Cómo elegir un sistema telefónico en la nube: 5 errores a evitar

Si estás pensando en invertir en un nuevo sistema telefónico en la nube para tu empresa, quizás como parte de la transición a la telefonía VoIP antes del inminente apagón de la RTC, seguro que eres consciente de que la elección de tu nuevo proveedor es una decisión estratégica fundamental para tu empresa. Aunque habilitar un sistema basado en la nube no es ni mucho menos tan disruptivo y caro como instalar nuevas líneas físicas en la oficina, cada cambio conlleva unos costes que hay que tener en cuenta, y desde luego no querrás tener que incurrir en ellos con mayor frecuencia de la necesaria.

Es por eso que es importante elegir una vez, y hacerlo bien, evitando los errores típicos que muchas empresas cometen al evaluar un proveedor de telefonía en la nube. He aquí algunos errores comunes que podrás estar seguro de evitar, cuando llegue el momento de tomar tu decisión:

1. Asumir que todos dispondran de la misma calidad de sonido

Cuando se evalúa un nuevo mercado, seria fácil llegar a la conclusión de que una amplia gama de opciones son prácticamente iguales, un error que podría costarte caro de forma directa e indirecta. Esto es sobre todo importante en el tema que nos concierne cuando se trata de la calidad del sonido.Por ejemplo, la solución de telecomunicaciones de Ringover se basa en la tecnología WebRTC, la última solución de VoIP, y utiliza el códec OPUS para lograr una calidad de llamada óptima. Y como en Ringover son especialistas independientes en el campo de las telecomunicaciones, ellos seguirán innovando y mejorando y se centrarán en la experiencia de voz por encima de todo, en lugar de ofrecer un conjunto de herramientas de comunicación en el que la voz es solo una prioridad menor.

Esto es esencial, porque cuando la VoIP era nueva, había una cierta tolerancia a la calidad de una nueva tecnología, de la misma manera que la había para las primeras llamadas de móvil, que utilizaban un ancho de banda y una señal muy comprimidos, y a nadie le importaba realmente si sonaba como si estuviera utilizando un walkie-talkie de helicóptero. De todos maneras, siempre se podía volver a la línea telefónica fija si la señal era demasiado irregular.

Hoy día las expectativas han cambiado completamente, y cuando se trata de las comunicaciones de tu empresa, la calidad del sonido dice mucho. 

A menudo ésta será la primera impresión que alguien tenga de tu negocio, y esta importancia no hace más que aumentar en la epoca del distanciamiento social, cuando cada vez más de los negocios funcionan de esta manera. Cuando la VoIP sustituya a tu red telefónica antigua, dependerás en gran parte del sonido de tus llamadas. Y como esto no debería ser un problema, hace falta que tomes la elección adecuada desde un primer momento. Es por eso que conviene echar un vistazo las reseñas y los testimonios de los clientes, e intentar ponerse en contacto con los propios proveedores por teléfono para hacerse una idea de la calidad de la experiencia.

Ringover trabajará con el gestor de red de tu empresa para poner en marcha la QoS (priorización de flujos), garantizando que tu conexión a Internet de prioridad al tráfico de voz y minimice cualquier posibilidad de pérdida de paquetes o interferencias.

¿Y qué pasa con el teléfono?

También hay que tener muy en cuenta los dispositivos utilizados para llevar a cabo las llamadas. Para trabajadores que deban hacer llamadas regulares u ocasionales, un softphone en el ordenador o la aplicación Ringover que funciona en su dispositivo móvil habitual (con total independencia de su red y plan de telefonía) puede ser ideal. Pero tal vez tengas otros compañeros que deban pasar mucho más tiempo al teléfono durante practicamente todo el día, y todos los días, en cuyo caso querrás elegir algo diferente, como unos auriculares ergonómicos con supresión de ruido que puedan utilizarse para hacer o recibir una llamada tras otra con total comodidad, ya que están diseñados para minimizar la distracción y la intrusión en el usuario.

Estos dispositivos profesionales pueden ofrecer una completa claridad de audio con la libertad de la conectividad Bluetooth o DECT, y unos sencillos controles táctiles, que además son pequeños y discretos para un uso idóneo en casa.O puede que cuentes con compañeros que prefieran un teléfono de mesa tradicional, con una navegación clara mediante botones para enrutar las llamadas de forma familiar, combinando la marcación directa con pantallas digitales para el desvío de llamadas, la transferencia y las llamadas en espera...

Con un sistema totalmente impulsado por la VoIP como Ringover la elección es tuya, pero tendrás que consultar o al menos considerar a tus empleados, para tomar la mejor decisión posible.

