Según un estudio realizado por Barco y Circle Research, la duración media de una reunión es de 48 minutos, y sólo se dedica el 30% del tiempo incluso cuando los objetivos de la reunión están claramente definidos. En parte porque, según el mismo estudio, el 11% del tiempo se pierde esperando a alguien que llega tarde. ¿No tendría más sentido tomarse un tiempo para reorganizar todas estas reuniones?
A medida que los métodos de trabajo se vuelven más flexibles, las empresas deben adaptarse y trabajar de forma diferente. En este contexto, las compañías están favoreciendo cada vez más las conferencias telefónicas, también llamadas teleconferencias, para llevar a cabo las reuniones de trabajo. Este nuevo método de reunión a distancia se está extendiendo y ofrece muchas ventajas en términos de ahorro de tiempo y organización.
Es importante saber cómo organizar una conferencia telefónica correctamente para sacar el máximo provecho de ella. En este artículo, destacaremos 8 consejos para organizarlas de la mejor manera posible, sin perder la eficiencia y haciendo de la colaboración algo más agradable.
¿Qué es una conferencia telefónica?
Las conferencias telefónicas son reuniones de negocios que se realizan por teléfono. En una conferencia telefónica, la persona que llama puede hablar con muchos participantes al mismo tiempo.
Para unirse a la llamada, los participantes tienen que marcar un número de puente de conferencia que se les da antes de la reunión. El organizador de la reunión también puede añadir participantes a la llamada. Hay dos tipos de conferencias telefónicas.
Servicio de conferencia telefónica sin reserva
Con un servicio de teleconferencia sin reserva, no es necesario programar la reunión con antelación, ya que la línea está siempre disponible. Este tipo de servicio de conferencia puede acoger a cualquier número de personas a la vez. También dispone de control en línea del anfitrión y puede grabar las llamadas.
Servicio de conferencia telefónica con operador
Este tipo de servicio de conferencia telefónica es adecuado si tiene previsto realizar una conferencia formal. Se asignará un anfitrión para:
- Planificar la reunión
- Enviar invitaciones
- Saludar a los participantes
- Recopilar su información de contacto
- Gestionar las sesiones de preguntas y respuestas
- Obtener la lista de participantes y la transcripción de la llamada
8 consejos top para una teleconferencia productiva
1. Enumerar y anunciar antes los puntos importantes que se van a tratar
Unos días antes de la conferencia telefónica, piensa en establecer los objetivos y los diferentes elementos que se discutirán. El objetivo es, entre otras cosas, no perder de vista el propósito principal de la reunión. Una forma de hacerlo es limitar el número de puntos que serán discutidos.
El error es tratar de abarcar demasiados temas divergentes y acabar perdiendo el hilo en algún momento de la conferencia. Si estás a cargo de organizar una conferencia telefónica, es mejor que te tomes un tiempo para definir un tema y unos objetivos de la reunión muy claros antes de entrar en detalle e informar a los diferentes participantes. Con el tiempo, tendrás la oportunidad de perfeccionar los temas que se debatirán basándote en los comentarios e ideas de los participantes.
De esta manera, si cada persona tiene claro qué temas se van a debatir, podrás proyectarte con precisión sobre su contribución a un tema en particular. Una reunión sin un propósito es simplemente una discusión. ¡Y en este caso se vuelve inútil!
2. Selección de participantes
Uno de los errores más comunes cuando se organiza una conferencia telefónica es invitar a demasiada gente a participar. Al haber menos limitaciones que con una reunión física (gastos de viaje, gran sala de reuniones...), los organizadores pueden no prestar mucha atención a estos elementos. Pero la realidad es que cuanta más gente participe en una conferencia, más complicado se hace seguir una dirección precisa.
Igualmente, es esencial seleccionar a personas cuyo nivel jerárquico sea más o menos el mismo. No tiene sentido invitar a un participante con un rango en el equipo muy inferior al de los demás si su participación no va a ser decisiva.
Recuerda enviar una invitación a tu lista de participantes con unos días de antelación para que todos puedan comentar y aportar sus ideas. Esto hará que el proceso de la conferencia sea claro para todos y reforzará el sentimiento de inclusión de cada participante.
3. Definir el papel de cada persona
Para que una teleconferencia se desarrolle sin problemas, no sólo es esencial reunir a las personas adecuadas, sino que también es vital que cada participante entienda su papel.
Comprender el papel de uno también significa conocer su "misión" durante la conferencia. Tanto si se trata del facilitador de la reunión como de los demás participantes, todos tendrán que organizarse antes, durante o después de la conferencia.
El moderador de la multiconferencia se encargará de definir claramente los objetivos de la misma, asegurándose a la vez de que la conferencia esté bien organizada y tenga un seguimiento completo. En cuanto a los participantes, deberán comprender el propósito de la conferencia para prepararla adecuadamente. De esta manera, podrán mostrar su compromiso con ella y podrán hacer un seguimiento adecuado de las acciones de las que son responsables.
