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¿Qué es un IVR builder?
Un IVR builder es una función que le permite crear de forma fácil y eficiente IVR personalizados para enrutar llamadas. El IVR Builder suele tener un fuerte componente visual que le permite crear un sistema lógico y bien organizado, a pesar de su nivel de complejidad. Como resultado, podrás configurar fácilmente un menú incluso si no tienes conocimientos técnicos.
Las ventajas más significativas de un IVR builder son:
- Simplifica el proceso de creación de un conjunto potencialmente complejo de opciones de menú y rutas de llamada.
- Permite opciones completamente personalizadas.
Una vez que tu proveedor de telefonía VoIP ofrezca esta función, podrás crear un menú de respuesta de voz interactiva personalizado según las necesidades de tus clientes. Un sistema IVR permite a tus clientes y clientes potenciales acceder a las personas y la información que necesitan, lo que se traduce en una experiencia del cliente optimizada.
¿Cómo funciona un IVR Builder?
Un IVR Builder funciona proporcionando una interfaz visual que te permite crear una ruta bien organizada y eficiente para que los clientes naveguen cuando llaman a tu negocio. Por lo tanto, no se necesitan conocimientos técnicos para crear los menús más complejos, ¡no es necesario codificar!
Debido a la sofisticación que requiere este tipo de software, los IVR builders sólo están disponibles en telefonía cloud. Las líneas fijas o los teléfonos basados en PBX no tienen la tecnología necesaria para soportar esta función.
¿Cómo utilizar un IVR Builder?
Para utilizar con éxito un IVR Builder, deberá seguir los siguientes pasos:
- Define las necesidades de tus interlocutores. Cuando intentan ponerse en contacto con tu empresa, ¿cuáles son los departamentos y la información que solicitan con más frecuencia?
- Crea un borrador de visualización de tu menú.
- Consulta con las partes interesadas pertinentes para verificar que has incluido todas las rutas, destinos e información necesarios.
- Accede a la herramienta de creación de IVR de tu sistema de telefonía empresarial.
- Monta las rutas que diseñaste en los pasos dos y tres.
- Prueba cada ruta para asegurarte de que el sistema funciona correctamente.
Este es un marco general porque el servicio de telefonía Voip PBX decidirá cómo utilizar exactamente la herramienta. Si sabes que vas a crear un menú complejo, asegúrate de comprobar el IVR builder antes de comprometerte con un software VoIP. Querrás confirmar que puede manejar la complejidad de tus necesidades, y que la interfaz de usuario es elegante y fácil de usar, antes de finalizar la compra.
Ahora vamos a echar un vistazo a los dos tipos más comunes de IVR constructores, arrastrar y soltar y personalizado.
IVR Builder Software de Drag-and-Drop (arrastrar y soltar)
Este tipo de software suena exactamente como lo que es. Podrás construir y editar tu menú arrastrando y soltando módulos en la interfaz del software.
Una ventaja significativa de este tipo de herramienta es que es fácil hacer cambios temporales o de última hora, por ejemplo, si necesitas cambiar temporalmente el horario de tu negocio o añadir un anuncio global para notificar una noticia importante a todas las personas que llaman.
IVR personalizado
Algunos proveedores de telefonía IP le dan la opción de personalizar sus menús más allá de lo que es capaz con un arrastrar y soltar; sin embargo, esto requiere más conocimientos tecnológicos.
Con ciertos proveedores, puedes codificar cambios y funcionalidades en tu sistema con tu propio equipo técnico. En ocasiones, los proveedores también ofrecen a los clientes ayuda para personalizar el sistema automatizado.
¿Qué es un sistema de respuesta vocal interactiva (IVR)?
Este sistema telefónico automatizado permite a las empresas configurar menús por los que navegan las personas que llaman para acceder a personas, información u otros recursos. El ejemplo más común es un mensaje automatizado que indica a los llamantes: "Pulse 1 para el horario, pulse 2 para hablar con ventas, pulse 0 para hablar con un representante...".
Sin embargo, el ejemplo anterior es uno de los menús más sencillos; también se pueden realizar tareas más complicadas, como buscar un vuelo o incluso cambiar los planes de viaje. La propia tecnología también tiene distintos niveles de sofisticación. En los menús básicos se puede navegar mediante el teclado, mientras que en los más avanzados se utiliza el reconocimiento de voz, que permite a los usuarios navegar mediante comandos de voz.
Video sobre las ventajas de un sistema IVR
Ventajas de utilizar un IVR Builder
Si buscas crear una experiencia de atención al cliente estelar, los menús IVR aportan un valor notable. No sólo los clientes actuales y potenciales accederán más fácilmente a lo que necesitan, sino que tu equipo también disfrutará de varias ventajas. He aquí algunas de las ventajas concretas que puedes encontrar.
Optimiza la gestión de llamadas
Si no dispones de una forma de dirigir a las personas que llaman al miembro del equipo o a la información adecuada, el flujo de llamadas entrantes es menos eficiente de lo que podría ser. Con un menú interactivo, podrás agilizar el flujo de llamadas: las personas que llamen llegarán al lugar correcto, rápidamente. No sólo se reducirán los tiempos de espera de las llamadas, sino que, en general, se creará una experiencia más profesional para tus clientes.
