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Desde el primer avance que ha sufrido la telefonía tradicional, pasando por la telefonía IP, muchas otras palabrejas técnicas relacionadas con éste tipo de telefonía de internet han aparecido y, entre ellas, Cloud PBX. Puede ser un poco confuso intentar mantener el ritmo y aprenderse todos los nuevos términos. Y, seamos sinceros, a veces no hace falta convertirse en un experto. En este artículo intentaremos explicarte de qué hablamos cuando hablamos de Cloud PBX.
¿Qué es Cloud PBX?
Administrar tu sistema VoIP utilizando un cloud PBX elimina la necesidad de mantener un PBX local tradicional al mismo tiempo que maximizas la flexibilidad de tus comunicaciones empresariales y desbloqueas nuevas funciones avanzadas.
Uno de los puntos fuertes del Cloud PBX es que su uso supone eliminar de una vez por todas la necesidad de tener una infraestructura física tradicional. Con la solución de cloud PBX que te presta Ringover, puedes escalar según tus términos, agregar todas la funcionalidades empresariales que necesitas y crear un sistema de comunicaciones ágil que se mantenga al día con tu negocio.
Diferencias PBX tradicional vs. PBX en la nube
| Característica | PBX tradicional | PBX en la nube |
|---|---|---|
| Implementación | Hardware dedicado en las instalaciones de la empresa | Alojado en servidores remotos accesibles a través de internet |
| Costo inicial | Generalmente alto debido a la compra de hardware y licencias | Menor costo inicial ya que no se requiere inversión en hardware |
| Escalabilidad | Limitada por la capacidad del hardware | Altamente escalable, se pueden añadir o quitar líneas según sea necesario |
| Mantenimiento | Requiere mantenimiento físico y actualizaciones manuales | Actualizaciones y mantenimiento son responsabilidad del proveedor de la nube |
| Flexibilidad | Menos flexible en términos de personalización y actualización | Mayor flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa |
| Ubicuidad | Limitado a la ubicación física de la empresa | Accesible desde cualquier ubicación con conexión a internet |
| Funcionalidades | Funcionalidades estándar limitadas | Amplia variedad de funciones avanzadas, como IVR, conferencias, y seguimiento de llamadas |
| Respaldo y redundancia | Depende de la configuración local para la redundancia | Mayor respaldo y redundancia gracias a la infraestructura distribuida de la nube |
| Actualizaciones | Dependiente de actualizaciones manuales y costosas | Actualizaciones automáticas y regulares proporcionadas por el proveedor de la nube |
¿Cómo funciona el PBX virtual en la nube?
Con un sistema PBX en la nube, se accede a las funciones del sistema telefónico de tu empresa a través de Internet en lugar de hacerlo mediante hardware local. Esto supone un ahorro de espacio físico y de tiempo considerable.
Dado que los sistemas Cloud PBX utilizan centros de datos externos, no se requiere hardware para ejecutar un PBX en la nube. El PBX alojado utiliza la conexión a Internet existente para proporcionar todas las funciones de un PBX tradicional ¡y más! Incluso los teléfonos fijos son opcionales: los miembros de tu equipo pueden usar teléfonos IP, teléfonos virtuales, smartphones y otros dispositivos para realizar y recibir llamadas.
La configuración de un sistema Cloud PBX implica considerablemente menos piezas que un sistema telefónico tradicional. Con un PBX en la nube, no tendrás que preocuparte por la costosa instalación y mantenimiento del hardware. A partir de ahí, contactarte a un sistema de Cloud PBX es mucho más sencillo de lo que piensas:
La conexión a un sistema PBX en la nube normalmente implica los siguientes pasos:
- Identifica las funcionalidades y características que necesitas. También debes decidir si necesitas solo un sistema telefónico o una plataforma de comunicación unificada.
- Elige un proveedor de servicios que se ajuste a tus requisitos y selecciona un plan básico o avanzado.
- Los sistemas PBX en la nube funcionan con Internet, así que prueba el ancho de banda y velocidad antes de instalarlo para poder confirmar que podrás sacarle todo el partido posible a la solución.
- Compra teléfonos de escritorio VoIP, si es necesario. Alternativamente, puedes utilizar el sistema en tus ordenadores y dispositivos móviles existentes.
- Si ya tienes números comerciales que utilizas para operaciones, transfierelos al nuevo sistema.
- Una vez que hayas activado el sistema, configura diferentes cuentas para los miembros de tu equipo.
- Activa las funciones propias para la gestión de llamadas como IVR, correo de voz, enrutamiento de llamadas, monitoreo de llamadas, seguimiento, etc., y configúralas de acuerdo con el flujo de trabajo que tenga tu negocio.
