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Dar la bienvenida a un nuevo empleado es un momento clave para garantizar su integración efectiva en su organización. Un enfoque de onboarding de empleados bien diseñado desempeña un papel crucial en la fidelización de los empleados, el fortalecimiento de su marca como empleador y la mejora de la productividad del equipo. Pero, ¿cuáles son los componentes del éxito de la incorporación de un nuevo empleado?
¿Cómo se puede poner en marcha una estrategia de recursos humanos que satisfaga las expectativas de los recién llegados y, al mismo tiempo, les prepare para el éxito? ¿Qué herramientas deberías utilizar para diseñar un programa de acogida que sea personalizado y esté en consonancia con la cultura de tu empresa?
Este artículo te ofrece un checklist exhaustivo para conseguir una incorporación de nuevos empleados perfecta, facilitando el proceso de acogida y el apoyo a tus nuevos empleados.
¿Qué es el onboarding de empleados?
El onboarding es el proceso crucial de integración de los nuevos empleados en una empresa. Su objetivo es proporcionarles los conocimientos, habilidades y comportamientos que necesitan para desempeñar su función con eficacia, al tiempo que se integran armoniosamente en la cultura y los valores de la organización.
Contrariamente a la creencia popular, la incorporación no es sólo un conjunto de pasos administrativos como rellenar documentos, firmar contratos o visitar las instalaciones. Es también un momento clave de construcción de relaciones, durante el cual es esencial forjar vínculos con el equipo, compartir la visión y la misión de la empresa y fomentar el compromiso y la motivación de los nuevos contratados.
Este proceso comienza en cuanto se acepta la oferta de trabajo y continúa hasta que el nuevo empleado se siente plenamente integrado y cómodo en el puesto. Dependiendo de la complejidad del puesto y de la experiencia del nuevo contratado, la incorporación puede durar varias semanas o meses.
Esencial para el éxito y la retención del talento dentro de la empresa, un buen programa de onboarding ayuda a reducir la rotación, aumentar la productividad y la eficiencia, mejorar la imagen de la marca empleadora y crear un entorno de trabajo positivo.
¿Por qué es importante?
La incorporación de empleados desempeña un papel crucial tanto para el empleado como para la organización. Estas son algunas de las principales ventajas de un proceso de incorporación eficaz:
Reducción de la rotación ✅
Los empleados que se sienten bienvenidos, apoyados y valorados desde el momento de su llegada tienen menos probabilidades de abandonar la empresa. Las investigaciones muestran que el 69% de los empleados son más propensos a permanecer en su empresa cuando tienen una excelente experiencia de onboarding.
Aumento de la productividad ✅
Un empleado que conoce bien su función, sus tareas, sus objetivos y a sus compañeros trabaja de forma más eficiente y eficaz. También son capaces de adaptarse más fácilmente a los cambios y a las situaciones imprevistas. Un estudio demuestra que las empresas con un programa de incorporación estructurado son un 54% más productivas que las que no lo tienen.
Refuerzo de la marca del empleador ✅
Tener una excelente experiencia de incorporación hace que los empleados estén más satisfechos y comprometidos, convirtiéndolos en embajadores de la empresa dentro de su red de contactos y en plataformas online. Esto ayuda a atraer y retener a los mejores talentos.
Crear un clima organizativo positivo ✅
Sentirse integrado y apoyado fomenta la confianza del empleado en sí mismo y en su equipo. Esto fomenta el desarrollo de relaciones de calidad, basadas en la colaboración, la comunicación y el respeto, contribuyendo a crear un entorno de trabajo agradable y motivador.
Como se ha ilustrado, el onboarding de RRHH es una herramienta estratégica vital para el éxito de tu empresa. No debe verse como una mera formalidad, sino como un proceso personalizado que responda a las necesidades específicas de cada nuevo empleado.
¿Qué está en juego en el proceso de onboarding?
El onboarding de un empleado es mucho más que una simple formalidad de bienvenida. Es un proceso estratégico clave tanto para la empresa como para el nuevo empleado. Echemos un vistazo a los aspectos clave que hay que tener en cuenta:
Reducir los costes de contratación
Contratar a un nuevo miembro del equipo representa una inversión sustancial, que puede alcanzar una media de 20.000 euros. Si un empleado se marcha prematuramente, esta inversión se pierde. Por ello, un proceso eficaz de incorporación de personal ayuda a limitar la rotación, fidelizando a los empleados desde el momento de su llegada a través de una experiencia de iniciación positiva.
Optimización del tiempo
Con un proceso de onboarding de personal de alta calidad, los nuevos empleados se vuelven operativos y autónomos más rápidamente. Necesitarán menos ayuda de sus compañeros o superiores en cuestiones prácticas o técnicas, lo que facilitará su integración en el equipo y en la cultura de la empresa. Esto se traduce en un importante ahorro de tiempo y eficacia.
Refuerzo de la marca del empleador
Una experiencia de incorporación positiva aumenta la satisfacción y el compromiso de los empleados. Así, pueden convertirse en verdaderos embajadores de su empresa, compartiendo sus impresiones positivas a través de las redes sociales, las plataformas de evaluación o el boca a boca, lo que contribuye a atraer y retener el talento.
Mejorar la comunicación
Un onboarding de calidad garantiza que los nuevos contratados estén bien informados y apoyados. Sabrán a quién dirigirse y los procedimientos y herramientas que tienen a su disposición, lo que facilitará la comunicación con recursos humanos y otros departamentos y reducirá el riesgo de malentendidos o conflictos.
