Cómo hacer un presupuesto paso a paso en 2025

En 2025, con nuevas herramientas digitales y cambios en la economía global, contar con un plan de gastos eficiente es clave para mantener el equilibrio financiero en un negocio y saber cómo hacer un presupuesto paso a paso.

Identifica tus ingresos y gastos hasta establecer objetivos de ahorro y ajusta los hábitos de consumo. Ya sea que busques mejorar la estabilidad financiera de tu empresa, optimizar costes o simplemente administrar mejor tus recursos, seguir un plan de presupuesto estructurado te dará el control sobre el futuro de tu negocio.

Gracias a varias estrategias efectivas para optimizar la gestión financiera y a herramientas clave, podrás tomar decisiones más informadas y construir una base sólida para alcanzar las metas económicas de tu empresa en 2025.

Guía para crear un presupuesto paso a paso

1. Analiza la situación financiera actual

Antes de elaborar un presupuesto, es fundamental revisar los ingresos, gastos y balances financieros del último año. Evalúa tendencias, identifica áreas de mejora y determina la estabilidad financiera de la empresa para establecer una base realista. Puede ser de gran ayuda monitorizar el trabajo y los resultados de tu equipo de ventas y calcular el balance final de los ingresos mensuales gracias al trabajo de todos tus equipos.

2. Define objetivos financieros claros

El presupuesto debe estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa para garantizar un crecimiento sostenible y una gestión eficiente de los recursos. Para ello, es fundamental establecer metas financieras concretas, como aumentar los ingresos mediante la expansión de la cartera de clientes, reducir costes operativos a través de la optimización de procesos o destinar una parte del presupuesto a la inversión en nuevas áreas de negocio.

Además, es importante que estos objetivos sean medibles, alcanzables y con plazos definidos, permitiendo evaluar el progreso y hacer ajustes cuando sea necesario. Un presupuesto bien estructurado no solo proporciona control financiero, sino que también sirve como una hoja de ruta para el éxito a largo plazo.

3. Estima ingresos y fuentes de financiamiento

Para proyectar los ingresos de manera realista, es clave analizar datos históricos, evaluar tendencias del mercado y considerar factores externos que puedan influir en el desempeño financiero de la empresa. Esta estimación debe basarse en información precisa y actualizada, evitando sobrestimar las expectativas de crecimiento.

Es esencial identificar y diversificar las fuentes de financiamiento, incluyendo ingresos por ventas, créditos bancarios, inversiones de terceros o programas de financiamiento gubernamental. Al contar con múltiples fuentes de ingreso y financiamiento, la empresa podrá reducir riesgos y garantizar una mayor estabilidad económica, asegurando así que el presupuesto se mantenga viable a lo largo del tiempo.

4. Identifica y categoriza los gastos

Para garantizar un presupuesto equilibrado, es esencial clasificar los gastos en categorías bien definidas. Los costes fijos, como el alquiler, la nómina y los seguros, representan gastos constantes que la empresa debe cubrir independientemente de su nivel de ingresos. Por otro lado, los costes variables, como la compra de materia prima, la publicidad y las comisiones por ventas, fluctúan según la actividad y el volumen de negocio.

Es recomendable incluir un fondo para imprevistos, ya que eventos inesperados pueden afectar la estabilidad financiera. Una categorización adecuada permite optimizar la asignación de recursos, identificar áreas donde se pueden reducir costes y prevenir déficits que afecten la operatividad del negocio.

5. Usa herramientas digitales para optimizar el proceso

El uso de tecnología es clave para una gestión financiera eficiente y un control presupuestario preciso. Las plataformas de contabilidad, hojas de cálculo avanzadas y software de gestión financiera facilitan el control presupuestario.

Soluciones de comunicación omnicanal como Ringover, integradas con herramientas CRM, mejoran la colaboración entre equipos y permiten un acceso más eficiente a datos financieros en tiempo real. Esto permite que las decisiones presupuestarias sean más ágiles, informadas y alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.

6. Establece un plan de control y seguimiento

Para garantizar la efectividad del presupuesto, es fundamental establecer un plan de control que incluya la definición de indicadores clave de desempeño (KPIs) que midan el cumplimiento de las metas financieras. Programar revisiones periódicas, ya sea mensuales o trimestrales, permite comparar los resultados reales con las proyecciones y detectar posibles desviaciones. Un seguimiento continuo ayuda a anticiparse a cambios en el mercado y ajustar estrategias a tiempo, evitando problemas financieros y optimizando la rentabilidad del negocio.

7. Evalúa y ajusta el presupuesto regularmente

Evaluar constantemente el desempeño del presupuesto es importante para mantener la estabilidad financiera de la empresa. Comparar los resultados obtenidos con las proyecciones permite identificar desviaciones y determinar si las estrategias implementadas están funcionando o requieren modificaciones. Si se detectan sobrecostes o ingresos inferiores a lo estimado, es necesario ajustar el presupuesto, redistribuir recursos o replantear prioridades.

Un análisis de datos actualizados garantiza que el presupuesto se mantenga alineado con las necesidades del negocio y contribuya a su crecimiento sostenible en el tiempo.