2. Elegir el modelo de precios equivocado

Muchos proveedores de sistemas telefónicos en la nube ofrecen sistemas de tarifas complejos y poco transparentes, en los que es difícil orientarse, sobre todo cuando se trata de intentar estimar el volumen de llamadas que llevarás a cabo con antelación. El resultado es que muchas empresas se van a ver con infinidad de cargos inesperados en un período en el que no pueden predecir dónde y cuándo van a trabajar sus empleados, durante un momento incierto y complicado en el que sus clientes pueden necesitar un contacto telefónico más amplio que les procure una mayor seguridad.

Otras empresas pueden necesitar reducir temporalmente sus gastos para garantizar su continuidad a largo plazo, por lo que si se comprometen con los volúmenes de uso mensuales equivocados sería fácil terminar pagando grandes cantidades por servicios que de todos modos no se acaban utilizando.

Los tres planes propuestos por Ringover te facilitan la organización del presupuesto y toda la planificación - a tus contables les encantarán tanto como a tus empleados y responsables de telefonía. Basado en una sencilla suscripción por usuario y mes, puedes ampliar y reducir fácilmente tus licencias, y las llamadas ilimitadas significan que no tienes por que preocuparte por las fechas de renovación ni por los exorbitantes recargos por salirse del plan y exceder las llamadas gratuitas.

En su lugar, tú decides si necesitas las funciones avanzadas de análisis e integración de nuestro plan Business o Advanced, o si el plan Smart es el más adecuado para ti (probando la funcionalidad completa a través de una prueba gratuita).

3. No anticipar correctamente tus casos de uso

¿Para qué quieres utilizar tu sistema telefónico? Si esta pregunta te parece demasiado obvia como para tenerla en cuenta, entonces sin duda tienes que reflexionar un poco más sobre esta cuestión.

Por ejemplo, ¿la mayoría de tus llamadas serán entrantes, para que los clientes y otras personas se pongan en contacto contigo, en respuesta a anuncios y calls to action? En ese caso, querrás dar prioridad a funciones como un sistema IVR flexible y con capacidad de respuesta, para garantizar una respuesta rápida por parte de la persona de tu organización que mejor pueda satisfacer esa necesidad de forma eficaz.

O tal vez hagas muchas llamadas a clientes potenciales, en cuyo caso funcionalidades como el marcador automático de Ringover van a ser fundamentales para tu productividad.

Cada segundo que tus comerciales pierden marcando numeros de telefono de manera manual le cuesta dinero a tu negocio por lo que automatizaciones simples como un sistema de marcación automática directamente desde tu CRM integrado son tremendamente eficaces, pero no todos los sistemas de VoIP pueden ofrecerte esta funcionalidad avanzada.Por lo tanto, antes de comprometerse con un proveedor, asegúrate de haber realizado un análisis exhaustivo de cuáles son exactamente tus necesidades actuales y también de cuáles prevées que serán en el futuro.

Siempre se puede actualizar un producto, pero cambiar de un proveedor a otro puede ser más complicado, y es posible que algunos proveedores de menor coste, con menos funcionalidades o un menor compromiso con la innovación continua de su propio producto, se aferren a ti por medios como largos plazos de contrato inflexibles. Es por eso que merece la pena explorar por qué sienten la necesidad de hacerlo, y optar preferentemente por un sistema que ofrezca todo lo que tu negocio necesita, tanto ahora como en el futuro, ya que de lo contrario acabarás pagando más por integraciones de terceros, que pueden no funcionar de la manera que esperas

Ten una imagen completa

¿Y qué pasa con las videollamadas? A medida que el mundo se va acostumbrando a que la colaboración interna tenga lugar de esta manera y a medida que pasan las semanas y seguimos en trabajo en remoto, puedes estar seguro que las llamadas de ventas por videollamada como el nuevo estándar están a la vuelta de la esquina. Una imagen dice más que mil palabras, pero las imágenes en movimiento dicen mucho más, y para la atención posventa el vídeo gana siempre.

El futuro es definitivamente omnicanal, y el cambio fluido de un canal a otro: al igual que nos estamos acostumbrando con nuestras comunicaciones personales, así será con las empresas.Y no te sorprenderá saber que Ringover lo tiene en cuenta.

Asegúrate de que la comunicación de tu marca no se vea limitada en el futuro, por las decisiones que tomes hoy sobre tu elección de proveedor de sistema telefónico.

4. No elegir un sistema que pueda crecer contigo

Además de los cambios que se avecinan en el horizonte en cuanto a la forma de utilizar las herramientas de comunicación, tu negocio seguramente también cambiará. Nadie puede predecir el futuro, y el año 2020 ha traído algunas sorpresas hasta ahora, pero las empresas que mejor sobreviven a los tiempos difíciles son las que demuestran capacidad de respuesta y sensibilidad a las circunstancias cambiantes, sin dejar de ser ágiles y flexibles.