Enruta a las personas que llaman
Tener un sistema de enrutamiento de llamadas ineficaz no sólo es frustrante para el personal, sino también para las personas que llaman. En cuanto les facilites el acceso a la persona o la información que necesitan, notarás un notable aumento del nivel de satisfacción. Al fin y al cabo, les resultará cómodo seleccionar una opción que les lleve directamente a la información que necesitan, como el horario de apertura o la política de devoluciones.
Alto nivel de personalización
Si tu IVR Builder tiene una interfaz intuitiva, puedes cambiar el menú fácilmente para reflejar las últimas novedades de tu empresa. Esto no sólo garantiza que tus contactos tengan acceso a la información más actualizada, sino que también te ofrece oportunidades para aumentar el compromiso de los clientes. Por ejemplo, puedes actualizar tu menú con la información más reciente sobre un nuevo producto o un descuento temporal.
Mejora de la productividad
A menudo, averiguar qué necesita la persona que llama es uno de los pasos más ineficaces y lentos de una llamada. Por eso, insertar opciones interactivas como primer paso ayuda a mejorar la productividad. Las personas que llaman pueden dirigirse al departamento o a la información que necesitan, y no sólo eso. Tu equipo puede ver qué opciones ha seleccionado la persona que llama, lo que les permite reducir el tiempo necesario para comprender la consulta de la persona que llama.
Además, se producirá un efecto de filtrado natural a medida que los clientes satisfagan sus necesidades accediendo a la información pregrabada. Como resultado, tus agentes dispondrán de más tiempo para consultas complejas, otras tareas y, a la larga, incluso podrás reducir el número de personas de tu centro de llamadas entrantes.
Información analítica
Si integras un software con IVR, tendrás acceso a análisis de rendimiento a nivel individual y de equipo. Podrás comprobar fácilmente la tasa de abandono de llamadas, la tasa media de recogida, el nivel de calidad del servicio y mucho más. Con esta información fácilmente accesible y presentada de forma visualmente atractiva, le resultará fácil identificar oportunidades de mejora y miembros del equipo con un alto rendimiento.
FAQs de IVR Builder
¿Cómo crear un IVR?
Para crear un IVR, sigue estos sencillos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta.
- Haz clic en "Crear un IVR".
- Empieza a configurar el menú haciendo clic en "Añadir un IVR anidado".
- Selecciona "Publicar mensaje vocal" en el menú desplegable azul.
- Añade una etiqueta para diferenciar las distintas opciones del menú.
- Utiliza el estudio en línea de Ringover para grabar un mensaje para cada selección, o utiliza las opciones de voz existentes si no quieres utilizar tu propia voz, o necesitas grabar el mensaje en un idioma diferente.
- Enhorabuena, ¡acabas de configurar un IVR!
¿Cuánto cuesta un IVR?
El coste de un IVR puede variar enormemente. El coste medio suele oscilar entre 0,02 y 0,10 euros por minuto de llamada. Sin embargo, si tienes un volumen de llamadas importante, deberías considerar una solución que se facture mensual o anualmente. Por ejemplo, Ringover cuesta a partir de 21 euros al mes por usuario y ofrece funciones IVR en cada uno de sus tres planes.
¿Qué hace un IVR?
IVR es un sistema telefónico automatizado que permite a las personas que llaman acceder a personas, información o diversos recursos a través de un menú automatizado. Un ejemplo típico de este tipo de sistema es un mensaje pregrabado que guía a los llamantes para elegir opciones: "Pulsa 1 para conocer el horario de atención, pulsa 2 para conectar con el equipo de ventas, pulsa 0 para hablar con un representante...".
Sin embargo, el sistema puede realizar tareas más complejas, como buscar vuelos o modificar la organización del viaje. La propia tecnología presenta diversos grados de sofisticación. Los menús básicos se manejan con el teclado del teléfono, mientras que las versiones avanzadas incorporan reconocimiento de voz, lo que permite a los interlocutores navegar mediante comandos hablados.
¿Cómo crear un sistema IVR?
Si utilizas un IVR Builder con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, sigue estos pasos para crear un sistema IVR:
- Accede a tu panel de control.
- Selecciona IVR en el icono de Configuración.
- Haz clic en "Crear un IVR".
- Asigna un nombre a tu IVR.
- Habilita la grabación de conversaciones y configura los ajustes de grabación, si lo deseas.
- Configura el horario de tu IVR.
- Haz clic en "Abrir" para elegir lo que sucederá cuando una persona llame mientras el IVR está activo.
- Añade pasos haciendo clic en "Insertar un paso".
- Elige quién recibirá la llamada.
- Graba o crea un saludo vocal.
- Selecciona cómo se desviará la llamada a tu equipo.
- Define cómo se redirigirá la llamada en caso de que no sea atendida.
- Añade un mensaje de cierre si lo deseas.
- Para añadir un número, haz clic en el signo "+" situado junto a la casilla ID de IVR.
- Haz clic en "Guardar este IVR".
¡Enhorabuena, has configurado un IVR!
¿Qué significa IVR builder?
Las siglas IVR builder significan creador de respuesta de voz interactiva. Se trata de una función incluida en los teléfonos IP que permite seleccionar entre un menú de opciones para acceder a personal o información sin hablar con un recepcionista.
¿Qué es una plataforma IVR?
Una plataforma de respuesta de voz interactiva (IVR) es un menú automatizado incluido en los sistemas telefónicos para empresas que permite a las personas que llaman acceder a información o a miembros del equipo de forma independiente. La persona que llama navega por el menú mediante comandos de voz o entradas de teclado.