¿Cuál es la diferencia entre Cloud PBX y VoIP?
La diferencia entre un Cloud PBX y un software VoIP es básicamente técnica. La Voz sobre Protocolo de Internet o VoIP es una tecnología que utiliza Internet en lugar de los tradicionales cables de cobre para transmitir llamadas de voz. Por otro lado, un sistema de Cloud PBX es un sistema telefónico que opera en la nube y es propiedad de proveedores externos y está mantenido por ellos. Éstos utilizan tecnología VoIP en sus operaciones.
Como puedes ver en las definiciones anteriores, la funcionalidad que ofrecen un VoIP y un Cloud PBX es la misma: ambos facilitan las llamadas y las comunicaciones basadas en Internet. Si escuchas a un proveedor de servicios utilizar los términos Cloud PBX, sistema telefónico en la nube o servicios VoIP, todos significan lo mismo.
Pero ojo. Debes tener en cuenta que no todos los sistemas VoIP funcionan en la nube. Aunque la mayoría de los proveedores ofrecen servicios de Cloud VoIP, algunos proveedores también ofrecen sistemas VoIP locales que se pueden configurar dentro de las propias instalaciones de tu oficina.
¿Qué hay dentro de una plataforma Cloud PBX?
Muchas de las plataformas Cloud PBX presentan un gran número de características inmediatamente accesibles en el momento de realizar el pago del sistema e instalar la solución en tu ordenador o aparato conectado a internet. Si diriges una empresa, una plataforma de Cloud PBX es tu mejor aliado.
- Contestador automático: Se trata de una función útil que responde, escala y enruta todas las llamadas entrantes, dando a las pequeñas empresas la oportunidad de parecer una empresa establecida, y a las empresas establecidas la capacidad de gestionar sin esfuerzo las llamadas entrantes. También puedes utilizar una operadora automática para desviar las llamadas a tu buzón de voz fuera del horario laboral.
- Grabación de llamadas: La mejora continua empieza por supervisar las interacciones entre los clientes y el personal. ¿Tus equipos gestionan las llamadas con cuidado y precisión? Mantén altos tus estándares con la grabación de llamadas VoIP, que permanece indetectable para ambas partes y no requiere ningún hardware adicional.
- Correo de voz a correo electrónico: Un sistema Cloud PBX te ofrece la posibilidad de reenviar automáticamente las grabaciones del buzón de voz a tu dirección de correo electrónico, además de a otras aplicaciones. Los miembros de tu equipo pueden revisar los mensajes de voz junto con una transcripción de texto, asegurándose de que no se pierden detalles importantes como nombres, números y direcciones.
- Enrutamiento de llamadas: Esta es una de las características más importantes del sistema telefónico de una empresa que influye directamente en el estado de ánimo de un cliente mientras está en la línea. Las soluciones VoIP ofrecen a tu empresa la posibilidad de enrutar con precisión las llamadas entrantes en función del tipo de cliente, el motivo de la llamada, la disponibilidad del personal e incluso el rendimiento del agente.
- Análisis de llamadas: La información adecuada sobre el rendimiento de los agentes y la satisfacción de los clientes puede transformar tu negocio. Analiza los KPIs call center a través de la plataforma, para sacar el máximo partido de las métricas clave de las sesiones de llamadas.
¿Cuáles son las ventajas de Cloud PBX?
Si lo que necesitas es una solución escalable, rentable, portátil y compatible con dispositivos remotos, lo ideal es un sistema VoIP en la nube o un Cloud PBX. Sin embargo, si necesitas un control absoluto sobre tu entorno de llamadas, puedes optar por un sistema PBX local.
A parte de la ventaja del control sobre el entorno de las llamadas, un sistema PBX en la nube ofrece muchos otros beneficios de los que los PBX locales carecen. Veamos algunos de ellos:
Ahorro económico
A diferencia del PBX tradicional que tiene costes iniciales de instalación, hardware y mantenimiento, el Cloud PBX elimina ese tipo de gastos. El cambio de un sistema local a una centralita en la nube elimina el elevado precio del hardware y el mantenimiento continuo. Gasta menos en asistencia de IT a la vez que simplificas todos los aspectos de la incorporación, la configuración, el enrutamiento y los servicios de llamadas telefónicas.
Los Cloud PBX se encargan del material y el mantenimiento y ofrecen el sistema telefónico por tarifas de suscripción mensuales. No sólo eso sino que además, los proveedores de VoIP tienen planes de llamadas ilimitadas, lo que reducirá de forma drástica tus gastos en llamadas internacionales.