Por ejemplo, si eres una autónomo, podrías "salirte con la tuya" con una cuenta de VoIP de nivel de consumidor de un solo uso, aunque no te ofrezca herramientas como asistencia remota, IVR, integración de CRM, etc. Pero, ¿y cuando crezcas?

Un sistema de comunicación empresarial que crece contigo y te permite añadir nuevas funciones a medida que te expandes, ofrece la máxima potencia y flexibilidad, tanto si eres autónomo con grandes expectativas de futuro como una gran empresa que se expande a nuevos territorios. Recuerda que con un sistema de VoIP no importa desde dónde trabajes, por lo que abrir nuevas oficinas o equipar a nuevos miembros del equipo para que trabajen desde casa o de forma totalmente móvil no supone ningún problema. Sin ningún tipo de cableado o hardware. Puedes añadir y eliminar personas con un sólo clic, y puedes acceder a todo el sistema a través de cualquier dispositivo, e incluso podrás cambiar de dispositivo en medio de una llamada, para una total independencia de ubicación y flexibilidad.

Y si tus planes futuros incluyen añadir nuevos empleqdos de marketing y database a medida que vas creciendo, también querrás tener la capacidad de conectarte a nuevas herramientas con integraciones flexibles, así como asegurar que tu trabajo se mantiene en el camino a medida que te expandes con excelentes datos y análisis. En algún momento, podrás querer cambiar entre las opciones de usuario Ringover Smart y Power, para poder disfrutar de la funcionalidad más sofisticada de los sistemas actualizados que se ofrecen, pero sin perder ninguno de tus números, extensiones, datos o enrutamiento.

Saber desde dónde empiezas

En relación a esto, cuando instales por primera vez tu sistema de telefonía VoIP, asegúrate de trabajar con un proveedor que pueda ayudarte a evaluar tu punto de partida, y lo que podrías necesitar técnicamente en el futuro.Por ejemplo, tu infraestructura de red: ¿a qué tienes acceso, en términos de Wi-Fi o ethernet? ¿Tienes tu propio edificio de oficinas y acceso a tus propias redes y puertos Wi-Fi?

Ninguna de estas cuestiones es decisiva, pero pueden influir en el tipo de sistema que mejor se adapta a tus necesidades actuales y futuras, y Ringover puede asesorarte en la evaluación de esta situación como parte de tu hoja de ruta global de comunicaciones, que también tiene en cuenta factores externos como el apagón de la RTC.

Si el proveedor con el que hablas no te hace estas preguntas, no está pensando en la mejor manera de satisfacer tus necesidades actuales y de preparar tu estrategia de comunicaciones empresariales para el futuro.

5. Excesiva complicación de las especificaciones

Algunos sistemas telefónicos están tan cargados de funciones, que puede que las necesites o no, que su configuración se convierta en un procedimiento de lanzamiento de una estación espacial. Esto es completamente innecesario, y es una forma segura de garantizar errores varios y tiempo de inactividad en tu equipo.

Una vez que hayas identificado tus necesidades y hayas decidido de qué funcionalidades quieres disponer y de cuáles no, querrás un sistema que te ofrezca todo lo necesario y que te facilite la gestión. Lo último que deseas es tener que involucrar a tu gestor de red o a yu proveedor de sistema telefónico, cuando quieras incorporar a un nuevo compañero, por ejemplo; eso es un trabajo de admin, que deberías ser capaz de manejar de forma interna, siempre que decidas contratar a alguien nuevo.

El panel de administración de usuarios de Ringover hace que sea sencillo para los compañeros no técnicos especificar nuevas cuentas de usuario, dar de baja las antiguas y conceder permisos y accesos específicos, como por ejemplo a números móviles o premium. Nada de tickets, esperas de respuesta, o cualquier pesadilla de aprovisionamiento de comunicaciones que hayas tenido que soportar en el pasado - todo sera super sencillo, y puede ser hecho por un gerente de Recursos Humanos o un manager local, justo en el panel de administración.

Elige solo una vez y hazlo bien

Aunque proveedores como Ringover hacen todo lo que está en su mano para garantizar que la transición a un sistema telefónico basado en la nube sea lo más sencilla posible, no quitan importancia al proceso de cambio ni a lo importante que es tomar la decisión correcta. Al apoyarte en cada paso del camino, puedes estar seguro de que terminarás con un sistema telefónico que funciona tan bien como tu, ahora y en el futuro, y que posicionara a tu empresa para el máximo éxito en las comunicaciones.

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