Prospección telefónica: 10 consejos para aumentar la obtención de citas

No hay ningún secreto... ¡Es un juego de números! La prospección telefónica se basa en el volumen.La tasa de transformación a través del teléfono suele ser bastante baja. Se estima que la tasa de conversión media es de entorno el 2% para la obtención de citas a través de llamadas en frío o cold callings. Esto significa que para conseguir una cita, tendrá que hacer hasta casi 98 llamadas que no le llevarán a mucho. 

La prospección telefónica es una actividad que vale la pena cuando se tienen los medios para hacer grandes volúmenes de llamadas.Esta es la razón por la que a menudo oímos que el cold calling no funciona. Si un comercial pasa unas horas a la semana en ello, o simplemente reserva una hora todos los días para intentar unas cuantas llamadas, es bastante normal que no lleve a nada. 

Para obtener resultados, es necesario dedicarse plenamente a ello planificando largas sesiones de varias horas durante las cuales se pueden hacer entre 50 y 100 llamadas seguidas.

En este artículo, no vamos a repasar los 10 pasos teóricos para construir su discurso comercial para la prospección telefónica o revelar 10 técnicas de persuasión inmejorables basadas en las enseñanzas de los mayores expertos en ventas. Para ello, encontrará en Internet una infinidad de recursos, todos más ricos que los demás, para enseñarle la teoría de las ciencias comerciales y reforzar sus técnicas de venta. 

Así que no nos centraremos en la técnica individual.También hay cientos de vídeos para obtener las claves de un buen discurso comercial para triunfar en su prospección con un gran espíritu de lucha, sin decaer. En este ejercicio, los estadounidenses son reconocidos como los mejores del mundo. 

Por lo tanto, tampoco nos centraremos en el discurso de venta y la motivación. Sin embargo, recomendamos el buen consejo de Mark Wayshack a este respecto:

En su lugar, en este artículo, le guiaremos hacia las mejores prácticas organizativas para mejorar su prospección telefónica y conseguir que su equipo de ventas consiga más citas.

¿Cómo hacer que sus equipos de ventas sean más eficientes? ¿Cómo apoyarlos mejor, cómo entrenarlos mejor? ¿Qué proceso debería poner en marcha para mejorar su discurso y argumentos comerciales y aumentar así las conversiones? En resumen, ¿cómo configurar una máquina de obtención y programación de citas? En este artículo, vamos a ver algunos consejos prácticos y directamente aplicables para ayudarle.

A lo largo del artículo encontrará recursos sugeridos sobre la teoría y la práctica del marketing y la venta. Le invitamos a consultarlos para profundizar en nuestro tema.

1. Hacer más llamadas

La telefonía en la nube de Ringover ofrece varias funciones diseñadas específicamente para que los equipos de venta ahorren tiempo en su prospección y aumenten su ritmo. Con el click-to-call, la llamada en un clic, no hay necesidad de marcar números, lo que puede ahorrarles varias horas de entrada de datos por semana. 

Si está en una lógica de productividad cercana a la de los call centers para su equipo comercial, también puede considerar el uso de autómatas de llamadas como el marcador automático, el power dialer o el marcador inteligente.

2. Adoptar una organización taylorista

El secreto para hacer un gran número de llamadas es estar bien organizado. Y para una máxima productividad, no hay nada como inspirarse en la teoría del Taylorismo, también conocida como organización del trabajo científico. En pocas palabras consiste en...

"una organización racional del trabajo que se divide en tareas elementales, sencillas y repetitivas, confiadas a trabajadores especializados".Siguiendo este principio, una mala organización consiste en:

• (1) Enfocarse en una sola empresa
• (2) Informarse sobre la compañía para asegurarnos de que se ajusta a nuestro objetivo
• (3) Encontrar al buen interlocutor y su contacto
• (4) Informarse sobre este contacto para tener un gancho inicial personalizado y escribirlo
• (5) Hacer la llamada
• (1) Enfocarse en otra empresa
• (2)...

