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Internet ha revolucionado las comunicaciones empresariales. Ahora se puede marcar un número internacional con la misma facilidad que un número nacional. Como empresa que quiere dejar atrás los sistemas PBX tradicionales, tienes que elegir entre Voz sobre protocolo de Internet (VoIP) y Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Veamos cómo estas tecnologías pueden cambiar tu forma de comunicarte. En resumen, la verdadera pregunta que deberías hacerte es, UCaaS vs VoIP: ¿cuál escoger?
¿Qué es VoIP?
Como su nombre indica, VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es una forma de comunicarse a través de Internet en lugar de líneas telefónicas físicas. Esto incluye las llamadas de voz y vídeo. La tecnología VoIP funciona digitalizando la comunicación.
Los archivos de voz y vídeo se dividen en pequeños paquetes de datos, se comprimen y se envían por Internet al dispositivo del destinatario. Allí se descomprimen y se vuelven a montar. Este proceso de transformación se produce en tiempo real y mantiene la conversación sin retrasos.
A diferencia de los sistemas VoIP PBX tradicionales, en los que los números están conectados a dispositivos específicos, un número VoIP está vinculado a una cuenta en línea. Puede acceder a esta cuenta para hacer y recibir llamadas desde un teléfono móvil, una tableta, un ordenador portátil, un ordenador de sobremesa o incluso un teléfono de sobremesa, siempre que el dispositivo esté conectado a Internet.
Además de realizar y recibir llamadas, los proveedores de servicios VoIP también ofrecen a las empresas acceso a muchas funciones avanzadas de gestión de llamadas, como por ejemplo:
- Llamadas en conferencia
- Hot desking
- Enrutamiento de llamadas
- Buzón de voz
- Transcripción del buzón de voz
- Registro de llamadas
- Supervisión de llamadas
Video sobre la Telefonía VoIP
Ventajas de la VoIP
Algunas de las principales ventajas de utilizar la tecnología VoIP frente a las conexiones telefónicas normales son:
Fácil configuración e instalación
No se necesitan dispositivos especiales para utilizar la tecnología VoIP. Todo lo que necesita es una conexión a Internet. Puede crear una cuenta de empresa en línea con la mayoría de los proveedores de servicios y asignar funciones de usuario desde allí. Se puede acceder a los servicios de VoIP desde un navegador web o desde aplicaciones que pueden descargarse e instalarse en sus dispositivos actuales. Se trata de una instalación sencilla que no requiere conocimientos técnicos.
Número de teléfono virtual
Cuando contratas un servicio VoIP, puedes elegir un número de teléfono virtual. Éste parece y actúa como un número de teléfono normal. La diferencia es que este número puede elegirse incluso para códigos de área en los que aún no ha establecido una presencia física. Esto es importante para las llamadas salientes, ya que es más probable que la gente conteste llamadas de números locales que de números internacionales.
Comunicación de bajo coste
Los servicios VoIP suelen estructurarse en forma de planes de suscripción mensual. Estos planes suelen incluir un número virtual gratuito y llamadas gratuitas limitadas a otras cuentas VoIP. También se puede llamar a números no VoIP. Estas llamadas se facturan a una tarifa por minuto considerablemente inferior a las tarifas normales de llamadas internacionales.
Acceso a funciones avanzadas
Junto con el acceso a las videollamadas, los planes de comunicación VoIP tienen muchas más funciones avanzadas que no están disponibles con las conexiones telefónicas normales. Por ejemplo, puedes personalizar los menús IVR para dirigir las llamadas entrantes a los departamentos pertinentes, poner llamadas en cola para minimizar el número de llamadas que quedan sin contestar, grabar llamadas para analizarlas más tarde, etc. Según el proveedor de servicios y el plan elegido, estas funciones pueden estar incluidas en la suscripción mensual o disponibles como paquetes adicionales.
Comunicación flexible
Los números VoIP no están vinculados a dispositivos específicos. Esto libera a su equipo de sus escritorios y los mantiene conectados dondequiera que estén. Resulta especialmente beneficioso para empresas con trabajadores remotos o sobre el terreno.
Fácil de ampliar
Los planes de comunicación VoIP son fáciles de ampliar o reducir. No hay ningún compromiso a largo plazo y los planes pueden cambiarse en cualquier momento. Dado que no hay hardware implicado, la ampliación es sólo cuestión de añadir o eliminar cuentas de usuario. Cualquier persona con acceso administrativo puede hacerlo en línea en cuestión de minutos.
