece posibilidades únicas para interactuar con clientes, socios y empleados.
Es esencial elegir las herramientas adecuadas en función de los objetivos específicos de tu empresa, teniendo en cuenta factores como el público objetivo, el presupuesto disponible y los indicadores de rendimiento que deben controlarse. Además, la evaluación periódica de la eficacia de estas herramientas es crucial para ajustar su estrategia de comunicación y maximizar su impacto.
Sea cual sea el tamaño de tu empresa, ya dirijas una PYME dinámica o una gran empresa consolidada, la selección y el uso acertados de las herramientas de comunicación pueden desempeñar un papel decisivo en tu éxito en el mercado.
Si integras estas herramientas estratégicamente y aprovechas todo su potencial, podrás reforzar tu imagen de marca, fidelizar a tus clientes y estimular el crecimiento en un mundo empresarial en constante evolución.
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FAQs - Herramientas de comunicación
¿Qué son las herramientas de comunicación social?
Las herramientas de comunicación social son las plataformas y estrategias utilizadas para facilitar la interacción y el intercambio de información entre individuos y grupos de una comunidad o entre comunidades. Estas herramientas incluyen:
- Redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn): permiten compartir contenidos, interactuar y crear comunidades en torno a intereses comunes.
- Foros en línea (Reddit, Quora): lugares para hacer preguntas, compartir respuestas y debatir sobre diversos temas.
- Aplicaciones de mensajería (WhatsApp, Messenger, Telegram): para comunicaciones directas y en grupo.
- Plataformas para compartir vídeos (YouTube, Vimeo): para compartir y ver contenidos de vídeo.
- Sitios de reseñas de consumidores (Yelp, Tripadvisor): para compartir y consultar reseñas de servicios, productos o experiencias.
¿Cuáles son las herramientas de comunicación interna?
Las herramientas de comunicación interna son esenciales para garantizar la fluidez de la información dentro de una organización. Incluyen:
- Correo electrónico profesional: para las comunicaciones oficiales y los intercambios cotidianos.
- Intranet corporativa: red interna utilizada como plataforma de documentación y comunicación.
- Redes sociales corporativas (RSC) como Slack, Microsoft Teams o Yammer, que fomentan la colaboración y la comunicación instantánea.
- Software de gestión de proyectos (Asana, Trello, Monday.com): para planificación, seguimiento de tareas y colaboración.
- Sistemas de telefonía y videollamada (Zoom, Google Meet, Skype): para reuniones a distancia.
- Boletines y tablones de anuncios internos: para compartir noticias y actualizaciones con todos los empleados.
¿Cuáles son las herramientas de la comunicación digital?
La comunicación digital utiliza herramientas y tecnologías en línea para hacer llegar mensajes a un público determinado. Principales herramientas:
- Sitios web y blogs: la base de la presencia en línea de una marca u organización.
- Email marketing (Mailchimp, Brevo): para enviar boletines, promociones y comunicaciones personalizadas.
- Redes sociales y publicidad social: para interactuar con el público, compartir contenidos y promocionar productos o servicios.
- Marketing de contenidos: crear y distribuir contenidos relevantes y valiosos para atraer y retener a una audiencia definida.