Un sistema taylorista significa dividir el trabajo en tareas y ejecutarlas de forma repetitiva para que las llamadas puedan encadenarse sin perder tiempo. Esto da el siguiente esquema:

• (1) Dirigirse a 100 empresas
• (2) Informarse sobre las 100 compañías una por una para asegurarnos de que encajan con nuestro objetivo
• (3) Encontrar los buenos interlocutores y su contacto para las 100 empresas
• (4) Informarse sobre estos contactos para que pueda tener un discurso personalizado para cada contacto y escribirlo
• (5) Contactar con las 100 compañías encadenando las llamadas

Este es un ejemplo puramente ficticio. Cada empresa debe definir la organización de su equipo de ventas para estructurar el tiempo de prospección. La idea es que el comercial pueda encadenar las llamadas en decenas sin interrupción. Como hemos visto anteriormente, la prospección es una cuestión de volumen, por lo que es crucial organizarse para permitir que sus agentes hagan un máximo de llamadas en un tiempo determinado.

¿Utiliza un CRM como Salesforce, Hubspot, Zoho, Pipedrive, Sellsy o un CRM interno? RingOver se integra con su software de gestión de clientes para una mejor organización del trabajo y una considerable ganancia de productividad para sus equipos de ventas. 

Entre otras cosas, pueden llamar directamente desde la interfaz del CRM con el click-to-call y encontrar toda la información sobre el prospecto en el momento de la llamada con la carga de las fichas.

3. Establecer un objetivo claro y único

La primera llamada telefónica es la primera parada de un largo viaje que llevará a su prospecto a firmar y convertirse en cliente. Este camino puede segmentarse en varios pasos clave desde el primer contacto hasta la firma, pasando por la demostración y la negociación. Cuando se toma contacto por primera vez con un prospecto en frío, sólo se debe tener en cuenta una cosa: llevar a dicho prospecto a la segunda etapa del viaje.

Dependiendo de su estrategia comercial, estos pasos pueden variar y sus llamadas de prospección telefónica pueden tener diferentes objetivos. ¿Qué esperar de la primera llamada? Es esencial hacerse esta pregunta, dar una respuesta clara y comunicarla a sus equipos. 

Normalmente, el objetivo final es concertar una cita para una demostración de su solución, pero no siempre; también puede ser una inscripción en línea, para obtener información sobre la empresa, tener el contacto del responsable de la toma de decisiones, participar en un evento...

Definir el objetivo de la llamada le permite gestionar mejor sus equipos pero también le permitirá definir indicadores precisos para controlar mejor su rendimiento. 

Para saber todo lo que necesita para poner en marcha un buen sistema de seguimiento y monitoreo de llamadas en frío, vea nuestro artículo: Cold Calling, 5 indicadores clave para el seguimiento de los comerciales.

4. Perfeccionar su discurso desde el gancho inicial hasta el cierre

Hay una multitud de métodos y teorías sobre cómo construir su guión de ventas por teléfono. Este video lanzado por Alfonso Bastida, especialista de la venta comercial, desglosa lo que debe ser un buen argumento para conseguir cerrar una cita:

La prospección es una ciencia humana e inexacta. Por lo tanto, nunca conseguirá encontrar EL guión de ventas perfecto que convierta más que todos los demás. Es importante hacer evolucionar regularmente su discurso y argumentos de venta. 

Si su equipo tiene cierta madurez en el desarrollo de las ventas, puedes incluso establecer varios guiones de ventas adaptados al objetivo-empresa que tiene al teléfono y a la forma en que se desarrolla la llamada.

Con el software de telefonía Ringover puede grabar todas sus llamadas. Escuchar de nuevo las llamadas es crucial para establecer un nuevo discurso de venta. 

Esto permite ver el impacto del discurso, la reacción de los interlocutores, las variantes adaptadas, etc. Gracias a la grabación de llamadas, puede determinar rápidamente la eficacia de su discurso y argumento comercial.

5. Sacar el máximo provecho a una llamada en la que nos dicen no

¿Su interlocutor se niega a contestar su llamada? Una vez más, hay muchas técnicas de venta para tratar y contrarrestar las objeciones y mantener así el control de su llamada.