Conversaciones seguras
A diferencia de las líneas telefónicas, que se pueden pinchar con bastante facilidad, las conversaciones de VoIP están encriptadas para evitar que sean escuchadas. Los proveedores de servicios pueden añadir capas adicionales de seguridad, como la autenticación en dos pasos, para mantener tus cuentas seguras.
¿Qué es UCaaS?
UCaaS es una plataforma integrada de comunicación empresarial que utiliza la tecnología VoIP para permitir la comunicación a través de Internet. Junto con las llamadas de voz y vídeo, UCaaS también incluye mensajería instantánea, correo electrónico, fax online y otros canales de comunicación similares. Esta plataforma está pensada principalmente para la comunicación interna de los equipos.
Los usuarios pueden cambiar entre cualquiera de los canales disponibles durante una conversación. Supongamos que dos personas inician una llamada de voz para hablar de un nuevo producto. Sin cortar la llamada, pueden cambiar al modo de vídeo y/o compartir pantallas para una discusión más productiva. Incluso podrían convertir la misma llamada en una multiconferencia añadiendo más participantes a la llamada.
Ventajas de UCaaS
En comparación con las conexiones PBX, las soluciones UCaaS ofrecen todas las ventajas de las soluciones VoIP. Al comparar las soluciones VoIP y UCaaS, algunas de las ventajas que ofrece UCaaS sobre VoIP son:
Comunicación unificada
Las plataformas UCaaS pueden considerarse como un paraguas para diferentes canales de comunicación. Además de las llamadas de voz y vídeo, también incluye la comunicación a través de mensajes de texto, chat instantáneo, correos electrónicos y faxes. Los mensajes pueden enviarse a través de cualquier canal desde la misma plataforma. No tener que cambiar de pantallas y aplicaciones mientras se comunica no sólo es más sencillo, sino que también ayuda a hacer un mejor seguimiento de los mensajes.
Acceso rentable a las funciones
Los planes UCaaS incluyen muchas funciones que pueden no estar presentes con los proveedores de servicios VoIP. Por ejemplo, puede solicitar y compartir documentos mientras está en una llamada y ver el documento en una pantalla compartida. Con sólo una conexión VoIP, tendría que utilizar un servicio independiente para compartir la pantalla, lo que puede suponer un coste adicional. Por lo tanto, agrupar las funciones de comunicación y colaboración en los planes UCaaS los hace mucho más rentables.
Herramientas de productividad
UCaaS no es sólo una plataforma de comunicación, sino también una importante herramienta de colaboración. Fomenta la colaboración a través de funciones como la pantalla compartida y las pizarras. Esto hace que los debates y las sesiones de formación sean más productivos. También centraliza el intercambio de documentos para que todos los miembros del equipo que trabajan a distancia tengan acceso a la misma información y se mantengan al día de los progresos de los demás.
Mejor experiencia del cliente
UCaaS permite a las marcas ofrecer un alto nivel de atención al cliente personalizada. Las llamadas entrantes pueden dirigirse al departamento adecuado con la ayuda de menús IVR personalizados. Esto reduce la necesidad de que expliquen su consulta repetidamente y sean transferidos de un departamento a otro.
Al unificar toda la comunicación en una única plataforma, la persona que atiende la llamada también tiene acceso a datos sobre interacciones anteriores que la persona que llama haya podido tener con la marca. Por ejemplo, supongamos que un cliente llama y dice que ha recibido un correo electrónico sobre un servicio y quiere saber más sobre él. El agente puede ver el correo electrónico al que se hace referencia desde el panel de control y avanzar en la conversación en consecuencia.
UCaaS vs VoIP: Similitudes
Al comparar las soluciones UCaaS vs VoIP, descubrirás una serie de similitudes. Entre ellas se incluyen:
- Ambas plataformas están basadas en la nube
- Ninguna de las dos soluciones requiere hardware especial. En ambos casos, puedes utilizar cualquier dispositivo que esté conectado a Internet.
- En ambos casos, la instalación es sencilla y se puede configurar sin necesidad de conocimientos técnicos.
- Tanto los planes VoIP como UCaaS te permiten obtener un nuevo número virtual en un código de área nacional o internacional seleccionado.
- Ambos son escalables.
- Ambos tienen menores costes operativos en comparación con las conexiones PBX tradicionales.
- La mayoría de los proveedores de servicios para soluciones VoIP y UCaaS ofrecen planes de suscripción mensual sin compromiso a largo plazo.
