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Cierto es que el fax es cada vez menos popular desde hace 20 años. De hecho, hay quien piensa que está pasado de moda, afirmando que pertenece a una época obsoleta y previa a la gran digitalización que ha sufrido el mundo empresarial. Sin embargo, existen empresas que aún no han sustituido completamente el fax por el correo electrónico, manteniendo el fax como uno de los canales preferidos. Según Business Wire, el 10% de las organizaciones aún lo utilizan.
Y es que, con la aparición de nuevas tecnologías, no tenemos por qué prescindir de aquellas herramientas que siempre nos han funcionado. Al igual que la telefonía ha evolucionado hasta convertirse en telefonía por internet, con el fax podemos hacer lo mismo. Muchos siguen intentando conciliar ambas tecnologías. De este modo, su forma desmaterializada sería enviar un fax por email. En este artículo te explicamos cómo.
¿Cómo enviar un fax desde Gmail?
Enviar un fax por email no tiene por qué ser una tarea complicada. ¿Sabías que puedes enviar un fax por email con una simple cuenta de gmail? Sigue estos sencillos pasos y transforma la forma que tienes de ver los antiguos faxes:
- Accede a tu cuenta de gmail con tu mail de usuario y contraseña.
- Clica en el botón “Redactar” para abrir un nuevo mensaje.
- En el campo del destinatario, introduce el número de fax al que quieres enviar el documento seguido de @fax.plus, como si fuera una dirección de correo electrónico cuyo dominio fuese “fax”.
- Adjunta los documentos pertinentes y dale a enviar.
- ¡Listos! Así es como envíar un fax por email utilizando Gmail.
¿Cómo puedo enviar fax por internet gratis?
Basta con teclear la consulta "fax gratuito por Internet" en tu buscador para acceder a las distintas listas de servicios de fax gratuitos. Estos servicios son relativamente fáciles de utilizar.
En la mayoría de los casos, sólo hay que introducir el número del destinatario y cargar en el sitio el documento que se desea enviar por fax. Sin embargo, estos servicios tienen sus limitaciones, sobre todo en cuanto al número de faxes que se pueden enviar al día.
Además, algunos de ellos exigen registrarse para poder utilizar sus funciones. En otras palabras, estos servicios se adaptan mejor a necesidades puntuales. Para enviar un fax por internet gratis, puedes hacerlo desde un ordenador o contratar un servicio de pago.
Enviar un fax desde un PC
La forma de enviar faxes ha cambiado: ahora son 100% sin papel. Enviar un fax desde un ordenador es posible gracias a internet, y es que la web está llena de servicios de fax por Internet tanto gratuitos como de pago. Ya hemos visto lo sencillo que puede ser enviar un fax desde tu cuenta de gmail. Internet te permite enviar faxes también a través de otros servidores de correo electrónico.
Servicios de pago para enviar faxes por Internet
Si lo que buscas son soluciones mucho más completas que puedan responder a necesidades más amplias, tendrás que optar por un servicio de fax por Internet de pago. Estos servicios no limitan el número de faxes que puedes enviar y, lo que es mejor, pueden integrarse directamente en tu cliente de correo electrónico. De hecho, puedes combinar tus correos electrónicos y faxes gracias a la función "mail to fax" que hemos mencionado antes.
Con este sistema, sólo tienes que introducir el número de tu destinatario en el campo de direcciones de la herramienta de correo electrónico que tengas, adjuntar el documento en cuestión y redactar el mensaje que quieras añadir como complemento informativo.
Sin embargo, si lo que buscas es una solución que te ofrezca innumerables funcionalidades permitiéndote aprovechar de las ventajas que supone seguir utilizando el fax, te recomendamos soluciones como Ringover. Éstas nuevas alternativas al fax tradicional van aún más lejos en la gestión de faxes desmaterializados, ofreciéndote una interfaz específica con la posibilidad de crear, filtrar y organizar tus faxes mediante etiquetas y notas personalizadas, todo ello conectado a tus propios números virtuales.
¿El fax sigue siendo útil?
Tal y como acabamos de ver, puede que el fax tuviera su apogeo en los años 60, apareciendo como motor revolucionario en el uso de las telecomunicaciones en las empresas. Sin embargo, el fax no ha desaparecido del todo. Combinando los fax con el poder de internet hemos conseguido enviar un fax por email, suprimiendo así la necesidad de tener el aparato físico en tu oficina para poder recibirlo. Seamos sinceros: muy pocas empresas siguen utilizando el viejo fax para enviar sus documentos.
Tal y como hemos dicho en el párrafo inicial, el fax sigue siendo utilizado por algunas empresas porque puede utilizarse con fines jurídicos, en particular como prueba, gracias a la trazabilidad que ofrece. El fax tradicional está muerto, pero el fax como tal sobrevive gracias a la desmaterialización, más concretamente a través de los numerosos servicios de fax por Internet que pueden integrarse con tus herramientas comerciales.
Fax online
La forma de enviar los fax ha cambiado radicalmente con la llegada de las nuevas tecnologías y, en particular, de las comunicaciones cloud, que los ha llevado por el camino de la desmaterialización.
Han surgido servicios que te permiten enviar un fax por email, simplemente introduciendo el número de teléfono de tu interlocutor en el campo de dirección de correo electrónico del destinatario y listo, ¡tu fax ha sido transformado en email!
Otros servicios van aún más lejos, ofreciéndote un módulo de fax dedicado directamente dentro de la solución de telefonía IP para empresas 100% en la nube. Para saber más sobre la desmaterialización de tus comunicaciones y descubrir una nueva forma de gestionar tu sistema de telefonía empresarial, inscríbete en una prueba gratuita de Ringover.