A pesar de todas las mejores técnicas del mundo, muy a menudo se encontrará con prospectos para los que su producto no satisface ninguna necesidad actual. Sin embargo, ya ha pasado algún tiempo al teléfono con este prospecto, ¡así que ahora no hay que detenerse ahí! Hay varias cosas que comprobar antes de colgar:

• ¿Podría el prospecto tener realmente una necesidad en el futuro?
• ¿Conoce el prospecto a profesionales de su red que puedan estar interesados?
• ¿Estaría dispuesto a recomendar nuestra solución a su red?
• ¿Puede ponernos en contacto con interlocutores relevantes?

6. Lleve un registro de TODAS sus llamadas...

Como hemos explicado, la prospección telefónica es una cuestión de volumen y organización. Por lo tanto, es crucial adoptar un gran rigor en el seguimiento de cada llamada. 

Más del 80% de las ventas se hacen después de la quinta llamada. Por lo tanto, después de cada llamada, se recomienda: - - Registrar la llamada en la ficha de contactos de su CRM (si su sistema de telefonía está integrado con su CRM, esto se hace automáticamente).- Anotar la llamada con una breve descripción del contenido del intercambio.- Planificar los próximos pasos estableciendo tareas (por ejemplo, volver a llamar mañana, enviar un correo electrónico de seguimiento, enviar la documentación, contactar con un tercer interlocutor válido, obtener información de su equipo técnico...).

Estas etapas llevan algún tiempo, pero harán que su prospección sea hasta 5 veces más productiva.

Ringover ofrece la función Aftercall para permitir a todos los comerciales tomar un tiempo definido después de cada llamada para tomar notas y preparar su seguimiento. Durante el período posterior a la llamada, el comercial no está disponible en el software de telefonía y no puede ser molestado por una llamada.

7. Apostar por la inteligencia colectiva...

Cada llamada es única, cada llamada le enseñará una nueva lección. La retroalimentación y el feedback por parte de sus vendedores debería ser la pieza central de su estrategia. 

Cada agente comercial tiene sus propios trucos para llevar una llamada hacia su terreno o para desactivar una objeción. Para aumentar la competencia de todo su equipo, es importante fomentar una cultura de compartir las estrategias exitosas, con sesiones dedicadas a mostrarlas que reúnan a todos los vendedores.

Y para este beneficio mutuo, por tanto, el equipo deberá compartir la mayor cantidad de información posible. Se recomiendan sesiones regulares de brainstorming colectivas para mejorar la prospección.

¿Qué técnicas funcionan? ¿Hay algún tema de actualidad candente que valga la pena mencionar durante las llamadas? ¿Hay algún sector de actividad que esté en boga? ¿Hay nuevas áreas para explorar?Al crear una dinámica colectiva, sus empleados se levantan, aprenden más rápido, y su discurso comercial está más estandarizado para mejor.

¿Cómo facilitar sus sesiones de brainstorming colectivas? El software de telefonía Ringover le permite generar mucho contenido de escucha. Puede animar sus reuniones colectivas en torno a sesiones de escucha de llamadas, ya sea en directo con la función de doble escucha, o con la grabación de llamadas.

8. ... Para buscar el rendimiento individual

Las sesiones informativas de grupo son importantes, pero la prospección es un ejercicio que depende en gran medida del rendimiento individual. Los efectos de grupo en este tipo de reuniones también distorsionan a veces la retroalimentación: la opinión de algunos tendrá prioridad sobre la de otros, varias personas que van en la misma dirección tenderán a exagerar su punto... y cuanto más grande sea su equipo, más difícil será dirigir estas sesiones con éxito.

Por lo tanto, la formación y el entrenamiento individual son esenciales. Cada empresa tiene métodos específicos para su solución y su mercado. Y de hecho, tanto un comercial con experiencia en la prospección telefónica como un nuevo SDR (Sales Development Representative) necesitarán formación y acompañamiento.

Es realmente muy importante analizar las sesiones de llamadas frías individualmente para conocer los sentimientos del comercial sobre los objetivos y el discurso. Al dedicar tiempo a lo que funciona bien y a lo que no, sus vendedores se volverán rápidamente más competentes y mejorarán considerablemente su tasa de transformación.

Una vez más, aproveche las capacidades de monitoreo y supervisión de Ringover participando en doble-escucha en las llamadas, utilizando el susurro (que le permite hablar con su agente durante una llamada sin que el otro interlocutor lo escuche) o simplemente reescuchando las llamadas una vez grabadas.