¿Por qué es importante elaborar un presupuesto?

Elaborar un presupuesto para un negocio es esencial porque permite una gestión financiera eficiente y estratégica. Algunas de las razones principales que justifican la importancia de crear un presupuesto son:

1. Control de gastos y recursos: Un presupuesto ayuda a planificar y controlar los ingresos y movimientos de salida de dinero de la empresa, evitando gastos innecesarios y asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y equilibrada.
2. Toma de decisiones informadas: Al conocer con precisión los recursos disponibles y los costes proyectados, los directivos pueden tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos, minimizando riesgos financieros.
3. Prevención de problemas financieros: Un presupuesto bien estructurado permite prever problemas de liquidez o déficit de recursos, lo que facilita la implementación de medidas correctivas antes de que afecten gravemente a la empresa.
4. Establecimiento de objetivos: Al definir un presupuesto, la empresa puede establecer objetivos financieros realistas y medibles, alineando sus recursos con su estrategia de crecimiento y expansión.
5. Mayor rentabilidad y competitividad: La optimización de los recursos y la reducción de gastos innecesarios mejoran la rentabilidad de la empresa, permitiendo ofrecer mejores precios o invertir en innovación para mantenerse competitiva en el mercado.

Elementos clave de un presupuesto empresarial

Un buen presupuesto permite prever ingresos y gastos, optimizar recursos y tomar decisiones estratégicas informadas. A continuación, te compartimos los elementos clave que debe incluir un presupuesto empresarial efectivo:

1. Ingresos proyectados

El punto de partida de cualquier presupuesto es la estimación realista de los ingresos que la empresa espera generar en un período determinado. Esto incluye ventas de productos o servicios, ingresos por inversiones, subsidios o cualquier otra fuente de dinero. Es importante basarse en datos históricos, tendencias del mercado y factores externos que puedan influir en los ingresos.

2. Costes fijos y variables

Los costes fijos son aquellos que no cambian independientemente del nivel de producción o ventas, como puede ser el alquiler, los sueldos y el seguro contratado. Los costes variables, en cambio, dependen del nivel de actividad de la empresa, como materias primas, comisiones de ventas y costes logísticos. Identificar y clasificar estos gastos ayuda a optimizar los recursos y mejorar la rentabilidad.

3. Flujo de caja

El flujo de caja es la cantidad de dinero que entra y sale de la empresa en un período determinado. Un presupuesto efectivo debe garantizar que siempre haya suficiente liquidez para cubrir los gastos operativos y evitar problemas de financiamiento. Se recomienda monitorear el flujo de caja de manera periódica y planificar estrategias para mantener un balance positivo.

4. Margen de rentabilidad

Este indicador mide la ganancia neta de la empresa en relación con sus ingresos. Es de vital importancia definir objetivos de rentabilidad realistas para asegurar el crecimiento sostenible del negocio. Analizar el margen de rentabilidad permite ajustar precios, reducir gastos innecesarios y mejorar la eficiencia operativa.

5. Fondo de emergencia y reservas

Toda empresa debe contar con un fondo de emergencia para afrontar imprevistos como crisis económicas, pérdida de clientes importantes o fallos en la producción. Incluir una reserva en el presupuesto ayuda a mantener la estabilidad financiera y reducir riesgos.

6. Plan de inversión y crecimiento

Un buen presupuesto no solo cubre los gastos operativos, sino que también incluye planes de inversión para el crecimiento del negocio. Esto puede abarcar la adquisición de nueva tecnología, expansión a nuevos mercados o desarrollo de nuevos productos. La planificación financiera debe contemplar cómo se financiarán estas inversiones y su impacto en la rentabilidad.

Errores comunes al hacer un presupuesto y cómo evitarlos

Elaborar un presupuesto es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Sin embargo, es común cometer errores que pueden afectar la planificación y rentabilidad del negocio. A continuación, te presentamos los errores más frecuentes al hacer un presupuesto y cómo evitarlos.

1. No basarse en datos reales o históricos

Error ❌

Crear un presupuesto sin considerar datos financieros previos o basándose en suposiciones sin fundamento. Esto puede llevar a estimaciones inexactas de ingresos y gastos.

Solución✅

Analizar los estados financieros anteriores, identificar tendencias y considerar factores externos que puedan afectar el negocio, como cambios en el mercado o en la economía.

2. Subestimar los gastos

Error ❌

No incluir todos los costes operativos o minimizar ciertos gastos, lo que puede generar problemas de liquidez a lo largo del año.

Solución ✅

Hacer una lista detallada de todos los gastos fijos y variables, incluyendo gastos ocultos como mantenimiento, impuestos y emergencias. Es recomendable agregar un margen de seguridad del 10-20% para imprevistos.

3. No tener en cuenta la inflación y otros factores externos

Error ❌

Asumir que los costes y precios se mantendrán estables sin considerar la inflación, variaciones en el tipo de cambio o fluctuaciones del mercado.

Solución ✅

Investigar y proyectar posibles incrementos de gastos en materias primas, alquileres o sueldos. Ajustar los precios y estrategias financieras en función de estas variaciones.

