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Es un hecho. Transcribir una reunión en textos escritos facilita el seguimiento y el análisis de los intercambios que tengas con clientes o prospectos. Esto es vital para las organizaciones y los equipos que desean mantener un registro preciso de sus conversaciones, ya sean virtuales o presenciales.
Gracias a los avances tecnológicos, hoy en día es posible realizar de forma manual o automática una transcripción de reuniones mediante soluciones de inteligencia artificial.
A lo largo de este artículo te guiaremos a través de métodos eficaces y precisos para transcribir y resumir tus reuniones virtuales. ¡Sigue leyendo!
¿Cómo transcribir una reunión en vídeo y obtener resúmenes?
La transcripción de reuniones de vídeo puede hacerse de varias maneras, desde la introducción manual hasta el uso de software específico. Probablemente estés buscando una solución de transcripción automática que te ahorre la molestia de levantar acta manualmente, creando resúmenes de llamadas en tiempo record. ¿Cómo hacerlo?
Software de transcripción automática de reuniones
La aparición de programas informáticos de transcripción de llamadas automática, basados en el reconocimiento de voz, ha revolucionado la transcripción de reuniones.
Estas herramientas, capaces de convertir audio de vídeo en texto con notable precisión, son cada vez más populares.
Con Empower, por ejemplo, esto es posible gracias a una extensión web llamada Empower Recorder, que puede transcribir automáticamente el contenido de tus videollamadas con tu personal, clientes o clientes potenciales, e incluso resumirlas. Volveremos sobre este tema más adelante en el artículo.
¿Y qué hay del aspecto técnico?
La transcripción de vídeo implica una serie de pasos técnicos. La clave está en poder extraer datos utilizables del audio:
- Captación de audio y conversión de la señal
- Segmentación de audio
- Reconocimiento automático del habla (ASR)
- Etapa de enriquecimiento semántico
1. Captación de audio y conversión de la señal
El primer paso consiste en convertir el audio captado en el vídeo en un flujo de datos digitales. El micrófono, ya esté integrado en el ordenador, el smartphone o la webcam, graba las ondas sonoras y las convierte en una señal digital que puede ser utilizada por la máquina.
2. Segmentación del audio
Por regla general, una vez obtenida la señal de audio, un algoritmo de segmentación la divide en varios bloques. En una entrevista de vídeo en la que un vendedor hace una demostración a un cliente potencial, esto permite distinguir entre lo que dice el vendedor y lo que dice el cliente potencial. De este modo, al comercial le resulta mucho más fácil procesar y organizar los datos, sobre todo para las siguientes fases del proceso de seguimiento.
3. Reconocimiento automático del habla (ASR)
El núcleo de la transcripción se basa en modelos de reconocimiento del habla, a menudo alimentados por las llamadas redes neuronales. Estos sistemas identifican los fonemas (los sonidos básicos del lenguaje) y buscan su correspondencia en el texto. Estas tecnologías se basan en corpus de datos para mejorar la precisión de las transcripciones, sobre todo en contextos específicos.
4. Etapa de enriquecimiento semántico
En algunos casos, las soluciones de transcripción incorporan un posprocesamiento para añadir etiquetas semánticas.
Por ejemplo, se puede aplicar el reconocimiento de intenciones comerciales («compra», «objeción», «interés») para que la transcripción sea más utilizable en análisis posteriores.
Empower utiliza un sistema similar para ayudarte a identificar automáticamente determinadas palabras clave y temas en todas las conversaciones de tus equipos.
Es una buena forma de identificar claramente las preocupaciones de tus clientes actuales y potenciales que hablan con todo tu personal.
Transcribe tus reuniones de forma automática
Identifica fácilmente los puntos claves de cada reunión y mejora tu productividad y la de tus equipos.
Descubre Empower
Ventajas de la transcripción de reuniones
Transcribir reuniones tiene una serie de ventajas clave que pueden aumentar la productividad, la accesibilidad y la gestión de la información dentro de una organización. Veamos las principales ventajas de esta práctica.
Productividad y gestión del tiempo ✅
Las transcripciones permiten examinar rápidamente el contenido para identificar los puntos clave, las decisiones y las acciones necesarias.
Esto ahorra un tiempo valioso en comparación con el visionado de grabaciones de vídeo y mantiene el impulso del progreso del proyecto.
La revisión eficaz de las transcripciones reduce los retrasos en el seguimiento y acelera la finalización de las tareas.
Intercambio de conocimientos y continuidad ✅
Las transcripciones facilitan el intercambio de información entre los miembros del equipo, los clientes o las partes interesadas, garantizando que todos tengan la misma información y puedan contribuir a los proyectos en curso con una comprensión clara de las discusiones pasadas.
Reutilización de contenidos ✅
El contenido de las reuniones, una vez transcrito, puede reutilizarse en diversos formatos, como entradas de blog, documentación de atención al cliente, wikis internos o material de formación.
Esto amplía la vida útil y el alcance de la información compartida y maximiza el rendimiento del tiempo invertido en organizar reuniones.
¿Cómo puede ayudarte una solución como Empower?
Empower by Ringover, gracias a su inteligencia artificial, ofrece transcripción y análisis conversacional que están demostrando ser inestimables en muchos contextos profesionales. Descubre cómo Empower puede ser una baza importante para tu empresa:
Transcripción de las conversaciones entre empleados
Empower transcribe automáticamente las conversaciones telefónicas y de vídeo. Esta herramienta es ideal para equipos dispersos en diferentes lugares y zonas horarias, y para empleados que necesitan ponerse al día sobre una reunión perdida.
Las transcripciones se pueden utilizar para generar resúmenes, destacando los puntos clave y los puntos de acción, promoviendo una mejor colaboración y una mayor productividad.