La importancia del onboarding de empleados para el éxito de su empresa es innegable. Se trata de una inversión estratégica destinada a dar la bienvenida a cada nuevo empleado de forma personalizada y adaptada a sus necesidades, lejos de ser una mera formalidad administrativa.
Checklist para un buen onboarding: el proceso de incorporación ideal que debe seguirse
Para garantizar el éxito de la incorporación de tus nuevos empleados, es fundamental seguir un proceso de integración bien definido y estructurado. Descubre nuestra lista de control de incorporación que te guiará para que nada quede al azar:
1. Trabaja con el equipo directivo para preparar la iniciación del nuevo empleado.
Antes de su primer día, organiza su iniciación enviándole un correo electrónico de bienvenida, dándole información práctica como los horarios de apertura, el código de vestimenta y el mapa de acceso. Proporciónale también el material necesario (ordenador, teléfono, etc.), crea una dirección de correo electrónico y una cuenta en las herramientas internas, y prepara un paquete de bienvenida personalizado. Informa al equipo de su llegada, compartiendo su nombre, función y tareas, y anímales a darle una cálida bienvenida.
2. El primer día es crucial para el éxito del proceso de incorporación.
Recibe al nuevo empleado con entusiasmo, preséntale a su jefe y a sus compañeros, muéstrale las instalaciones y entrégale su tarjeta de identificación, su contrato de trabajo y los documentos administrativos necesarios.
Aclárale las normas de seguridad y confidencialidad, y hazle firmar la carta informática y la política de protección de datos. Preséntales su espacio de trabajo, equipos, herramientas y códigos de acceso, y asegúrate de que tienen todo lo que necesitan para empezar a trabajar.
3. Organiza reuniones periódicas durante las primeras semanas
Supervísalos de cerca programando reuniones semanales con su jefe y entrevistas individuales con RRHH, y proporciónales comentarios constructivos sobre su trabajo.
Ofrece formación sobre los productos, servicios, procesos y métodos de la empresa, y realiza evaluaciones para validar las competencias adquiridas. Facilita también reuniones con otros departamentos de la empresa, explicándoles sus funciones, misiones e interacciones.
4. Asignar un mentor al nuevo empleado
Para simplificar el proceso de adaptación, designa a un mentor del equipo del nuevo empleado que tenga experiencia y esté dispuesto a apoyarle, aconsejarle, responder a sus preguntas y compartir las mejores prácticas y experiencias. El mentor se convertirá en un punto de referencia y confianza para el nuevo empleado, ayudándole a sentirse cómodo y respaldado.
Evidentemente, esta checklist de onboarding no es exhaustiva, pero constituye una base sólida para el éxito del proceso de integración. No dudes en ajustarla en función del tamaño de tu empresa, su cultura, sus necesidades y las particularidades del puesto a cubrir.
El objetivo principal es ofrecer una experiencia positiva y personalizada a los nuevos contratados, motivándoles para que se impliquen y permanezcan en su organización.
¿Qué herramientas pueden facilitar el onboarding?
El establecimiento de un proceso eficaz de onboarding de empleados puede beneficiarse enormemente del uso de herramientas digitales. Éstas ayudan a simplificar, personalizar y automatizar las distintas fases de la incorporación de nuevos empleados. He aquí algunas herramientas recomendadas:
- Software de gestión de recursos humanos: estas soluciones centralizan y gestionan la información de los empleados (contratos de trabajo, expedientes administrativos, nóminas, horarios, formación, etc.). Facilitan la comunicación con los recién llegados mediante notificaciones, recordatorios y encuestas. Programas como Factorial, Lucca, Eurecia y Nibelis son opciones populares.
- Plataformas de incorporación: pueden utilizarse para diseñar programas de incorporación a medida, adaptados a las necesidades y perfiles de los contratados. A través de contenidos interactivos, cuestionarios, vídeos y juegos, los candidatos pueden sumergirse en la cultura, los valores y las ofertas de la empresa. Asignarles mentores o patrocinadores también facilita su apoyo. Heyteam es un ejemplo que puede integrarse fácilmente con otras herramientas de RRHH.
Estas herramientas digitales no sustituyen a la interacción humana, sino que la complementan enriqueciendo la experiencia de incorporación. Ayudan a forjar una experiencia única y memorable para los nuevos contratados, haciéndolos más comprometidos, motivados y leales a la empresa.
El objetivo es crear un ecosistema de herramientas fiable y fluido para todos. Por eso te recomendamos que optes por las integraciones en lugar de apilar soluciones. Es importante que tu software de RRHH pueda integrarse a la perfección con tus herramientas existentes, como tu software de telefonía o tu solución de correo electrónico.
Conclusión
El proceso de onboarding tiene múltiples beneficios tanto para el empleado como para el empleador, entre ellos la reducción de las tasas de abandono, el aumento de la productividad, el refuerzo de la imagen de la empresa como empleador de elección y el establecimiento de un entorno de trabajo positivo. Para ser eficaz, debe seguir una lista de control precisa, desde la bienvenida al nuevo empleado hasta su pleno desarrollo.
La adopción de herramientas digitales es una baza importante, ya que facilitan, automatizan y personalizan las etapas de acogida.
Como puedes ver, el Onboarding de empleados no debe verse como un simple trámite administrativo, sino como un proceso a medida, esencial para el éxito de la empresa y adaptado a cada uno de sus nuevos miembros.
Si deseas mejorar tu rendimiento, desde las entrevistas telefónicas iniciales hasta el onboarding, no dudes en recurrir a nuestros servicios. Para saber más sobre cómo puede ayudarte Ringover, solicita una demo o visita nuestra área dedicada.