9. Probar. Analizar. Reintentar

Hay un número infinito de enfoques para sus llamadas de prospección. Encontrar el tono correcto que convertirá al máximo a sus prospectos objetivos puede llevar meses o incluso años. Nunca llegará allí si no toma un enfoque de análisis iterativo.

Esta metodología se basa en el método Agile que ha sido muy popular en los últimos años para la gestión de proyectos informáticos. El principio clave del método agile es que el proceso de decisión no es lineal sino circular, como se muestra en el siguiente diagrama:

Su estrategia de prospección comercial debe basarse en este modelo para formar parte de un proceso de mejora continua:

• Pruebe regularmente nuevos enfoques comerciales y técnicas de venta.
• Analice en profundidad la eficacia de las campañas de llamadas midiendo el rendimiento y la tasa de transformación.
• Haga evolucionar su estrategia y entrene a sus vendedores en las nuevas técnicas que mejor funcionan.

10. Motivar a sus equipos

Como mencionamos en la introducción, la prospección telefónica es un ejercicio que puede parecer complicado y tedioso para un comercial y que requiere energía. ¡Y quien dice energía, dice motivación!En cuanto a la motivación, sabemos que los americanos sobresalen particularmente en los discursos gracias a la emulación con su "motivational speech".

Encontrará cientos de ellos en Youtube que le darán la voluntad necesaria para sobresalir en la prospección telefónica. Escribiendo, por ejemplo, "discurso motivacional para vendedores", encontrará fácilmente los que están más cerca de su estado de ánimo. Pero también tenemos a nuestros expertos en motivación en español, así que hemos decidido presentar aquí un vídeo con los preciosos consejos de Mónica Mendoza para motivar a sus equipos de ventas:

Sin embargo, motivar a sus equipos es un desafío complejo que requiere reflexiones y acciones más profundas que un simple "discurso motivacional".La motivación de los comerciales es un tema que se ha estudiado y documentado ampliamente, sobre todo a principios de los años 70 con los trabajos de Deci y Ryan y su publicación sobre la teoría de la autodeterminación. En resumen, estos autores subrayan la importancia de 3 principios fundamentales para aumentar la motivación de un representante de ventas:

• La autonomía: tener libertad en su organización y en la realización de sus objetivos.
• El dominio: tener las habilidades necesarias para hacer bien su trabajo y firmar contratos.
• La finalidad: ¿cuál es el significado que hay detrás del desarrollo comercial de la empresa? ¿Cuál es la visión de la organización?

Estos principios teóricos dan que pensar pero pueden ser difíciles de aplicar porque dependen mucho del contexto de su empresa y de los medios que se le den al jefe del equipo de ventas.A continuación se presentan algunas ideas prácticas que aplicándolas directamente pueden dar un impulso de motivación a las sesiones de prospección. 

Una buena manera de motivar a su equipo de ventas es crear una dinámica colectiva entre sus vendedores. Hay muchos métodos para hacer esto:

• Favorezca las sesiones de llamadas frías o cold callings en grupo: fomentan la ayuda mutua y facilitan la desdramatización de los fracasos entre varias personas.
• Cree desafíos para apostar y hacer que la prospección parezca un juego: sus vendedores ya están incentivados por las variables, pero ese no es el punto. Añada minirretos a las sesiones de prospección con recompensas para aumentar su motivación.
• Traiga a expertos externos especializados en motivación: atletas de alto nivel, campeones olímpicos, ex militares de alto rango o líderes empresariales retirados, hay muchos perfiles de oradores con ricas experiencias para compartir sobre la motivación, la importancia del esfuerzo y el precio del éxito.

En conclusión

Estos pocos consejos le ayudarán a construir una estrategia de desarrollo comercial eficaz y a poner a sus equipos de ventas en las mejores condiciones para conseguir citas por teléfono. Como hemos visto a lo largo de nuestro artículo, su herramienta de telefonía resultará ser su mejor amiga para lograr sus objetivos de llamadas en frío. 

Si se pregunta sobre su sistema actual, le invitamos a probar Ringover de forma gratuita o a ponerse en contacto con responsable comercial para descubrir todas las funciones de productividad y supervisión que le ayudarán a diario.