Transcripción de videollamadas entre un equipo de asistencia y sus clientes
La transcripción de vídeo y llamadas telefónicas de Empower simplifica el análisis de las necesidades del cliente y de sus preocupaciones.
Esto ayuda a capturar detalles importantes de las interacciones, identificar patrones recurrentes y mejorar la calidad del servicio ofrecido.
El objetivo es proporcionar respuestas más precisas y personalizadas a los clientes, aumentando su satisfacción y mejorando al mismo tiempo la reputación de la empresa.
Mejorar la formación del equipo de ventas
Los equipos de ventas también se benefician de Empower al transcribir videollamadas con clientes potenciales.
Empower puede ayudar a los vendedores a captar la esencia de las conversaciones de ventas, identificar los puntos fuertes y débiles de las presentaciones y ofrecer comentarios constructivos a los agentes.
Las transcripciones también ayudan a analizar las tendencias y preocupaciones de los clientes potenciales, perfeccionando las estrategias de ventas y mejorando las tasas de conversión.
Otras ventajas de Empower para tus equipos
Empower no se detiene ahí. También ofrece sentiment analysis, resúmenes automáticos de llamadas y traducción de conversaciones en varios idiomas, como francés, inglés, español e italiano.
Estas funciones ahorran un tiempo considerable, mejoran la precisión de las interacciones y garantizan la coherencia del sistema de comunicación empresarial.
Aspectos a retener
En conclusión, la transcripción de reuniones, y sobre todo el uso que se hace de ella, está demostrando ser una palanca eficaz para impulsar la productividad, facilitar la accesibilidad y mejorar la gestión de la información en las organizaciones.
Gracias a herramientas innovadoras como Empower de Ringover y su extensión web para videollamadas, ahora es posible transcribir automáticamente los intercambios de videoconferencia y analizar el contenido de los debates para ayudarle a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Estas tecnologías también ofrecen la posibilidad de integrar las transcripciones directamente en sus sistemas CRM, mejorando la experiencia del cliente y aumentando la eficacia de sus equipos de ventas y asistencia. Empower se integra con las mejores herramientas CRM del mercado.
Aprovecha la oportunidad de llevar tu negocio a nuevas cotas realizando una prueba gratuita de Empower hoy mismo, o solicitando una demostración personalizada basada en tus requisitos específicos.
FAQs sobre Transcripción de reuniones
¿Cómo se transcribe una reunión?
La transcripción puede hacerse manual o automáticamente. El método manual consiste en escuchar la grabación de la reunión y transcribir lo que se ha dicho: una tarea que lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores.
En cambio, la transcripción automática se basa cada vez más en el reconocimiento de voz para convertir el audio en texto, lo que suele ser mucho más rápido.
¿Qué tipos de transcripción existen?
Existen varios tipos de transcripción (manual) para responder a distintas necesidades. La transcripción literal reproduce fielmente cada palabra, incluidas las repeticiones y vacilaciones.
La transcripción editada mejora la legibilidad corrigiendo la gramática y la ortografía y eliminando la jerga.
La transcripción resumida sintetiza los puntos esenciales de la reunión.
¿Por qué hacer una transcripción?
El uso de la transcripción de vídeo puede aportar ventajas diferentes a los distintos equipos, en particular al equipo de ventas y al equipo de asistencia. He aquí las ventajas específicas para cada uso.
Para el equipo de ventas:
- Análisis de los intercambios: la transcripción permite examinar en detalle las conversaciones con los clientes potenciales. El personal de ventas puede identificar los ganchos, las objeciones o los momentos clave en los que el cliente potencial mostró interés, lo que facilita la optimización de las estrategias de venta.
- Mejora continua: al analizar las transcripciones de varios intercambios, los comerciales pueden identificar patrones en su discurso o en el de los prospectos.Esto les permite afinar su discurso, adaptar sus respuestas a objeciones frecuentes o identificar preguntas recurrentes.
- Seguimiento y reactivación de clientes potenciales: La transcripción mantiene un registro preciso de los compromisos adquiridos, las preguntas planteadas y las promesas realizadas. De este modo, se garantiza que se vuelve a contactar con cada cliente potencial con información personalizada, lo que mejora la eficacia de los nuevos contactos.
Para el equipo de soporte:
- Trazabilidad de los intercambios: disponer de una transcripción de las conversaciones con los clientes permite documentar cada solicitud o problema planteado. De este modo, en caso de litigio o de seguimiento, se dispone de un historial claro que permite retomar el hilo de la conversación.
- Mejora de la calidad y las tendencias de la asistencia: al analizar las transcripciones, el equipo de asistencia puede identificar las preguntas o problemas más frecuentes. Esta información puede utilizarse para crear preguntas frecuentes, bases de conocimientos o para formar a los agentes sobre puntos concretos. Esto permite adoptar un enfoque proactivo.
¿Cómo se instala Empower Recorder?
A continuación te explicamos cómo instalar Empower Recorder:
- En primer lugar, ve a la Chrome Web Store a través de este enlace.
- A continuación, haz clic en el botón «Añadir a Chrome» para instalar la extensión.
- La extensión se instalará, pero no se añadirá necesariamente a tu barra de extensiones, que normalmente se encuentra a la derecha en la parte superior de la ventana del navegador. Para anclarla a esta barra, tienes que hacer clic en el icono del rompecabezas y seleccionar Empower Recorder en la lista que aparece.
- Sólo te queda comprobar que has iniciado sesión en tu cuenta de Ringover y que tienes acceso a Empower, después haz clic en el icono de Empower Recorder e «inicia sesión». Consulta nuestro artículo de soporte detallado para obtener más información.