4. No calcular correctamente el flujo de caja

Error ❌

Confundir ganancias con flujo de efectivo, lo que puede hacer que la empresa enfrente problemas para pagar sus compromisos en tiempo y forma.

Solución ✅

Hacer un seguimiento detallado de los ingresos y egresos mensuales. Asegurarse de que siempre haya suficiente liquidez para cubrir gastos operativos y pagos a proveedores.

5. No asignar un fondo de emergencia

Error ❌

No contemplar un fondo de reserva para afrontar imprevistos como pérdidas de clientes, crisis económicas o problemas en la cadena de suministro.

Solución ✅

Incluir en el presupuesto un fondo de emergencia equivalente a 3-6 meses de gastos operativos para garantizar la estabilidad del negocio en momentos de crisis.

6. No revisar y actualizar el presupuesto periódicamente

Error ❌

Hacer un presupuesto al inicio del año y no revisarlo ni ajustarlo según los cambios en el negocio.

Solución ✅

Realizar revisiones mensuales o trimestrales para evaluar si se están cumpliendo las proyecciones y hacer ajustes si es necesario.

7. No considerar inversiones en crecimiento

Error ❌

Destinar todo el presupuesto a cubrir gastos operativos sin planificar inversiones estratégicas para expandir el negocio.

Solución ✅

Asignar una parte del presupuesto para innovación, nuevas herramientas, capacitación del personal o expansión a nuevos mercados.

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Mejores Herramientas para crear un presupuesto

1. Hojas de Cálculo (Excel, Google Sheets): Herramientas flexibles y ampliamente utilizadas que permiten crear presupuestos personalizados con fórmulas, gráficos y análisis de datos.
2. Software de Contabilidad (QuickBooks, Xero): Facilitan la gestión financiera y permiten la creación de presupuestos, además de ofrecer seguimiento de ingresos y gastos en tiempo real.
3. Herramientas de Presupuestación (Adaptive Insights, Planful): Diseñadas específicamente para la planificación y análisis financiero, ofrecen funcionalidades avanzadas para el seguimiento y la creación de presupuestos detallados.
4. Sistemas de ERP (SAP, Oracle): Integran diversas funciones empresariales, incluyendo contabilidad y gestión de inventario, permitiendo un seguimiento exhaustivo del rendimiento financiero y la elaboración de presupuestos.
5. Software de Gestión de Proyectos (Trello, Asana): Facilitan la planificación de proyectos y la asignación de recursos, lo que puede ser útil para controlar los gastos relacionados con cada proyecto dentro del presupuesto general.
6. Herramientas de Análisis de Datos (Power BI): Ayudan a analizar grandes volúmenes de datos financieros y a generar informes visuales que pueden informar mejor la toma de decisiones presupuestarias.
7. Software de Presupuestos en la Nube (Float, Budgy): Permiten la creación, gestión y seguimiento de presupuestos de manera colaborativa, facilitando la integración con otros sistemas financieros.
8. Herramientas de Comunicación Omnicanal: Plataformas como Ringover permiten gestionar interacciones con clientes a través de múltiples canales (voz, mensajes, correo electrónico). Al centralizar la comunicación, facilitan la recopilación de información y la coordinación de equipos, lo que es valioso para la elaboración y seguimiento del presupuesto. Otras herramientas en esta categoría incluyen Zendesk y HubSpot, que optimizan la atención al cliente y proporcionan información útil para la planificación presupuestaria.

Consideraciones finales

Al crear un presupuesto empresarial para 2025, es fundamental tener en cuenta que este proceso no es simplemente una tarea anual, sino una práctica continua que requiere revisión y ajustes regulares. Un presupuesto efectivo se basa en la recopilación de datos precisos y en la evaluación constante del rendimiento de la empresa. Además, es esencial involucrar a diferentes departamentos en la elaboración del presupuesto, ya que cada área aporta perspectivas únicas que pueden enriquecer el proceso y garantizar que todos estén alineados con los objetivos financieros de la organización.

Establecer objetivos claros y medibles es otro aspecto a tener en cuenta para el éxito de un presupuesto. Definir metas específicas permite a la empresa enfocar sus esfuerzos y realizar un seguimiento del progreso. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar este proceso, ya que la tecnología facilita la recopilación de datos y la generación de informes. A medida que se implementa el presupuesto, es importante monitorear el desempeño regularmente, realizando ajustes en función de las variaciones y cambios en el entorno económico que puedan afectar a la empresa.

Finalmente, la comunicación efectiva es vital para el éxito del proceso presupuestario. Plataformas de comunicación omnicanal como Ringover pueden facilitar la gestión de interacciones entre equipos y con clientes, asegurando que todos los involucrados tengan acceso a la información necesaria en tiempo real. Al centralizar la comunicación, Ringover ayuda a mejorar la colaboración y a tomar decisiones más informadas, lo que resulta en un presupuesto más sólido y alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Empieza ya tu prueba gratuita y descubre cómo la telefonía cloud puede ayudar a tu negocio.