Funcionalidades avanzadas
Accede a funciones de nivel empresarial como videollamadas, supervisión de llamadas, contestador automático y menú interactivo. Disfruta de más de 70 funcionalidades a parte de las relacionadas con la gestión de llamadas de voz, como el fax online, funciones de gestión de equipos en remoto, grabación de llamadas, análisis en tiempo real, etc.
No sólo eso sino que, además, los sistemas PBX en la nube permiten la integración con diferentes herramientas empresariales del mercado tan importantes como Salesforce, Hubspot o Pipedrive. Además, plataformas como Ringover te ofrecen la posibilidad de integrarse mediante una API.
Fiabilidad y seguridad
Aprovecha la redistribución del centro de datos para reunir equipos remotos y prestar un mejor servicio a los clientes con un tiempo de inactividad casi nulo. El Cloud PBX de Ringover no depende sólo de un centro de datos sino que están localizados en diferentes ubicaciones separadas. Esto es altamente favorable ya que en el caso de perder conexión con uno de los centros, Ringover se conectará con otro para evitar caer en la inactividad.
Gana en flexibilidad
Accede a tu sistema telefónico desde cualquier lugar del mundo. Permite a tus empleados disponer de asistencia multiplataforma y remota. Los sistemas PBX tradicionales se basan en la ubicación, por lo que no puedes acceder a él de forma remota. Sin embargo, eso le brinda un mejor control sobre el sistema.
Por otro lado, un proveedor VoIP basado en la nube, al funcionar con una simple conexión a internet, permite acceder a él desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo conectado.
Solución 100% escalable
Mientras que en el PBX tradicional agregar o eliminar nuevas líneas es un proceso complejo, con el Cloud PBX podrás añadir nuevas líneas en segundos sin necesidad de moverte entre los equipos. Un sistema de PBX en la nube hace todo el trabajo por ti y hace posible escalar tu negocio siempre que sea necesario.
¿Por qué usar Ringover como tu PBX en la nube?
¡Por muchas razones! Utilizar Ringover como solución de PBX en la nube presenta un sinfín de beneficios. A parte de los expuestos anteriormente, también podrás acceder a los siguientes puntos positivos:
- Llamadas de audio de alta calidad y video HD
- Rápida y simple configuración
- Integra los principales teléfonos VoIP, hardware de conferencias y otros equipos de comunicaciones
- Tiempo de actividad del 99,999 %, manteniendo tu negocio en línea y listo para funcionar
- Servicio de atención al cliente de primer nivel cuando más lo necesite
- Mantén tus comunicaciones seguras con cifrado de extremo a extremo
Configurar un sistema PBX alojado en la nube implica muchas menos piezas móviles que un sistema telefónico tradicional. Con una centralita en la nube, no tienes que preocuparte por la costosa instalación y mantenimiento del hardware.
¿Estás interesado en un sistema telefónico empresarial potente y flexible que una a tus trabajadores y potencie la experiencia del cliente? Empieza hoy mismo reservando tu prueba gratuita con Ringover.
FAQs sobre Cloud PBX
¿Cuál es la diferencia entre un PBX tradicional y un Cloud PBX?
Los sistemas PBX en la nube no requieren instalación ni mantenimiento de hardware complejo y se pueden activar en segundos. Dado que los sistemas de Cloud PBX brindan servicios de VoIP mediante una conexión a Internet, las últimas actualizaciones de funcionalidad se producen al instante.
¿Puedo conservar mis antiguos números de teléfono de empresa?
Sí. La migración de tus números de teléfono de empresa existentes a tu nuevo sistema PBX en la nube se conoce como proceso de portabilidad. También puedes agregar o restar nuevas líneas en segundos para adaptarte a las fluctuaciones de la demanda.
¿Por qué las empresas cambian a un Cloud PBX?
Cloud PBX permite a las empresas agregar o eliminar usuarios en cuestión de segundos, respaldando el crecimiento durante períodos de alta demanda y reduciendo costos durante la temporada baja. Un sistema PBX alojado en la nube es fácil de usar, fácil de administrar y puede conectar equipos remotos con aquellos equipos que se encuentren en la oficina gracias a un potente sistema telefónico IP.
¿Se pueden personalizar las funciones de Cloud PBX?
Sí. Los sistemas Cloud PBX permiten agregar o eliminar números de teléfono y ajustar la configuración del usuario en tiempo real. Operar en la nube te brinda un control completo e inmediato sobre las fluctuaciones de la demanda y, al mismo tiempo, te permite unir varias ubicaciones en un solo sistema telefónico.