Considera también quién será responsable de tomar notas y realizar el informe sobre la conferencia. Es esencial llevar un registro escrito de las actuaciones y decisiones tomadas durante cada reunión. La toma de notas tiene lugar a lo largo de la conferencia y puede afinarse al final de la misma para formar un registro claro que se compartirá con todos los participantes.
4. Favorece el entorno adecuado
Ahora ya dispones de los elementos clave para abordar bien una teleconferencia: objetivos claros, personas correctas y un dispositivo (ordenador, tableta o smartphone) que funcione correctamente.
Una llamada en conferencia, aunque por definición sea remota, debe ser un momento productivo y efectivo. Pero también agradable. ¡Y eso requiere un buen ambiente de trabajo! Siempre que sea posible, elige un lugar con buena iluminación y utiliza un equipo audiovisual que funcione bien y sea de calidad.
Cualquiera que sea tu papel en la conferencia, tu objetivo principal será asegurarte de que puedas oír y ser oído claramente, a pesar del entorno en el que te encuentres y el potencial ruido de alrededor. Para ayudarte a compensar el ruido de fondo y las posibles distracciones que eso conlleva, al mismo tiempo que aseguras que estás siendo escuchado claramente por los demás participantes, puedes optar por unos auriculares con anulación de ruido.
5. Ser puntual
La puntualidad es esencial, ya sea una reunión física o una cita telefónica.
Si eres el organizador de la reunión, tomate un tiempo antes de empezar para prepararla: comprueba que tu equipo funciona correctamente y que la batería está suficientemente cargada, proporciona los enlaces, números de llamada y códigos de acceso correctos, prueba las herramientas de colaboración virtual con antelación y asegúrate de que los intervinientes exteriores - si los hay - están disponibles, etc.
Del mismo modo, cuando seas un participante, antes de empezar la teleconferencia piensa sobre el propósito de tu presencia y tu papel. Asegúrate de que tu equipo funciona correctamente y aprovecha para preparar tu discurso o las ideas que deseas presentar leyendo el orden del día y los documentos enviados.
Una de las mayores ventajas de una conferencia telefónica es que no importa dónde estés, tienes la oportunidad de unirte a la conferencia a la hora exacta. En otras palabras... los atascos ya no son una excusa para llegar tarde a una reunión!
6. Designar al moderador de la conferencia
El moderador o facilitador tiene un papel importante para asegurar que la conferencia se desarrolle sin problemas y de manera eficiente. Una de sus principales tareas es ayudar a todos los participantes a trabajar eficazmente para alcanzar los objetivos fijados. Esto implica la gestión de las contribuciones de todos a la conferencia. En otras palabras, el objetivo es permitir que cada uno presente sus ideas, saber tratar las personalidades difíciles, estimular al grupo (cuando un debate se agota, por ejemplo), o redirigir al grupo cuando la discusión se aleja del tema principal.
En una conferencia telefónica, este papel es aún más importante porque la comunicación es sólo por voz. Tiene incluso que ser capaz de identificar perfectamente a cada participante sin necesidad de verlos. Por lo tanto, es aconsejable establecer reglas claras para evitar la cacofonía. Por ejemplo, establecer un orden de intervención o invitar a cada participante a tomar la palabra indicando primero su nombre.Por último, el moderador debe ser consciente de su función de apoyo a todo el grupo para garantizar el éxito de la conferencia telefónica.
7. Captar la atención de todos los participantes
En el teléfono, la voz es el único elemento que permite comunicarse y captar la atención de todos. Por lo tanto, es esencial, en primer lugar, saber usar un tono y un ritmo de habla apropiados.
A partir de aquí, piensa en fomentar la interacción entre los participantes. Pídeles que compartan sus ideas, o que den su opinión sobre un tema determinado. Además, permite que cada participante se involucre individualmente. En otras palabras, esto significa pedirles que cada uno piense en un tema durante un minuto, por ejemplo. Mientras todos los participantes se sientan involucrados y conectados, el riesgo de perder la atención se reduce en gran medida.
8. Concluir con un informe claro y preciso
Según una encuesta realizada por Wisembly en asociación con el IFOP, el 48% de los encuestados dijeron que las reuniones a las que asisten rara vez van seguidas de actas. Sin embargo, es esencial resumir en actas o informes los puntos discutidos y las decisiones tomadas. Las actas deben ser escritas inmediatamente después del final de la conferencia, basadas en las notas tomadas en ella.
Para que las actas sean lo más completas posibles, deben incluir los siguientes elementos:
- El propósito y la fecha de la conferencia
- La lista de participantes y las funciones de cada uno de ellos
- Temas discutidos (resumen de los intercambios, decisiones tomadas, medidas a tomar)
- Comentarios y áreas de mejora
También se recomienda que estos informes sean revisados por otra persona que también haya participado en la reunión para que puedas asegurarte de que no te has olvidado nada y que el documento es claro. Las actas deben distribuirse con bastante rapidez -en un plazo máximo de tres días- a todos los participantes y a quienes puedan estar interesados en los temas tratados en la conferencia.
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