UCaaS vs VoIP: Diferencias
Algunas de las diferencias clave entre las soluciones VoIP y UCaaS son:
Capacidades
La diferencia más básica entre UCaaS vs VoIP es el tipo de comunicación que ofrecen ambas. Los servicios VoIP se limitan a comunicarse mediante llamadas de voz y vídeo. Algunos proveedores de servicios también ofrecen capacidades limitadas de SMS para empresas. Por otro lado, las soluciones UCaaS ofrecen llamadas de voz y vídeo, así como mensajería instantánea, correo electrónico y otros canales de comunicación.
Integraciones
Las aplicaciones UCaaS están diseñadas para integrarse fácilmente con otras soluciones empresariales existentes para mejorar la colaboración interna y la transparencia de los datos. Algunas de las herramientas empresariales cotidianas más populares con las que se pueden integrar las soluciones UCaaS son los sistemas CRM, SalesForce, Google Meet, ZenDesk y ActiveCampaign.
Informes y análisis
Aunque tanto las soluciones VoIP como las UCaaS ofrecen métricas e informes de llamadas, las segundas proporcionan análisis más profundos dado que unifican más modos de comunicación. Esto resulta útil para los equipos que buscan empresas de gestión de clientes potenciales o de logística.
Costes
Las soluciones VoIP y UCaaS se estructuran en planes mensuales escalonados. Estos planes difieren en cuanto a las funciones ofrecidas y, en algunos casos, al número de usuarios permitidos. Las empresas pueden suscribirse a un plan de su elección y pagar los servicios mensual o anualmente. En ninguno de los dos casos se exige un compromiso a largo plazo. Dicho esto, dadas las limitaciones en términos de canales de comunicación ofrecidos, las soluciones VoIP suelen tener un precio inferior al de las soluciones UCaaS.
¿Cuándo elegir soluciones VoIP?
Si tus necesidades de comunicación empresarial se limitan a conversaciones telefónicas, una solución VoIP puede ser la más eficaz para ti. Por ejemplo, supongamos que busca una solución de comunicación para su equipo de ventas. Además, si el presupuesto es una preocupación, puede que se incline por los servicios VoIP, ya que suelen costar menos que las soluciones UCaaS.
La VoIP también es una buena solución para las empresas que quieren ampliar su alcance global. Te permite tener un número virtual en el extranjero aunque no tengas una oficina física en la zona.
¿Cuándo elegir soluciones UCaaS?
Las soluciones UCaaS son más completas que las soluciones VoIP y, por tanto, son la mejor plataforma para las empresas que desean unificar todas sus comunicaciones. Por ejemplo, las soluciones UCaaS serían muy adecuadas para las comunicaciones de atención al cliente de una empresa minorista.
Mientras que un servicio VoIP puede ser suficiente para una startup con un equipo pequeño, las soluciones UCaaS son más adecuadas para empresas en crecimiento.
Elegir una solución de comunicación para tu empresa
Hay una serie de preguntas que debes hacerte antes de elegir entre soluciones empresariales VoIP y UCaaS. ¿Con quién necesita comunicarse tu equipo? ¿Tu equipo trabaja desde una única ubicación o desde ubicaciones remotas? ¿Qué importancia tiene la colaboración para la productividad de tu equipo? ¿Qué canales de comunicación prefieren tus clientes?
UCaaS puede ser más caro que los servicios VoIP, pero muchas empresas prefieren pagar la cantidad extra para poder unificar su comunicación interna y externa. Las herramientas de comunicación y colaboración que ofrecen ayudan a impulsar la productividad y hacen que el sistema sea más rentable.
Una vez decidido entre soluciones UCaaS o VoIP, el siguiente paso es elegir un proveedor de servicios. Hay numerosas marcas de telefonía que ofrecen ambos servicios. Antes de suscribirte a un proveedor de servicios, tienes que ver los detalles de todos los planes, compararlos y evaluar las prestaciones que ofrece cada uno con respecto a lo que necesitas.
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FAQ
¿Qué es la tecnología VoIP?
Un sistema VoIP (Voice Over Internet Protocol) convierte las señales de voz en señales digitales y las transmite por Internet. Los sistemas de telefonía VoIP se utilizan en lugar de los sistemas telefónicos tradicionales que dependen de líneas fijas para transferir señales de voz. La telefonía IP requiere un equipamiento y un mantenimiento mínimos, y es una opción habitual elegida por las empresas frente a las líneas telefónicas tradicionales.
¿Qué es más caro, VoIP o teléfono fijo?
Los sistemas VoIP suelen ser menos caros que las líneas fijas, porque se puede utilizar una conexión a Internet ya existente para establecer y utilizar el servicio. Los teléfonos fijos requieren sistemas y hardware independientes para funcionar, lo que aumenta los costes generales de instalación y funcionamiento.
